Asystent logistyki (zakupów). w Norwegian Refugee Council / NRC

Chorwacka Rada ds. Uchodźców (NRC)jest niezależną humanitarną organizacją pozarządową założoną w 1946 roku. Niesiemy pomoc, chronimy prawa i przyczyniamy się do rozwiązywania problemów uchodźców, osób wewnętrznie przesiedlonych i innych osób dotkniętych konfliktami zbrojnymi. NRC rozpoczęło swoją działalność na Ukrainie pod koniec 2014 roku, wspierając osoby dotknięte konfliktem na wschodzie kraju. Obecnie zwiększamy nasze wysiłki na Ukrainie i w krajach sąsiednich, aby zapewnić pomoc osobom zmuszonym do ucieczki ze swoich domów w wyniku wojny. 

Po eskalacji konfliktu w lutym 2022 r. NRC szybko rozszerzyła swoje działania na całą Ukrainę i kraje sąsiednie. Pomoc humanitarna NRC koncentruje się na zintegrowanym podejściu, łącząc swoją wiedzę specjalistyczną w zakresie opracowywania programów (podstawowe kompetencje) w obszarach mieszkalnictwa, edukacji, ochrony przed przemocą oraz informacji, doradztwa i pomocy prawnej (ICLA). Specjalista techniczny ICLA będzie pracować w ramach Norweskiej Rady ds. Uchodźców (NRC) i będzie pracował w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich Ukrainy. Stanowisko powstało w celu zapewnienia specjalistycznej wiedzy prawnej z zakresu ochrony praw i wolności osób dotkniętych wojną. Do głównych obowiązków należy przygotowywanie materiałów informacyjnych i wyjaśnień prawnych, sporządzanie projektów wniosków i pism z zakresu ochrony praw, analiza normatywnych aktów prawnych, a także przygotowywanie rekomendacji lub stanowisk w sprawie projektów ustaw kierowanych do Rady Najwyższej, Gabinetu Ministrów i innych organów lokalnych i państwowych. Rola obejmuje również przygotowywanie raportów analitycznych, przeglądów i propozycji współpracy z organizacjami pozarządowymi, partnerami międzynarodowymi i władzami.

Asystent ds. logistyki (zakupy) musi wspierać codzienne funkcjonowanie działu; wspierać zarządzanie dostawcami, przetwarzać małe zakupy, przetwarzać płatności itp. pod kierunkiem i przewodnictwem Koordynatora ds. logistyki (zakupy).  

Ogólne obowiązki:

1. Przestrzegaj zasad, instrukcji, wytycznych i wymagań darczyńców NRC.

2. Wykonywanie powierzonych funkcji logistycznych zgodnie z Planem Działań pod nadzorem koordynatora ds. logistyki.

3. Zapewnij realizację codziennych operacyjnych działań zakupowych zgodnie z planem.

4. Zadbaj o odpowiednie przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z zakupami.

5.    Promuj i dziel się pomysłami na ulepszenie funkcji zakupów.

6.    Zapewnij pomoc w procesie zakupowym, w tym marketingowymx badania, identyfikacja potencjalnych dostawców i pozyskiwanie propozycji lub propozycji.

7.    W razie potrzeby pomagaj w regularnej aktualizacji modułów śledzenia zamówień.

8.    Pomagamy w tworzeniu i zarządzaniu zamówieniami, zapewniając dokładność i przestrzeganie ustalonych procedur.

9.    Pomagaj w prowadzeniu kompleksowych i aktualnych rejestrów działań związanych z zaopatrzeniem, umów i informacji o dostawcach w formie papierowej i elektronicznej w SharePoint.

10.    Wykonuj inne obowiązki zlecone przez przełożonego.

Szczegółowe obowiązki:

1.    Pod nieobecność Specjalisty ds. Zakupów Koordynatorzy ds. Logistyki pomagają w przygotowaniu zapytań ofertowych oraz zapytań ofertowych i zapytań ofertowych zgodnie z zasadami i progami zamówień publicznych NRC.

2.    W przypadku nieobecności specjalisty ds. zamówień koordynatorzy ds. logistyki (zamówień) przygotowują pisma o udzieleniu zamówienia i odrzuceniu zamówienia, a następnie wysyłają je do odpowiednich oferentów.

3.    W przypadku nieobecności specjalisty ds. zakupów, koordynatorzy ds. logistyki (zakupów) pomagają w przygotowaniu umów przy użyciu szablonów NRC Ukraine. Zapewnij wsparcie w przygotowaniu zapytań ofertowych, pakietów przetargowych i analizy propozycji w przypadku złożonych zamówień oraz przekaż je sygnatariuszom do przeglądu i zatwierdzenia.

4. W zależności od potrzeb i nakładu pracy wprowadzaj dane i odpowiednio odzwierciedlaj wszystkie etapy zakupów w systemie zakupowym Agresso zgodnie z instrukcją. Prześlij wszystkie niezbędne dokumenty zakupowe do systemu Agresso.

5. Poinformuj pracowników działu logistyki (zakupów), pozostałych pracowników obsługi wsparcia i programu o dostawie towaru lub świadczeniu zamówionych usług.

6. Przygotuj pakiety płatności, uzyskaj zatwierdzenia i prześlij do działu finansowego w celu przetworzenia oraz udostępnij aktualne informacje odpowiednim pracownikom.

7. Upewnij się, że wszystkie regularne płatności miesięczne/kwartalne i roczne są przygotowane. Zweryfikowano i przesłano do działu finansowego.

8. Monitoruj i upewnij się, że wymagane dokumenty zostały zebrane od innych współpracowników/działów/dostawców/usług NRC.
9.    Po zakończeniu generowania pliku zaopatrzenia regularnie przenoś/przenoś pliki zaopatrzenia z folderu roboczego do nowego folderu przechowywania.

10.    Utrzymuj odpowiednią dokumentację dokumentów zamówienia (i przesyłaj wszystkie dokumenty do Agresso). 

11.    Upewnij się, że cotygodniowe rezultaty pracy (planowanie zadań + regularne aktualizacje zadań) są uzgodnione z koordynatorami ds. logistyki i menedżerem ds. zakupów.

12.    Przenieś miesięczne raporty podsumowujące, zawierające liczbę przetworzonych płatności i listę zrealizowanych zakupów, do nowego folderu w celu archiwizacji.

Ogólne kompetencje zawodowe:

• Licencjat w odpowiedniej dziedzinie (ekonomia, logistyka lub inna dziedzina).
• Preferowane doświadczenie w międzynarodowych organizacjach/agencjach pozarządowych
PowerPoint).
Umiejętności skutecznej komunikacji, zarówno werbalnej, jak i pisemnej.
• Umiejętność pracy w zespole.  
  
  Oferujemy:
  
  
• Praca urzędowa, stała umowa krajowa do końca 2026 r. z możliwością przedłużenia;
• Konkurencyjne wynagrodzenie i ubezpieczenie zdrowotne;
• Godziny pracy od 9:00 do 17:00;
• Rozwój zawodowy możliwości;
• Praca w dynamicznym i wpływowym środowisku;
• To stanowisko wymaga pracy w biurze.
  
  
  Norweska Rada ds. Uchodźców (NRC) jest pracodawcą równych szans. Twoja aplikacja o pracę zostanie rozpatrzona na podstawie kryteriów umiejętności zawodowych wymaganych na tym stanowisku. Inne cechy osobiste (takie jak płeć, wiek, niepełnosprawność, religia,pochodzenie narodowe, identyfikacja seksualna itp.) nie będą brane pod uwagę podczas przeglądu CV.
  Kontaktujemy się wyłącznie z kandydatami, którzy znajdują się na „krótkiej liście” kandydatów na podstawie wyników selekcji.
  Zastrzegamy sobie prawo, według własnego uznania, do zakończenia konkursu w dowolnym momencie.
  Aby ubiegać się o to stanowisko,kliknij link