Asystent HR i Administracji w The Lutheran World Federation

Typ stanowiska i data zamknięcia     Asystent HR i administratora                                        

Poziom odpowiedzialności: klasa 3

Stacja dyżurna: Charków

Rozpoczęcie data: tak szybko, jak to możliwe 

Czas pracy: 100%, praca na pełny etat

Czas trwania umowy: umowa na 6 miesięcy z możliwością przedłużenia

Termin składania wniosków: Jak najszybciej

Raportowanie do: Starszego specjalisty ds. kadr i administracji

LWF World Service to międzynarodowa organizacja zajmująca się pomocą humanitarną i rozwojową Światowej Federacji Luterańskiej (ŚFL). Dziś ŚFL jest powszechnie uznaną organizacją międzynarodową, obecną w ponad 20 krajach. W odpowiedzi na kryzys na Ukrainie LWF Ukraina rozpoczęła dużą operację humanitarną w mieście/obwodzie Charków w obszarach rehabilitacji schronisk, przygotowania do zimowania, rehabilitacji schronisk szkolnych, ochrony, w tym zdrowia psychicznego i wsparcia psychospołecznego (MHPSS) oraz dystrybucji żywności i NFI. Wcześniej ŚFL Ukraina udzielała pomocy humanitarnej w obwodzie czernihowskim, a obecnie przeprowadza ocenę potrzeb w celu rozszerzenia pomocy humanitarnej dla dotkniętej ludności w obwodzie sumskim. Celem ŚFL Ukraina jest wspieranie osób wewnętrznie przesiedlonych, osób powracających i innych dotkniętych społeczności w obwodach charkowskim i sumskim. LWF Ukraine koordynuje i blisko współpracuje z Rządem Ukrainy, władzami lokalnymi, kościołem członkowskim ŚFL, członkami ACT Alliance, organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, międzyagencjami ONZ i innymi właściwymi stronami zainteresowanymi, aby zapewnić skuteczną realizację swoich programów. 

CEL: wsparcie w prowadzeniu dokładnej i kompletnej dokumentacji kadrowej, a także pomoc w sprawnym codziennym funkcjonowaniu biura, zgodnie z wewnętrznymi politykami i wymogami ukraińskiego ustawodawstwa.

Zadania funkcjonalne 

1. Human RAdministracja zasobami

• Prowadzenie i aktualizacja akt osobowych pracowników (formularze, wnioski, zlecenia, kopie dokumentów, umowy o pracę).
• Wsparcie administracyjne w przygotowaniu rekrutacji na wolne stanowiska pracy.
• Przygotowywanie zamówień kadrowych w sprawie zatrudnienia, przeniesienia, urlopu, podróży służbowych i zwolnień.
• Zarządzanie książeczkami pracy, kartami osobowymi (P-2, P-2DS) oraz zapewnienie właściwej archiwizacji.

2. Akta wojskowe

• Prowadzenie rejestracji wojskowej
• Sprawdzanie dokumentów wojskowych w trakcie rekrutacji.
• Zgłaszanie zmian dotyczących pracowników do Terytorialnych Centrów Rekrutacji

3. Raportowanie do władz stanowych

• Przesyłanie powiadomień o zatrudnieniu pracowników do Służby Podatkowej.
• Przesyłanie raportów do TCC i Państwowej Służby Statystycznej (jeśli dotyczy).

4. Urlopy (roczne, socjalne, bezpłatne)

• Tworzenie i monitorowanie planów urlopów.
• Przygotowywanie zamówień urlopowych.
• Organizowanie urlopów socjalnych (dla matek/ojców, z okazji porodu, zawarcia związku małżeńskiego, żałoby rodzinnej). 
• Rozpatrywanie urlopów bezpłatnych zgodnie z Ukrąindyjskie prawo pracy.

5. Ewidencja czasu pracy i zwolnień lekarskich

6. Archiwizacja dokumentów

• Tworzenie i przechowywanie akt osobowych, sporządzanie inwentarzy akt, przekazywanie ich do archiwów.
• Zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z Ustawą Ukrainy.

7. Funkcjonowanie biura

• Zapewnianie sprawnego codziennego funkcjonowania biura, w tym:

 Zakup artykułów biurowych, wody, kawy, artykułów gospodarstwa domowego i artykułów papierniczych oraz prowadzenie ewidencji zapasów.

• Utrzymywanie zorganizowanego, funkcjonalnego i bezpiecznego środowiska pracy.
• wspieranie codziennych potrzeb operacyjnych w miarę ich pojawiania się

8. Dokumentacja i obsługa dokumentów

• gromadzenie, rejestrowanie, organizowanie i przekazywanie dokumentów (zarówno cyfrowych, jak i papierowych);
• zapewnianie terminowego obiegu i archiwizacja dokumentów;
• wspieranie obiegu dokumentów dla operacji w Kijowie oraz współpraca z wyznaczonym punktem kontaktowym dokumentacji w Kijowie;
• zapewnianie dostarczania przez biuro w Charkowie wymaganych dokumentów i utrzymywanie komunikacji w sprawie dokumentów przepływ.

9.   Dostęp IT i podstawowe wsparcie techniczne

• pomoc pracownikom w uzyskiwaniu lub dostosowywaniu dostępu do systemów wewnętrznych (Microsoft, Adobe, SharePoint, poczta e-mail itp.);
•  koordynacja z centralnym punktem IT lub zewnętrznym wsparciem IT w celu rozwiązywania problemów technicznych.
•  wspieranie tworzenia kont, resetowania haseł i dezaktywacji dostępu w razie potrzeby.

10.  Zapewnienie korporacyjnej komunikacji mobilnej

• Przygotowywanie i składanie wniosków o nowe numery komórkowe.
• Prowadzenie ewidencji firmowych kart SIM i urządzeń mobilnych.
• Zapewnianie terminowych sald doładowań i kontrola miesięcznych kosztów.
• Umawianie wymiany karty SIM, odzyskiwania utraconych numerów, blokowania/odblokowywania usług.
• Komunikacja z operatorem komórkowym w kwestiach technicznych lub finansowych problemów.

Wykształcenie/Doświadczenie/JęzykWymagania:

• Licencjat w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi, administracji, zarządzania lub dziedzin pokrewnych
• Minimum 2 lata doświadczenia w administracji kadrami, najlepiej w organizacji humanitarnej
• Znajomość ukraińskiego ustawodawstwa pracy
• Umiejętność pracy z informacjami poufnymi
• Znajomość MS Biuro
• Płynna znajomość języka ukraińskiego i biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie).

Kompetencje:  

• Dbałość o szczegóły, odpowiedzialność i silne umiejętności organizacyjne
• Podejście zorientowane na usługi
• Zorientowanie na wyniki i działanie w zespole

 Co oferujemy:

• Konkurencyjne wynagrodzenie dla odpowiedniego kandydata. 
• Dobre warunki pracy w międzynarodowym środowisku. 
• Możliwość rozwoju zawodowego i samorozwoju. 
• Ubezpieczenie medyczne osoby zajmującej stanowisko i jej rodziny. 
• Praca zdalna w przypadku niezbędnych
• 24 dni urlopu (2 dni za każdy przepracowany miesiąc). 

Jak zastosować: Prosimy o przesłanie CV i listu motywacyjnego w języku angielskim na adres [email protected]  Wiersz tematu powinien zawierać „Asystent HR i administratora”. Tylko kandydaci z krótkiej listy zostaną zaproszeni na rozmowy kwalifikacyjne.