Specjalista ds. HRIS/konsultant ds. systemów informatycznych HR w Save the Children

Save the Children International to organizacja humanitarna z ponad 100-letnim doświadczeniem historia. Organizacja Save the Children powstała w maju 1919 roku w Londynie.  SCI działa na Ukrainie od 2014 roku. Swoją działalność rozpoczęła na terenie obwodu donieckiego. Obecnie SCI rozszerza swoją działalność na osiem miast Ukrainy. Działamy w obszarach edukacji, ochrony dzieci, przezwyciężania ubóstwa dzieci, opieki zdrowotnej, a także prowadzimy działalność rzeczniczą związaną z ochroną praw dziecka. 

CEL STANOWISKA:

Pracownik systemów informatycznych HR jest odpowiedzialny za zapewnienie terminowej i prawidłowej aktualizacji informacji personalnych w system HR Oracle, w tym Taleo, do e-rekrutacji i on-boardingu w fazach ekspansji i przejściowych głównych operacji reagowania kryzysowego. 

On/ona przygotuje i opracuje Przewodnik przepływu pracy dla użytkowników systemów informacyjnych HR w kraju oraz zaktualizuje raporty o stanie jakości danych.

Specjalista ds. systemów informatycznych będzie pełnił rolę doradczą różnych regionalnych biur HRIS. Zapewni wsparcie różnym użytkownikom HRIS w wykonywaniu różnych niezbędnych czynności podczas wprowadzania spraw, zmian, wychodzenia z systemu, przygotowywania raportów i ich aktualizacji w ciągu trzech dni od każdej zmiany.

Specjalista HRIS zapewni koordynatorom szkolenie w zakresie funkcjonalnych systemów informatycznych i zapewni użytkownikom ukończenie wymaganych sesji szkoleniowych przed zapewnieniem dostępu do systemów HR.

SCI jest organizacją „dwufunkcyjną” i dlatego będzie miała równy priorytet zarówno działalność humanitarną i rozwojową.  SCI stara się zapewnić poszanowanie podstawowych praw dzieci, takich jak przetrwanie, bezpieczeństwo, stały dostęp do ochrony i edukacji. W ramach swojego zaangażowania w pracę z dziećmi poprzez interwencje humanitarne, SCI wspiera programy zarówno w nagłych, jak i chronicznych sytuacjach kryzysowych.

Biorąc pod uwagę kontekst sytuacji na Ukrainie, specjalista ds. systemów informatycznych HR będzie musiał pracować na zewnątrz. normalnego profilu roli, aby w większym stopniu przyczyniać się do reagowania w sytuacjach kryzysowych i móc zmieniać godziny pracy w zależności od sytuacji.

NAJWAŻNIEJSZE OBOWIĄZKI:

< li>Koordynuje pracę użytkowników HRIS w celu zapewnienia ciągłego utrzymania jakości danych HR poprzez wdrożenie efektywnych procesów biznesowych HR
• Zapewnia terminową aktualizację, uzupełnianie i pobieranie następujących raportów - Raport miesięczny „Jakość danych Aktualizacja statusu”.
• Weryfikuje wprowadzanie danych HRIS do systemu HR Oracle i zapewnia terminowe wprowadzanie/aktualizację oraz dokładne wprowadzanie informacji
• Prowadzi szkolenia funkcjonalne dla koordynatorów HRIS w biurach i zapewnia zgodność ze standardami SCI we wszystkich urzędach podczas rekrutacji, zmian i zwolnień, a także podczas wykonywania niezbędnych działań w ramach HRIS
• Przeprowadza kwartalne audyty zgodności i niezbędne czyszczenie lub aktualizacje danych
• Ściśle współpracuje z RO, siedzibą główną i różnymi użytkownikami HRIS, aby uzyskać wsparcie potrzebne do reagowania
• li >Zapewnia wsparcie w zakresie wymaganych danych podczas audytów zgodności
• Korzysta ze wszystkich istniejących polityk, praktyk, list kontrolnych i wytycznych (Minimalne standardy HR, Zestawy narzędzi HR na wypadek sytuacji kryzysowych) i zapewnia wdrożenie dobrych praktyk Save the Children.
< /ul>

Ogólne:

• Zapewnij przestrzeganie przez wszystkich pracowników zasad i praktyk Save the Children dotyczących ochrony dzieci, kodeksu postępowania, zdrowia i bezpieczeństwa, równych szans oraz inne odpowiednie zasady i procedury.
• Zapewnij bezpieczeństwo, zdrowie i dobre samopoczucie całego personelu
• Zapewnij, że HR i inne procesy, zasady i systemy odzwierciedlają zasady równości i sprawiedliwości SCI.< /li>

KOMPLETNOŚCI WYMAGANE DO TEJ ROLI:

Efektywność

• Do podjęcia osobistą odpowiedzialność i pociąganie innych do odpowiedzialności za osiąganie naszych ambitnych celów w interesie dzieci, ciągłe doskonalenie pracy własnej i pracy zespołu/organizacji.

Networking

• Tworzy i wykorzystuje ustalone połączenia i sieci, aby wspierać pracę organizacji Save the Children wraz ze swoim zespołem, współpracownikami, członkami organizacji, partnerami zewnętrznymi i osobami o podobnych poglądach.

Utrzymywanie skutecznej komunikacji

• Komunikuje się z innymi w sposób jasny i pewny, angażując ich i wywierając na nich wpływ; promuje dialog i zapewnia terminowe i właściwe dostarczanie informacji, wzmacniając zaufanie. 

Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji

• Podejmuje skuteczne, wyważone i terminowe decyzje poprzez gromadzenie i ocenę odpowiednich informacji z wewnątrz i z zewnątrz organizacji.

REAGOWANIE NA SYTUACJE AWARYJNE

• Promowanie przestrzegania praw dzieci, dbanie o ich dobro i ochrona w sytuacjach awaryjnych, kierując się zasadami humanitarnymi i kodeksem postępowania.
• W sytuacjach awaryjnych musisz wnosić wkład w proces reagowania kryzysowego SCI, nadając priorytet wszystkim działaniom, za które odpowiadasz, w obszarach finansów, logistyki, programów i usług .
• li>
• Bądź przygotowany na wsparcie działań ratowniczych SCI i możliwość przeniesienia się w dowolne miejsce w kraju.

KWALIFIKACJE

Wykształcenie na poziomie magisterskim w odpowiedniej dziedzinie lub doświadczenie zawodowe na podobnym poziomie

DOŚWIADCZENIE

Wymagane

• 2 lata lub więcej doświadczenia zawodowego w obszarze zarządzania personelem; 
• Wcześniejsze doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej w ramach kompleksowego programu w zakresie reagowania kryzysowego/pomocy humanitarnej
• Udokumentowane doświadczenie w obszarze zarządzania personelem - doświadczenie w dostarczaniu różnych HRIS usługi wsparcia dla menadżerów i personelu
• Umiejętność szybkiego zrozumienia technologii, procesów systemowych i przekazania ich innym pracownikom niebędącym specjalistami technicznymi
• Doświadczenie w przeprowadzaniu audytów zgodności w HRIS i szkoleniu użytkowników HRIS z różnych działań w systemie< /li>
• Doskonałe umiejętności rozwiązywania problemów i doradztwa w złożonych kwestiach kadrowych
• Duża dbałość o szczegóły
• Zrozumienie humanitarnego podejścia do opieki nad personelem, w tym podejścia do dobrego samopoczucia, stresu, regeneracji i odpoczynku , a także podsumowanie
• Dobre umiejętności facylitacji i umiejętność prowadzenia odprawy/szkolenia wprowadzającego
• Dobra komunikacja (pisemna i ustna) oraz umiejętności interpersonalne w języku angielskim, doświadczenie w zarządzaniu międzynarodowymi zespołami< /li>< /ul>

  Dodatkowe obowiązki

  Opisane powyżej obowiązki i zakres odpowiedzialności nie są wyczerpujące, a pracownik może mieć dodatkowe obowiązki w ramach swojego poziomu kompetencji kompetencje i doświadczenie.

  Oferujemy:

  • Urzędowe zatrudnienie
  • Międzynarodowe warunki pracy
  • Dzień roboczy od 9:00 do 17:00
  • Ubezpieczenie medyczne i na życie od pierwszego dnia pracy
  • Kursy języków obcych
  • Biuro w centrum
  • Kawa i pyszności w lokalu biuro

  Zasady ochrony dzieci:

  Musimy zapewnić bezpieczeństwo dzieci, dlatego nasz proces selekcji obejmuje dokładne sprawdzenie przeszłości i odzwierciedla nasze zaangażowanie w ochronę dzieci przed molestowaniem.

  Zdrowie i bezpieczeństwo:

  Oczekuje się, że wszyscy pracownicy będą przestrzegać naszej globalnej polityki przeciwdziałania molestowaniu.

  Jeśli jesteś zainteresowany ofertą pracy, czekamy na Twoją opinię. CV w języku angielskim będzie dodatkowym atutem podczas rozpatrzenia. Będziemy wdzięczni za wskazanie oczekiwanego poziomu wynagrodzenia oraz poziomu znajomości języka angielskiego.

  Save the Children International to organizacja humanitarna z ponad 100-letnią historią. Save the Children została założona w maju 1919 roku w Londynie.

  SCI działa na Ukrainie od 2014 roku. Organizacja rozpoczęła swoją działalność na terenie obwodu donieckiego. Obecnie SCI rozszerza swoją działalność na osiem miast Ukrainy.

  Działamy w obszarach edukacji, ochrony dzieci, przezwyciężania ubóstwa dzieci, opieki zdrowotnej, a także prowadzimy działalność rzeczniczą związaną z ochroną dziecin.

  ROLA CEL:

  Specjalista ds. zasobów ludzkich i systemu informacyjnego (HRIS) jest odpowiedzialny za zapewnienie terminowej i dokładnej aktualizacji informacji o personelu w systemie HR Oracle, w tym Taleo dla e-rekrutacja i wdrażanie do pracy podczas zwiększania skali dużych działań w zakresie reagowania kryzysowego i faz przejściowych. 

  S/On przygotuje i opracuje mapę/podręcznik procesów biznesowych HRIS jako przewodnik dla użytkowników HR w kraju oraz aktualizację statusu jakości danych raport.

  Oczekuje się, że funkcjonariusz HRIS będzie pełnił rolę doradczą dla różnych biur lokalnych w HRIS. Wspiera różnych użytkowników HRIS w różnych wymaganych działaniach podczas wdrażania, zmiany i opuszczania systemu, sporządzania raportów i zapewniania aktualności w ciągu 3 dni od każdej zmiany.

  Specjalista HRIS przeprowadzi funkcjonalne szkolenie HR dla centralnego personelu HR wspierającego obszar HRIS i upewniając się, że użytkownicy HR ukończyli wymagane sesje szkoleniowe przed zapewnieniem dostępu do HRIS.

  SCI jest organizacją o „podwójnym mandacie” i jako taka traktowana będzie z równym priorytetem zarówno działalności humanitarnej, jak i rozwojowej.  SCI dąży do zapewnienia dzieciom podstawowych praw, takich jak przeżycie, bezpieczeństwo, stały dostęp do ochrony i edukacji. W ramach zaangażowania w pracę z dziećmi poprzez interwencje humanitarne Programy wsparcia SCI zarówno w sytuacjach nagłych, jak i chronicznych.

  Czasami, biorąc pod uwagę w kontekście Ukrainy od urzędnika HRIS będzie się oczekiwać, że będzie pracował poza normalnym profilem swojej roli, aby odzwierciedlić zwiększone nakłady wymagane w reagowaniu na sytuacje kryzysowe i będzie mógł odpowiednio zmieniać godziny pracy. 
  
  ZAKRES ROLI:

  Raportuje do: TBC

  Personel Technicznie raportujący do tego posta:

  Bezpośrednio: Stanowiska w zespole HR

  Pośredni: Inne usługi wsparcia i pozycje w programie

  Obowiązki budżetowe: Udzielanie porad dotyczących części budżetu HRIS
  
  < strong style="font-style: inherit; Font-weight: 700">KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI:

  • Koordynuje pracę użytkowników HRIS, aby zapewnić spójne utrzymanie jakości danych HR poprzez osadzanie skutecznych procesów biznesowych HR
  • Zapewnia terminową aktualizację następujących raportówd, ukończone, wyodrębnione – miesięczny raport Data Quality Status Update.
    Przegląda wprowadzanie danych HRIS do systemu HR Oracle i zapewnia terminowe wprowadzanie/aktualizację oraz wprowadzanie dokładnych informacji.
  • Prowadzi szkolenia funkcjonalne do centrum HRIS personelu w każdym biurze i zapewnia, że ​​wymagane przez HRIS działania podczas wdrażania, zmiany i usuwania są zgodne ze standardami SCI we wszystkich biurach
  • Przeprowadzanie audytu samozgodności i wymagane czyszczenie lub aktualizacja danych na kwartał
  • Ściśle współpracuje z RO, centralą i różnymi użytkownikami HRIS w celu uzyskania wsparcia potrzebnego do reakcji
  • Wsparcie w zakresie wymaganych danych potrzebnych podczas audytu zgodności
  • Korzystaj z wszystkie dostępne zasady, praktyki, listy kontrolne i wytyczne (minimalne standardy HR, zestawy narzędzi HR w sytuacjach awaryjnych) i upewnij się, że obowiązują dobre praktyki Save the Children

  Ogólne:

  • Zapewnij, że cały personel przestrzega zasad i praktyk SCI w odniesieniu do ochrony dzieci, kodeksu postępowania, zdrowia i bezpieczeństwa, równości szans oraz innych odpowiednich zasad i procedur.
  • Zapewnij bezpieczeństwo, zdrowie i dobre samopoczucie całego personelu 
  • Zapewnij, że zarządzanie personelem oraz inne procesy, zasady i systemy odzwierciedlają zasady równości i uczciwości SC.

  KOMPETENCJE DO TEJ ROLI:

  Dostarczanie wyników

  • Bierze na siebie obowiązki osobiste i pociąga innych do odpowiedzialności za realizację naszych ambitnych celów dla dzieci, stale poprawiając wyniki własne lub zespołu/organizacji.

  Sieć

  • Buduje i wykorzystuje trwałe relacje i sieci, aby wspierać pracę organizacji Save the Children wraz z jej zespołem, współpracownikami, członkami oraz zewnętrznymi partnerami i zwolennikami.

  Komunikacja z Impact

  • Komunikuje się jasno i pewnie z innymi, aby angażować się i wywierać wpływ; promuje dialog i zapewnia terminowe i odpowiednie komunikaty, budując pewność siebie i zaufanie.

  Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji

  • Podejmuje skuteczne, przemyślane i terminowe decyzje, zbierając i oceniając odpowiednie informacje z wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

  DLA AWARYJNYCH ROSPONSE

  • Promuj prawa dzieci przez coprzyczynianie się do ich dobra i ochrony w sytuacjach kryzysowych, kierując się zasadami humanitarnymi i kodeksem postępowania.
  • W sytuacjach kryzysowych powinieneś działać, aby ułatwić proces reagowania kryzysowego SCI, nadając priorytet wszystkim działaniom, za które jesteś odpowiedzialny w obszarach finansów, logistyki, programów i usług.
  • Bądź przygotowany na wsparcie interwencji SCI w odpowiedzi na sytuacje awaryjne i możesz przemieszczać się w dowolne miejsce w kraju.

  KWALIFIKACJE

  Wykształcenie do poziomu magisterskiego z odpowiedniego przedmiotu lub równoważne doświadczenie
  
  DOŚWIADCZENIE

  Niezbędne

  • 2 lata lub więcej doświadczenia w pracy z HR; 
  • Wcześniejsze doświadczenie organizacji pozarządowych w ramach złożonego programu krajowego w zakresie reagowania kryzysowego/środowisk humanitarnych
  • Udokumentowane doświadczenie operacyjne w obszarze HR – doświadczenie w świadczeniu różnych usług wsparcia HRIS menedżerom i pracownikom
  • Umiejętność szybkiego zrozumienia technologii, procesów systemowych i przekazania ich personelowi nietechnicznemu
  • Doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zgodności w HRIS i wyposażaniu użytkowników HRIS w różne działania w systemie
  • Doskonałe umiejętności radzenia sobie ze złożonymi kwestiami związanymi z zarządzaniem ludźmi i doradzania
  • Duża dbałość o szczegóły
  • Zrozumienie opieki personelu nad personelem humanitarnym, w szczególności podejścia do opieki społecznej, stresu, R&R i odprawy
  • Dobre umiejętności facylitacji i umiejętność prowadzenia odpraw/szkoleń wprowadzających
  • Dobra komunikacja (w mowie i piśmie) oraz umiejętności interpersonalne w języku angielskim, z doświadczeniem w zarządzaniu zespołami wielokulturowymi

  Dodatkowe obowiązki

  Obowiązki określone powyżej nie są wyczerpujące, a osoba pełniąca tę rolę może mieć dodatkowe obowiązki wymagane w ramach poziomu jej kompetencji i doświadczenia.

  OFERUJEMY:

  • Zatrudnienie zgodne z ustawodawstwem ukraińskim
  • Godziny pracy od 09:00 do 17:00
  • Ubezpieczenie medyczne i na życie od pierwszego dnia roboczego
  < li>Kursy języka angielskiego opłacane przez organizację
  • Biuro w centralnej części miasta
  • Kawa i ciasteczka w biurze

  Ochrona dzieci:

  Musimy zapewnić dzieciom bezpieczeństwo, więc nasz proces selekcji, który obejmuje rygorystyczną weryfikację przeszłości, odzwierciedlał nasze zaangażowanie w ochronę dzieci przed molestowaniem.

  Zdrowie i bezpieczeństwo:

  Osoba pełniąca tę rolę musi wykonywać swoje obowiązki zgodnie z zasadami i procedurami SCI dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.

  Jeśli jesteś zainteresowany ofertą pracy, czekamy na Twoją aplikację. CV w języku angielskim będzie dodatkowym atutem. Będziemy wdzięczni również za podanie oczekiwanego poziomu wynagrodzenia oraz wysokości poziom znajomości języka angielskiego.