Kierownik biura w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do projektów w ramach Klastra Społeczeństwa Odpornego na stanowisko

Menedżer pakietu Office (pełny etat, Kijów)< /p>

(wewnętrzny kod SAP: Office Manager)

Projekty są finansowane przez niemieckie Federalne Ministerstwo Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ), współfinansowane przez Unię Europejską (UE) i są realizowane przez GIZ. Chociaż w ramach Programu planowano szczególnie współpracować ze wschodnimi regionami Charkowa, Czernihowa, Dniepru, Chersonia, Mikołajowa, Odessy, Zaporoża, Sum, Doniecka i Ługańska (GCA), obecnie stanowi on bezpośrednią odpowiedź na inwazję rosyjską, stopniowo rozszerzając swoje działania geograficznie; wspierając w ten sposób działania na całej Ukrainie. Ogólnym celem jest poprawa jakości usług socjalnych, medycznych i administracyjnych oraz ich dostępności, w szczególności w odniesieniu do potrzeb bezbronnych grup ludności. W tym celu projekt będzie koordynował i współpracował z szeroką gamą lokalnych/krajowych i międzynarodowych partnerów i interesariuszy. Jako asystent klastra przejmiesz odpowiedzialność za wsparcie i świadczenie usług administracyjnych.

Obejmuje to między innymi:

Zadania:

Kierownik Biura jest odpowiedzialny za:

• Zapewnianie sprawnego zarządzania codziennym biurem Klastra.
• Zarządzanie różnymi zadaniami związanymi z logistyką i obiektem (biurem, sprzętem, zapasami).
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą (pocztą, faksem, e-mailem).
• Być odpowiedzialnym za aktualizacja dokumentów klastra (Schemat organizacyjny, listy dystrybucyjne e-maili).
• Pomoc dla współpracowników klastra (skanowanie dokumentów, kserokopie, wysyłanie dokumentów pocztą).
• Wsparcie we wszelkich niezbędnych podróżach i logistyce ustalenia dla współpracowników programu (zamawianie transferów, rezerwacja biletów i zakwaterowania w hotelu dla współpracowników).
• Organizowanie i koordynowanie spotkań liderów zespołów programu zgodnie z życzeniem.
• Okazjonalne towarzyszenie współpracownikom programu podczas spotkań w celu robienia notatek lub asystowania podczas prezentacji.
• Przygotowywanie prezentacji w Power Point i innych formach.
• Wsparcie w innych zadaniach administracyjnych na zlecenie liderów zespołów.
• Wsparcie w rozliczaniu kosztów podróży.
• Organizacja zakwaterowania konsultantów projektu lub wyjazdów służbowych pracowników Klastra.
• Organizacja Warsztatów/Szkoleń/Konferencji – Klasterd także projekty.
• Sprawdzanie i tłumaczenie małych faktur.
• Administrowanie fizycznymi przepływami pieniężnymi i kasami projektów.
• Wsparcie działu zakupów w przetargach procedur.
• Upewnij się, że we wszystkich procesach przestrzegane są zasady i przepisy GIZ.

Wymagane kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie:

Kwalifikacje:

• idealnie licencjat w dziedzinie związanej z zarządzaniem , administracja biznesowa, finanse, lingwistyka, stosunki międzynarodowe lub inne dziedziny pokrewne;
• średnio zaawansowana znajomość języka angielskiego; Wymagany poziom języka ukraińskiego;
• znajomość języka niemieckiego będzie dodatkowym atutem.

Doświadczenie zawodowe:

• co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego doświadczenie na porównywalnym stanowisku.

Inna wiedza, dodatkowa kompetencje:

• dobra praktyczna znajomość aplikacji komputerowych i technologii ITC (MS Office, telefon, poczta elektroniczna, internet, sprzęt techniczny na spotkania i konferencje itp.);
• chęć podnoszenia kwalifikacji zgodnie z wymaganiami realizowanych zadań – odpowiednie środki uzgadniane są z kierownictwem;
• wrażliwość w postępowaniu i utylizacji dokumenty, które mogą być ważne;
• doskonałe umiejętności w zakresie komunikacji międzykulturowej.

Oferujemy:

• Praca służbowa.
• Wynagrodzenie stałe w EUR.
• Premie zależne od wyników i 13. pensja.
• Ubezpieczenie medyczne.
• 29 dni urlopu rocznie.
• Zajęcia językowe.
• Treningi umiejętności twardych i miękkich.
• Indywidualne i grupowe wsparcie psychologiczne.
• li>
• Możliwa praca zdalna i elastyczna.
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia

Pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydzielenia Kijów. Rozpoczęcie w najbliższym możliwym terminie. Czas trwania umowy do 30.06.2025 z możliwością regularnego przedłużania.

Zastosowanie

Aplikacja składająca się z CV kandydata i listu motywacyjnego w formacie Enw języku polskim, wyjaśniające motywację do ubiegania się o pracę, należy przesłać na adres [email protected] do dnia  COB 07 czerwca 2024.

Przesyłając aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celach rekrutacyjnych .

Skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami z krótkiej listy w sprawie kolejnych etapów procesu rekrutacji.