Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych w Stara nazva: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Nova nazva: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do Klastra Dobrego Wielopoziomowego Zarządzania („Klaster MLG”):

Młodszy specjalista ds. administracyjnych (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: młodszy specjalista ds. administracyjnych)

Młodszy specjalista ds. administracyjnych będzie wspierał projekty zlokalizowane w ramach Klastra Dobrego Wielopoziomowego Zarządzania („Klaster MLG”) GIZ Ukraina. Klaster Wielopoziomowego Zarządzania (MLG) w ramach ukraińskiego portfolio GIZ obejmuje projekty wspierające przejrzystą, wydajną i zrównoważoną reformę zarządzania w ramach wysiłków na rzecz odbudowy już prowadzonych w kraju dotkniętym wojną, kształtując jego przyszłość jako nowoczesnego narodu europejskiego. Projekty zapewniają efektywną współpracę na szczeblu administracji krajowej, regionalnej i lokalnej, promując pomocniczość jako zasadę demokracji w miarę dostosowywania się Ukrainy do dorobku wspólnotowego Unii Europejskiej. Projekty klastra działają w różnych obszarach związanych z wielopoziomowym dobrym rządzeniem: „U-LEAD z Europą” w zakresie decentralizacji i odporności lokalnej, „Digital UA Hub” w zakresie transformacji cyfrowej, rozwiązań technologicznych i biznesowych, „Zintegrowany rozwój miast na Ukrainie” na rzecz zrównoważonych i odpornych miast oraz „Wzmocnienie dostosowania Ukrainy do UE w zakresie praworządności”, które będzie towarzyszyć procesowi negocjacji w sprawie przystąpienia tego kraju do UE.

The Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych dołączy do Zespołu Planowania, Monitorowania i Komunikacji zlokalizowanego w Dyrekcji Klastra. Zespół ten promuje widoczność różnych projektów we wszystkich źródłach mediów, wewnętrznych i zewnętrznych, oraz ustanawia cztery podstawowe marki z własną indywidualną tożsamością, które są osadzone we wspólnym ogólnym podejściu klastra do komunikacji, promując widoczność marek we współpracy krajobraz na Ukrainie i wobec darczyńców.

Obowiązki

Młodszy specjalista ds. administracyjnych jest odpowiedzialny za:

• wykonywanie zadań handlowych, organizacyjnych i administracyjnych;
• zarządzanie danymi w zakresie kontrolingu, ocen, pliki i statystyki.

Zadania:

1. Wsparcie Zarządu Zespołu Planowanie, Monitorowanie i Komunikacja Klastra MLG GIZ Ukraina

Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych:

• komunikuje się z Clu do zarządzania wielopoziomowegoster Zespół ds. finansów/administracji/zakupów;
• regularnie sporządza listę nadchodzących spotkań i wydarzeń oraz pilnuje, aby kalendarz zespołu Outlook był aktualny;
• organizuje zamówienia na żądanie;< /li>
• przygotowuje projekty zamówień na towary, takie jak formularze zamówień na materiały widoczne i usługi;
• ułatwia dokumenty zamówienia i przepływ informacji;
• komunikuje się z dostawcami towarów i usług;
• koordynuje dostawy towarów i usług;
• przetwarza faktury i inną dokumentację finansową przed przekazaniem ich Dyrektorom Projektów klastra;
• wspiera Dyrektorów Projektów podczas przygotowań do kontroli wewnętrznych i audytów;
• wspiera dyrektorów projektów MLG c w zawieraniu i zarządzaniu finansami dużych umów o dotację.

2. Zarządzanie kontraktami.

Młodszy specjalista ds. administracyjnych:

• przygotowuje projekty umów poniżej 2500 EUR;
• tworzy i utrzymuje system archiwizacji biura lub projektu, traktuje informacje poufnie, szczególnie w obszarach kadrowych i finansowych;
• pełni funkcję Menedżera Dokumentacji dla Klastra MLG i przechowuje dokumenty w DMS;
• codziennie aktualizuje zbiór o korespondencję przychodzącą i wychodzącą.

< strong style="font-weight: Bold !important">3.Zarządzanie wydarzeniami

Młodszy specjalista ds. administracyjnych:

• odpowiada za organizację, planowanie i dokumentację administracyjną warsztatów, seminariów, szkoleń, wizyt studyjnych, w tym zarządzanie procesami przetargowymi;
• pomaga w przygotowaniu programów zwiedzania, sporządza harmonogramy podróży, organizuje transport zwiedzających oraz dokonuje rezerwacji hoteli i biletów;
• w przypadku większych i bardziej skomplikowanych wydarzeń towarzyszy odpowiedzialnemu doradcy w zakresie wsparcia na miejscu;
• wspiera ekspertów krótkoterminowych podczas ich pobytu w sprawach organizacyjnych;
• rezerwuje pokoje hotelowe dla uczestników wydarzeń i ekspertów krótkoterminowych;
• organizuje transport krótkoterminowych ekspertów i członków zespołów;
• uczestniczy w wewnętrznych i zewnętrznych (zespołowych) spotkaniach i warsztatach oraz pomaga w ich organizacji i dokumentowaniu, m.in. poprzez spisanie protokołów;
• w razie potrzeby kseruje i skanuje dokumenty;
• opracowuje i utrzymuje listę osób kontaktowych w celu zakupu towarów i usług.

4.Inne obowiązki/zadania dodatkowe

Młodszy pracownik administracyjny Specjalista:

• Bądź na bieżąco z przepisami GIZ w zakresie swojej działalności;
• komunikuje się z Biurem Klastra MLG w zakresie istotnych zadań;
• komunikuje się z innymi projektami;
• wykonuje inne obowiązki i zadania na zlecenie kierownictwa.

Wymagane kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie:

• Licencjat lub tytuł magistra (np. administracja biznesowa, ekonomia, nauki polityczne, nauki o środowisku);
• doświadczenie zawodowe: co najmniej 1-3 lata doświadczenia zawodowego na porównywalnym stanowisku stanowisko;
• doświadczenie w pracy w międzynarodowej współpracy na rzecz rozwoju.

Inna wiedza, dodatkowe kompetencje:

• bardzo dobra praktyczna znajomość technologii ITC (e-mail, zespoły MS);
• dobra znajomość aplikacji komputerowych (MS Office) oraz znajomość programów księgowych;
• dobra znajomość programów księgowych;
• li>
• języki: ojczysty ukraiński, biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie, język niemiecki będzie dodatkowym atutem;
• chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od wykonywanych zadań – odpowiednie środki uzgadniane są z kierownictwem.

Oferujemy:

• oficjalne zatrudnienie;
• wynagrodzenie stałe w EUR, premie zależne od wyników i 13-ta pensja;
• ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie;
• ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie;
• zajęcia językowe, treningi umiejętności twardych i miękkich;
• wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe;
• możliwość pracy zdalnej i elastycznej;
• sensowne i wartościowe praca, środowisko międzynarodowe.

Warunki zatrudnienia

Pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem zatrudnienia jest Kijów. Czas trwania umowy do końca października 2024 roku z duża możliwość rozbudowy.

GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferującym atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

Zastosowanie

Aplikację składającą się z CV kandydata oraz listu motywacyjnego w języku angielskim wyjaśniającego motywację do ubiegania się o pracę należy przesłać na adres [email protected] do  COB, 20 maja 2024 r., wtorek.

Wysyłając aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celach rekrutacyjnych.

Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami w sprawie kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego.