Współpracownik ds. lokalizacji i szkoleń w Team4ua

1. Tło

Team4UA to ukraińska organizacja charytatywna założona w marcu 2022 roku z dużym doświadczeniem w zakresie pomocy doraźnej, rekonwalescencji i innowacyjnych projektów rekonstrukcyjnych. Team4UA współpracuje z agencjami ONZ, partnerami międzynarodowymi i organizacjami lokalnymi w celu wdrażania interwencji humanitarnych o dużym wpływie, w tym pomocy na pierwszej linii frontu, wsparcia społeczności i działań w zakresie budowania potencjału. 

Dzięki zespołom operacyjnym zlokalizowanym w Kijowie, Lwowie i Dnieprze Team4UA ściśle współpracuje ze społecznościami, władzami i organizacjami społeczeństwa obywatelskiego na całej Ukrainie, w tym z tymi działającymi na obszarach trudno dostępnych lub dotkniętych konfliktem. 

W miarę jak Team4UA rozszerza swoją współpracę z lokalnymi partnerami w ramach nowych inicjatyw programowych, rola specjalisty ds. lokalizacji i szkoleń jest kluczowa dla zapewnienia wysokiej jakości wsparcia, wzmocnienia potencjału partnerów oraz skutecznej koordynacji działań szkoleniowych i organizacyjnych. 

2. Cel zadania

Specjalista ds. lokalizacji i szkoleń będzie wspierać kilka lokalnych organizacji partnerskich od wczesnych etapów zaangażowania, pomagając im sprostać wymogom operacyjnym, administracyjnym i sprawozdawczym. Współpracownik zapewni praktyczne wsparcie, koordynuje działania szkoleniowe, pomoże w organizacji wydarzeń i, jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie uczestniczyć w wizytach monitorujących. Ta rola gwarantuje, że partnerzy otrzymają terminowe wskazówki, wsparcie w budowaniu potencjału i praktyczną pomoc, a jednocześnie wspierają wewnętrzne procesy szkoleniowe i zadania organizacyjne Team4UA.

3. Kluczowe obowiązki

A. Wsparcie dla partnerów i lokalizacja:

• Służ jako osoba wspierająca pierwszą linię przypisanych lokalnych organizacji partnerskich.

• Zapewnij wskazówki dotyczące wymagań administracyjnych, finansowych, operacyjnych i sprawozdawczych. 

• Pomagaj partnerom w zrozumieniu zasad organizacji, szablonów i oczekiwań dotyczących zgodności.

• Prowadź regularne spotkania kontrolne z partnerami, aby zidentyfikować wyzwania, potrzeby wsparcia i luki w kompetencjach.

• Bierz udział w wizytach monitorujących w lokalizacjach partnerskich, upewniając się, że działania spełniają standardy organizacyjne i uzgodnione plany pracy.

• Wspieraj gromadzenie i weryfikację danych, dokumentacji i raportów partnerów (narracja i finanse). 

B. Koordynacja szkoleń i wydarzeń:

• Wsparcie w planowaniu, przygotowaniu i prowadzeniu sesji szkoleniowych dla partnerów i interesariuszy zewnętrznych.

• Organizuj logistykę szkoleń i spotkań (organizacja miejsca, konfiguracja sprzętu, przygotowanie materiałów, listy obecności itp.).

• Spotkaj się z trenerami i gośćmi w biurze, zapewnij wsparcie w dniu wydarzenia, otwieraj i zamykaj biuro, jeśli to konieczne.

• Zapewnij pomoc administracyjną podczas szkolenia, taką jak rejestracja, dystrybucja materiałów, pomoc uczestnikom itp.

• Pomoc w przygotowaniu zaproszeń do rozmów, koordynowaniu list obecności i zbieraniu wymaganych informacji od partnerów i interesariuszy.

• Wspieraj procesy raportowania poprzez zbieranie danych, tworzenie prostych podsumowań i prowadzenie dokumentacji.

• Pomóż w utrzymaniu wewnętrznych narzędzi organizacyjnych, takich jak listy kontaktów, kalendarze, moduły do ​​śledzenia szkoleń i foldery z dokumentacją partnerów.

• Wesprzyj supervisor zleconych mu innych zadań administracyjnych i organizacyjnych. 

4. Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie:

• Uczelnia stopień w naukach społecznych, psychologii, pracy socjalnej, stosunkach międzynarodowych lub dziedzinach pokrewnych.

Doświadczenie:

• Minimalnie 1 rok doświadczenia w pracy z organizacjami pozarządowymi, grupami społecznymi lub władzami lokalnymi (doświadczenie ze wsparciem partnerów będzie zaletą).

• Doświadczenie w koordynowaniu wydarzeń, szkoleń lub logistyki w profesjonalnym środowisku byłoby mile widziane preferowane.

  
  

Umiejętności techniczne i Kompetencje:

• Dobra koordynacja, umiejętności organizacyjne i dokumentacyjne, dbałość o szczegóły i umiejętność radzenia sobie z wieloma zadaniami.

• Umiejętność nawiązywania pozytywnych relacji roboczych z partnerami i interesariuszami.

• Nastawienie na rozwiązywanie problemów i chęć bezpośredniego wspierania partnerów. 

• Umiejętność pracy samodzielnej i w zespole. 

• Dobra komunikacja i umiejętność wspierania partnerów wcierpliwość i jasność. 

• Elastyczność, zdolność adaptacji i chęć do nauki.

Języki:

• Dobra znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego jest zaletą.