Menedżer zakupów IT w Eurasia Foundation

Podsumowanie 

Eurasia Foundation (EF) to bezpartyjna organizacja non-profit z siedzibą w USA, zaangażowana pomoc obywatelom krajów znajdujących się w fazie transformacji w wykorzystaniu ich pełnego potencjału i przekształceniu społeczeństw. EF wspiera rządy i obywateli we wzmacnianiu elastycznego, odpowiedzialnego i przejrzystego zarządzania oraz pomaga obywatelom budować silniejsze i bardziej odporne społeczeństwo obywatelskie.  

EF przewodzi wdrażaniu Działania w zakresie transformacji cyfrowej (DTA), innowacyjnego programu administracji elektronicznej, którego celem jest wzmocnienie transformacji cyfrowej Ukrainy w celu promowania ożywienia gospodarczego kraju, przejrzystości w odbudowie i demokratyczne rządy w trakcie trwającego konfliktu i po jego zakończeniu. DTA jest współfinansowane przez USAID i UK Dev.  

Menedżer ds. zakupów jest odpowiedzialny za zapewnienie terminowego i opłacalnego zamawiania towarów i usług w ramach DTA, a także zapewnienie zgodności z USAID i Zasady i zasady EF.  

Podstawowe funkcje 

• Przyczyniaj się do utrzymywania uporządkowanego i kompletnego systemu archiwizacji wszystkich akt zamówień, zapewniaj utrzymanie bazy danych . 
• Nadzoruj pełny cykl wszystkich zamówień, począwszy od ogłoszeń o przetargach, ocen przed udzieleniem zamówienia, pomocy technicznej dla dostawców i procedur zamknięcia. 
• Przygotuj memoranda dotyczące wyboru zamówienia, wnioski o zatwierdzenie darczyńców, wnioski o płatność i inną wymaganą dokumentację. 
• Ściśle współpracuj i koordynuj działania z beneficjentami programu na etapach przygotowania, oceny i udzielenia zamówienia w procesie udzielania zamówień. 
• Koordynacja z personelem programu w celu opracowywania, przeglądania i edytowania umów dla krótko- i długoterminowych konsultantów, a także dostawców usług. 
• Zapewnij pracownikom EF DTA wytyczne dotyczące tego, które procedury udzielania zamówień są najbardziej odpowiednie w konkretnej sytuacji, doradzaj w sprawie harmonogramu i przebiegu procesu. 
• Koordynuj zakupy bezpośrednie i zamówienia z wyłącznego źródła zgodnie z zasadami i politykami EF i darczyńców, negocjuj z potencjalnymi dostawcami. 
• Bierzeć udział w negocjacjach z dostawcami, udzielać konsultacji i wskazówek, przygotowywać memoranda podsumowujące negocjacje. 
• W razie potrzeby wstępnie sprawdź oferty pod kątem ich zgodności z wymogami dokumentacji przetargowej.  
• Wspieranie procesów due diligence, upewnianie się, że dostawcy przekazali kompletne i dokładne informacje (numery DUNS itp.); zgłaszać takie informacje do Biura EF DC. 
• Ściśle współpracuj z członkami komisji oceniającej (KE), organizuj spotkania w celu omówienia otrzymanych ofert, odpowiadania na pytania i zwracania się do oferentów o dodatkowe informacje na prośby członków KE, podsumowywania wyników oceny i dzielenia się nimi z odpowiednim personelem DTA. 
• Koordynacja działań z personelem programu na wszystkich etapach zamówienia w odniesieniu do wszystkich komponentów; brać udział w spotkaniach z odbiorcami/beneficjentami oraz cotygodniowych spotkaniach wewnętrznych. 
• Przeglądanie i weryfikacja projektów umów, umów dodatkowych i aneksów; proponować odpowiednie i uzasadnione zmiany lub uzupełnienia opracowanych dokumentów.  
• Ściśle współpracuj z prawnikiem ds. umów, aby się rozwijaćp dokładne sformułowanie i struktura umów EF DTA. 
• Ściśle współpracuj i koordynuj działania z odbiorcami/beneficjentami programu na etapach przygotowania, oceny i przyznania zamówienia w procesie udzielania zamówień. 
• Weryfikuj pozycje zafakturowane w stosunku do pozycji zamówionych i uzgadniaj różnice poprzez kontakt z dostawcami. 
• Inne obowiązki zlecone. 

Edukacja 

• Licencjat w dziedzinie finansów, rachunkowości, wymagane zarządzanie przedsiębiorstwem, administracja lub zaopatrzenie; Preferowany mistrz. 

Kwalifikacje/doświadczenie 

• Co najmniej 5 lat stopniowo odpowiedzialnego doświadczenia zawodowego w odpowiedniej dziedzinie wymagane zamówienia publiczne; wysoce pożądane doświadczenie w USAID lub innych międzynarodowych programach pomocy.  
• Wysoce pożądane jest wcześniejsze doświadczenie w koordynacji z organizacjami partnerskimi i darczyńcami.  
• Znajomość zasad i rejestracji USAID będzie dodatkowym atutem. 
• Dobra znajomość ustawodawstwa, zasad zamówień rządowych i/lub innych międzynarodowych procedur zamówień publicznych. 
• Zdecydowanie preferowana jest znajomość kontekstu politycznego Ukrainy, procesów zamówień publicznych, organizacji społeczeństwa obywatelskiego i świadczenia usług rządowych. 
• Wymagana jest rodzima znajomość języka ukraińskiego. Wymagana jest także dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.