Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do projektu „Wzmocnienie społeczności w regionach dotkniętych wojną na Ukrainie poprzez działania lokalne (EMPOWER)” do obsadzenia stanowiska:

 młodszego dyrektora administracyjnego Specjalista (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Młodszy specjalista ds. administracyjnych)

 W wyniku powszechnego zniszczenia podstawowych usług podstawowych na Ukrainie ponad 14,6 mln osób, w tym 3,7 mln osób wewnętrznie przesiedlonych (IDP), znajduje się w trudnej sytuacji potrzebują pomocy, zwłaszcza w regionach wschodnich i południowych. Aby zaspokoić pilną potrzebę kompleksowego wsparcia, planowana jest nowa akcja obejmująca wielu darczyńców „Wzmocnienie społeczności w regionach dotkniętych wojną na Ukrainie poprzez działania lokalne (EMPOWER)”. Projekt jest finansowany przez Federalne Ministerstwo Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ) w ramach środków Przejściowej Pomocy Rozwojowej (UH) i otrzymuje dofinansowanie ze środków UE. Celem jest zapewnienie ochrony, wsparcia psychospołecznego i niezbędnej pomocy ludności szczególnie dotkniętej wojną w wybranych regionach Ukrainy (11 obwodów), ze szczególnym uwzględnieniem ludności dotkniętej wojną i grup bezbronnych. Projekt jest realizowany wzdłuż powiązania Humanitarno-Rozwój-Pokój (HDP), ze szczególnym naciskiem na agendę lokalizacyjną, umożliwiając lokalnym partnerom rozszerzanie i ulepszanie świadczenia podstawowych usług oraz promując lokalną własność.

Projekt jest częścią Klastra GIZ Ukraine Resilient Society. Czas trwania Akcji zaplanowano od 01.06.2024 do 31.12.2028.

 Kluczowe obowiązki:

• Zarządzanie biurem, inwentaryzacja, kontrola majątku na miejscu.
• Przyjmowanie dokumentów, zarządzanie, archiwizacja, drobne tłumaczenia na język angielski.
• Zarządzanie zaproszeniami na wydarzenia organizowane w ramach projektu, sprawdzanie planowanych obecność, sporządzanie list uczestników, informowanie uczestników o logistyce wydarzeń, zarządzanie zapytaniami uczestników, dystrybucja i zbieranie wypełnionych standardowych formularzy oceny.
• Organizacja różnego rodzaju wydarzeń w danym obwodzie, w tym zarządzanie uczestnikami i logistyka, koordynacja organizacji wydarzeń przez partnerów wdrażających (NGO) oraz koordynacja z zespołem ds. komunikacji klastra.
• Śledzenie finansów wydarzeń, w tym przygotowywanie zgłoszeń serwisowych, wstępne sprawdzanie faktur wydarzeń i raporty.
• Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych podczas obsługi list uczestników i innych dokumentów realizacji działań oraz wprowadzania danych osobowych do tabel monitoringu we współpracy ze Specjalistami ds. Monitoringu projektu.
• Organizacja logistyki wydarzeń, w tym cateringu, zakwaterowania, przejazdów uczestników itp. w koordynacji z Project Managerami
• Przygotowywanie zgłoszeń serwisowych we współpracy z osobą odpowiedzialną za przygotowanie wydarzenia.
• Wsparcie zespołu projektowego w przygotowaniu umów lub przygotowaniu pojemnościśrodki ewolucyjne wraz z przygotowaniem niezbędnych materiałów.
• Wsparcie Kierowników Projektów w przygotowaniu ofert i procedur kontraktowania, zapewnienie zgodności marki i widoczności GIZ i UE.
• Gromadzenie faktur i raportów z wyników (w tym list uczestników lub dokumentów płatności) zgodnie z terminami.
• Wstępne sprawdzanie i wstępne przetwarzanie faktur do przyszłego zarządzania przez zespół FinAdmin.
• Składanie zdarzeń/powiązanych dokumentów, tworzenie cyfrowych kopii plików.
• Wprowadzanie danych dotyczących działań i wydarzeń, uczestników, trenerów i innych danych do tabel monitorujących wraz ze wszystkimi dokumentami pomocniczymi (programy, raporty, zdjęcia, standardowe formularze oceny itp.).
• Wspieranie zarządzania biurem, pomoc w inwentaryzacji majątku.
• Regularna komunikacja z lokalnymi usługodawcami.
• Komunikacja i efektywna współpraca z kolegami z klastra.
• Zapewnianie dyskretnego zachowania wobec osób trzecich we wszystkich sprawach wewnętrznych.

 Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Licencjat lub równoważny.
• Co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w zarządzaniu wydarzeniami, zarządzaniu biurem lub w dziedzinach pokrewnych.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i planistyczne, solidna wiedza i umiejętności zarządzania danymi.
• Umiejętność pracy pod okiem presja.
• Postawa zorientowana na klienta i obsługę.
• Silny gracz w zespole.
• Bardzo dobra znajomość języka ukraińskiego. Dobra znajomość języka angielskiego.
• Bardzo dobra znajomość obsługi komputera (MS Office, Excel, PowerPoint itp.).

Oferujemy:

• Praca służbowa, wynagrodzenie stałe w EUR, premie uzależnione od wyników oraz 13-ta pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, szkolenia z zakresu umiejętności twardych i miękkich.
• Indywidualne i grupowe wsparcie psychologiczne.
• Możliwa elastyczna i zdalna praca (w zależności od potrzeb projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy).
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

 Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy Kijów. Zadanie rozpoczyna się 01.02.2026.  Czas trwania umowy wynosi 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferującym atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

Aplikacja:

 Nie możemy się doczekać do aplikacji w języku angielskim, zawierającej CV i list motywacyjny wyjaśniający motywację do ubiegania się o pracę do 12 stycznia 2026 r. 2026, poniedziałek. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami w celu przeprowadzenia dalszych etapów procesu rekrutacyjnego.

 Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

• Nazwisko Imię_CV

• Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowychprzetwarzanie danych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ