Lider zespołu kadr i administracji w Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Dańska Rada ds. Uchodźców (DRK) to międzynarodowa organizacja pozarządowa, która promuje i wspiera długoterminowe rozwiązania problemów, z którymi borykają się uchodźcy i osoby wewnętrznie przesiedlone na całym świecie. 

Ogólny cel roli:

Pod kierownictwem Menedżera Usług Wsparcia Zespół Kadr i Administracji jest odpowiedzialny za procesy rekrutacyjne, zarządzanie umowami, monitorowanie i przetwarzanie dokumentacji zgodnie z polityka DRB i ustawodawstwo Ukrainy. Do obowiązków należy także administracja takimi procesami jak wynajem lokali, rejestracja zagranicznych kolegów, organizacja wydarzeń, rezerwacja wycieczek oraz prowadzenie ewidencji zapasów administracyjnych. 

> będzie:

• Koordynować proces rekrutacji dla regionu, w tym zamieszczanie ogłoszeń, przygotowywanie list kandydatów, organizowanie rozmów kwalifikacyjnych, sprawdzanie rekomendacji i sporządzanie odpowiedniej dokumentacji.
• Zapewnianie zgodności dokumentacji kadrowej z przepisami z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych. Współpraca z innymi biurami DRB na Ukrainie w celu terminowej i dokładnej wymiany dokumentacji.
• Realizacja zatrudniania, przenoszenia i zwalniania pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy, regulaminami, instrukcjami, a także poleceniami Szefa Przedstawicielstwa.
• Tworzenie i zarządzanie aktami osobowymi pracowników, zapewnienie terminowego przesyłania tych spraw do Centrali DRB.
• Zapewnienie przestrzegania Polityki Urlopowej przez wszystkich pracowników DRB w obszarze: odpowiedzialność
• Przygotowywanie zamówień wewnętrznych i przekazywanie ich do archiwum Centrali DRK.
• Pełnienie roli użytkownika HR w systemach DRC Dynamics, BAF (ERP), w tym rejestracja przyjęć, zwolnień i dalszychsporządzanie umów, opiniowanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych oraz zarządzanie płatnościami i odszkodowaniami.
• Koordynowanie przekazywania informacji o ubezpieczeniu zdrowotnym do ubezpieczyciela zgodnie ze zmianami na liście pracowników; koordynuj wnioski pracowników z firmami ubezpieczeniowymi.
• Zapewnij prowadzenie ewidencji wszystkich informacji personalnych i ich terminowe dostarczanie odpowiednim stronom.
• Sformułuj w ustalonych terminach wszystkie niezbędne umowy, zezwolenia i licencje wymagane do działalności DRB w oddziale w Charkowie.
• Utwórz i utrzymuj skuteczny system przechowywania dokumentów, w tym archiwizację kluczowych materiałów. 
• Zapewnij comiesięczne aktualizacje grafików pracowników biur regionalnych.
• Zarządzaj pracą zespołu administracyjnego i zapewniaj wsparcie techniczne w zakresie wyszukiwania nowych pomieszczeń, rezerwacji zakwaterowania i biletów.
• Zapewniaj zgodność z procedurami DRB i darczyńców oraz przez cały czas korzystaj z opłacalnych procesów.
• Zapewnij terminowe wypełnianie i składanie wymaganych raportów administracyjnych.
• Zapewnij regularną (tygodniową i miesięczną) aktualizację wszystkich modułów śledzenia administracyjnego zgodnie z wymaganiami, w tym lokali, płatności, dostaw i materiały eksploatacyjne.
• Zapewnij praktyczne szkolenia dla całego zespołu HR i administracji biura oraz w razie potrzeby zwróć się o wsparcie do centralnego działu kadr.

O Tobie

Aby odnieść sukces na tym stanowisku, oczekujemy, że będziesz mieć co najmniej 3 lata doświadczenia w obszarze HR, administracji, działalności informacyjnej lub pokrewnych. Ponadto oczekujemy od Ciebie również:

• Wykształcenie wyższe w specjalności „Zarządzanie personelem i ekonomika pracy”, „Nauki prawne”, „Działalność dokumentacyjna i informacyjna”, „Rachunkowość” lub specjalizacja pokrewna.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, umiejętność ustalania priorytetów pracy i radzenia sobie z wieloma obowiązkami.
• Wysoki poziom uczciwości osobistej, zrozumienie poufności i etyki zawodowej.
• Doskonała znajomość MS Word, Excel, PowerPoint i innych programów online narzędzia.
• Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego

W przypadku wszystkich stanowisk DRB wymagane są kluczowe kompetencje określone przez DRB:

• Dąż do doskonałości: Skoncentruj się na osiąganiu wyników, zapewniając jednocześnie wydajność procesu.
• Współpraca: angażowanie odpowiednich stron i zachęcanie ich do przekazywania opinii.
• Inicjatywa:Osobista kontrola sytuacji i przejmowanie inicjatywy przy jednoczesnym dążeniu do innowacji.
• Komunikacja: Umiejętność słuchania oraz mówienia skutecznie i szczerze.
• Uczciwość: Przestrzeganie i promowanie najwyższych standardów etycznego i zawodowego postępowania w odniesieniu do wartości i Kodeksu postępowania DRB, w tym ochrona przed wykorzystywaniem seksualnym, przemocą i molestowaniem. 

Wynagrodzenie i warunki zgodnie z Warunkami zatrudnienia Duńskiej Rady ds. Uchodźców.

Procedura aplikacyjna:

Wszyscy kandydaci muszą przesłać list motywacyjny i zaktualizowane CV (nie więcej niż cztery strony w języku angielskim).

Aplikacje przesłane e-mailem nie będą rozpatrywane

Termin składania wniosków: 9 marca 2026

Informujemy, że nabór kandydatów będzie prowadzony w trybie ciągłym. DRB zastrzega sobie prawo do wybrania kandydata przed datą zamknięcia wakatu, po zidentyfikowaniu odpowiedniego kandydata.