Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanych specjalistów do U-LEAD with Europe | Ukraina – Program Wzmocnienia Lokalnego, Odpowiedzialności i Rozwoju na stanowisko:

Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych (pełny etat, Czernihów)

(wewnętrzny kod SAP: Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych)

W ciągu ostatnich kilku lat Ukraina opracowała i przyjęła różne ustawy na rzecz ambitnej reformy decentralizacyjnej, która zmienia relacje między poziomem krajowym, regionalnym i lokalnym oraz buduje potencjał instytucjonalny. Powodzenie reformy decentralizacyjnej w dużej mierze zależy od koordynacji i współpracy pomiędzy różnymi zainteresowanymi stronami zaangażowanymi we wdrażanie reform na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym. Biorąc pod uwagę nowe, ważne zadania, obowiązki i zasoby finansowe, jakie zyskały samorządy lokalne, wdrożeniu reformy musi towarzyszyć doradztwo eksperckie, szkolenia i różnorodne działania wspierające. U-LEAD (Ukraina-Local Empowerment, Accountability and Development) to specjalne działanie prowadzone w ramach akcji obejmującej wielu darczyńców przez UE i jej państwa członkowskie: Niemcy, Estonię, Szwecję, Danię, Polskę i Słowenię w celu wsparcia ukraińskiego rządu w wdrożenie reformy decentralizacyjnej.

Poszukujemy wysoce zmotywowanego Młodszego Specjalisty ds. Administracji, który będzie wspierał funkcjonowanie naszego Biura Regionalnego w Czernihowie. 

Obszar odpowiedzialnościy:

• Zarządzanie biurem, inwentaryzacja, kontrola majątku na miejscu.
• Przyjmowanie dokumentów, zarządzanie, archiwizacja, tłumaczenie na język angielski.
• Zarządzanie zaproszeniami na wydarzenia organizowane przez Biuro Obwodu Czernihowa i/lub Zespołu Operacyjnego, sprawdzanie planowanej frekwencji, sporządzanie list uczestników, informowanie uczestników o logistyce wydarzenia, zarządzanie zapytaniami uczestników, dystrybucja i zbieranie wypełnionych standardowych formularzy ocen.
• Organizacja różnego rodzaju wydarzeń w regionie odpowiedniego obwodu, w tym zarządzanie uczestnikami i logistyka.
• Śledzenie finansów wydarzeń, w tym przygotowywanie zgłoszeń serwisowych, wstępne sprawdzanie faktur i raportów z wydarzeń.
• Dokładne wprowadzanie danych odpowiedniego obwodu do U-LEAD z infrastrukturą zarządzania danymi Programu Europa (U-DATA) zgodnie z wytycznymi.
• Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych podczas obsługi list uczestników i wprowadzania danych osobowych do UDATA.< /li>
• Organizacja logistyki wydarzeń, w tym cateringu, zakwaterowania, przejazdów uczestników. Wsparcie Programu we wszystkich aspektach organizacyjnych w danym obwodzie.
• Przygotowywanie zgłoszeń serwisowych we współpracy z osobą odpowiedzialną za przygotowanie wydarzenia.
• Wdrażanie lub pomoc CMU w realizacji ustalonych procedur zamówień i kontraktowania, zapewniając zgodność marki i widoczności U-LEAD.
• Gromadzenie faktur i raportów z wyników (w tym palisty uczestników) po upływie terminów. Wstępne sprawdzanie i wstępne przetwarzanie faktur na potrzeby przyszłego zarządzania przez CMU.
• Przechowywanie dokumentów związanych ze zdarzeniami/związanymi z nimi, tworzenie cyfrowych kopii plików.
• Wkład w monitorowanie kosztów.
• Wprowadzanie danych dotyczących wydarzeń, uczestników, trenerów i innych danych do U-DATA wraz ze wszystkimi dokumentami pomocniczymi (programy, raporty, zdjęcia, standardowe formularze oceny itp.). Koordynacja z kierownikiem Biura Regionalnego, doradcami ds. polityki i STE w celu zapewnienia jakości i dokładności danych wprowadzanych do U-DATA, w tym wpisu wszystkich planowanych wydarzeń z miesięcznym wyprzedzeniem.
• Regularne kontrole i aktualizacja Ważnych Zdarzeń U-DATA w danym obwodzie, raportowanie ich terminowo do U-LEAD.
• Zapewnienie zarządzania biurem, kontrola majątku na miejscu, pomoc w inwentaryzacji majątku.
• Zapewnianie przyjmowania dokumentów, ich przetwarzanie, archiwizacja i tłumaczenie części z nich na język angielski.
• Pełnienie funkcji Focal Point ds. bezpieczeństwa Biura Regionalnego oraz współpraca z Biurem Zarządzania Ryzykiem GIZ.
• Regularna komunikacja z lokalnymi usługodawcami.
• Komunikacja i efektywna współpraca z kolegami z Biura Regionalnego, zespołu U-LEAD, a także z innych Biur Regionalnych i innych projektów GIZ na Ukrainie.
li>
• Zapewnianie dyskrecji wobec osób trzecich we wszystkich sprawach wewnętrznych.
• Regularna komunikacja i raportowanie do Kierownika Biura Regionalnego.

< strong>Wymagane kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie: 

• Licencjat lub równoważny.
• Na poziomie co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w zarządzaniu wydarzeniami, zarządzaniu biurem lub w dziedzinach pokrewnych.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i planowania.
• Umiejętność pracy pod presją.
• Klient i postawa zorientowana na usługi.
• Silny gracz zespołowy.
• Bardzo dobra znajomość języka ukraińskiego. Dobra znajomość języka angielskiego.
• Bardzo dobra znajomość obsługi komputera (pakiet MS Office, Excel, PowerPoint itp.).

Oferujemy:< /p>

• Praca służbowa;
• Wynagrodzenie stałe w EUR;
• Premie uzależnione od wyników oraz 13. pensja;
• Ubezpieczenie medyczne; 
• 29 dni urlopu rocznie;
• Zajęcia językowe; 
• Szkolenia z zakresu umiejętności twardych i miękkich;
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe;
• Możliwa praca zdalna i elastyczna;
• Praca sensowna i wartościowa , środowisko międzynarodowe.

Warunki zatrudnienia

Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest miasto Czernihów, obwód czernihowski. Zadanie rozpoczyna się tak szybko, jak to możliwe. Umowa do 30 października 2024 r. (z możliwością przedłużenia).

GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością podnoszenia kwalifikacji.

Aplikacja

Aplikację składającą się z CV kandydata oraz listu motywacyjnego w języku angielskim wyjaśniającego motywację do ubiegania się o pracę należy przesłać na adres recruitment-ua @giz.de do  COB 6 czerwca, 2024, czwartek.

Przesyłając aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez wyłącznie procesy rekrutacyjne. 

W sprawie kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami z krótkiej listy.