Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do Jednostki Wielopoziomowego Zarządzania (MLGU) „U-LEAD with Europe: Ukraina – Program na rzecz wzmacniania pozycji lokalnej, odpowiedzialności i rozwoju” do obsadzenia stanowiska 

Młodszy pracownik administracyjny Specjalista  (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Młodszy specjalista ds. administracyjnych) 

W ciągu ostatnich kilku lat Ukraina opracowała i przyjęła różne przepisy sprzyjające ambitnej reformie decentralizacyjnej, która zmienia relacje między poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym oraz buduje potencjał instytucjonalny. Powodzenie reformy decentralizacyjnej w dużej mierze zależy od koordynacji i współpracy pomiędzy różnymi zainteresowanymi stronami zaangażowanymi we wdrażanie reform na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym. Biorąc pod uwagę nowe, ważne zadania, obowiązki i zasoby finansowe, jakie zyskały samorządy lokalne, wdrożeniu reformy musi towarzyszyć doradztwo eksperckie, szkolenia i różnorodne działania wspierające. U-LEAD (Ukraina – Local Empowerment, Accountability and Development) to specjalne działanie prowadzone w ramach akcji wielu darczyńców przez UE i jej państwa członkowskie: Niemcy, Danię, Francję, Austrię, Polskę i Słowenię, aby wesprzeć rząd Ukrainy we wdrażaniu reformy decentralizacyjnej. 

Jednostka Wielopoziomowego Zarządzania U-LEAD (MLGU) składa się z dwóch zespołów: Zespołu ds. Polityki i Zespołu ds. Wsparcia Uczciwości. MLGU poszukuje wysoce zmotywowanego młodszego specjalisty ds. administracji do wsparcia swoich działań w siedzibie U-LEAD w Kijowie.

Kluczowe obowiązki:

• Zapewnianie wsparcia administracyjnego, finansowego i organizacyjnego Jednostce Wielopoziomowego Zarządzania.
• Wspieranie wewnętrznej koordynacji i przepływu informacji w ramach Jednostki Wielopoziomowego Zarządzania oraz z innymi jednostkami U-LEAD.
• Utrzymanie kalendarza Outlook Teams, koordynacja harmonogramów oraz organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.
• Zarządzanie biurem, kontrola inwentarza majątku na miejscu.
• Przyjmowanie, przetwarzanie, archiwizacja dokumentów w języku ukraińskim i angielskim; zapewnienie prawidłowego przepływu dokumentacji.
• Wsparcie procesów zakupowych i finansowych, w tym przygotowanie zgłoszeń serwisowych, pomoc przy umowach serwisowych, wstępna kontrola faktur i raportów oraz monitorowanie zgodności z procedurami GIZ.
• Wsparcie Kierownika Działu w monitorowaniu budżetów i kosztów jednostkowych; wspieranie śledzenia finansów i wewnętrznej kontroli kosztów zgodnie z procedurami GIZ.
• Wdrażanie lub wspieranie Jednostki Wielopoziomowego Zarządzania w ustalonych procedurach zamówień i zawierania umów, zapewnienie zgodności z brandingiem i widocznością U-LEAD.
• Organizowanie i wspieranie wydarzeń, szkoleń i działań związanych z rozwojem potencjału, w tym zaproszenia, zarządzanie uczestnikami, logistyka, catering, zakwaterowanie i organizacja podróży.
• Wkład w koordynację projektu, reportowanie, przygotowanie materiałów analitycznych, prezentacji i komunikacji oficjalnej.
• Współpraca z ekspertami międzynarodowymi, partnerami krajowymi, organami samorządu lokalnego i usługodawcami. 
• Zapewnianie poufności w sprawach wewnętrznych oraz regularne raportowanie do Kierownika Jednostki ds. Zarządzania Wielopoziomowego.
• Wszelkie inne wsparcie Kierownika Jednostki w zakresie zarządzania komórką, w zależności od potrzeb.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Wykształcenie wyższe lub równorzędne z zakresu administracji publicznej, stosunków międzynarodowych, nauk społecznych lub pokrewnych dziedzinie.
• Minimum 2 lata odpowiedniego doświadczenia zawodowego w zakresie wsparcia administracyjnego, zarządzania biurem lub wydarzeniami, najlepiej w ramach międzynarodowych projektów współpracy rozwojowej.
• Udokumentowane umiejętności organizacyjne, planowania i koordynacji, z możliwością jednoczesnego zarządzania wieloma zadaniami i terminami.
• Umiejętność samodzielnej pracy i pod presją w dynamicznym, wielokulturowym środowisku.
• Silne podejście zorientowane na usługi i rozwiązania.
• Wykazana umiejętność pracy efektywnie pracować zarówno w zespole, jak i samodzielnie.
• Płynna znajomość języka ukraińskiego oraz bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Bardzo dobra znajomość obsługi komputera, w szczególności pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook/Teams) oraz doświadczenia w pracy z bazami danych.

Oferujemy:

• Praca urzędowa, wynagrodzenie stałe w EUR, premie za wyniki oraz 13-ty wynagrodzenie.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Możliwa elastyczna i zdalna praca (w zależności od potrzeb projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy). 
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe. Czas trwania umowy będzie wynosił 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

Aplikacja:

 Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do COB 13 Luty {/strong>2026, piątek. W sprawie dalszych etapów rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

• Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem możesz zapoznać się pod linkiem Ochrona danych GIZ