Asystent ds. administracyjnych HR w Five Jars

Five Jars poszukuje zmotywowanego menedżera wirtualnego biura na poziomie podstawowym z siedzibą na Ukrainie, który będzie wspierał nasz dynamiczny zespół i kierownictwo wykonawcze. Ta rola jest kluczowa dla zapewnienia sprawnego codziennego funkcjonowania firmy poprzez obsługę szerokiego zakresu zadań administracyjnych firmy i zapewnianie osobistej pomocy kadrze zarządzającej na poziomie C. Jeśli jesteś osobą samodzielną, jesteś odpowiednią osobą na to stanowisko , potrafiących efektywnie zarządzać obciążeniem pracą i posiadających doskonałe umiejętności komunikacyjne. Kim jesteśmy weFive Jars to agencja cyfrowa oferująca pełen zakres usług w zakresie projektowania, strategii i tworzenia stron internetowych, która tworzy intuicyjne, oparte na danych doświadczenia internetowe. W ciągu ostatnich 6 lat zrealizowaliśmy ponad 100 projektów dla klientów z różnych branż, w tym zdrowia i fitnessu, mediów, sztuki i kultury oraz organizacji pozarządowych. Jako zespół kreatywnych i utalentowanych ekspertów, kierowany przez liderów z 15 + lata doświadczenia w technologii, kochamy nasze projekty, współpracujemy i robimy wszystko, aby zapewnić rozwój firmy i klienta.WymaganiaKompetencje twarde: Biegła znajomość programów do zarządzania biurem (np. MS Office, Google Workspace (dokumenty, arkusze kalkulacyjne, kalendarz itp.) )Doświadczenie z systemami kalendarzy online, narzędziami do zarządzania projektami i platformami współpracy. Znajomość platform rezerwacji podróży i podejść badawczych. Podstawowa wiedza na temat planowania i koordynacji wydarzeń. Możliwość pracy co najmniej 4 godziny w amerykańskiej strefie czasowej. W idealnym przypadku praca z przesunięciem do strefy czasowej w USA, aby menedżerowie na poziomie C mogli szybciej odpowiadać na pytania. Poziom języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym lub zaawansowanym, poziom konwersacji w języku ukraińskim. Mile widziane posiadanie tytułu licencjata w dziedzinie administracji biznesowej, komunikacji lub pokrewnej dziedziny. Preferowane umiejętności miękkie: Wyjątkowe. umiejętności organizacyjne i zarządzania czasemSilne zdolności komunikacyjne i interpersonalnePotwierdzona umiejętność skutecznego zarządzania wieloma zadaniami i priorytetamiWysoki stopień inicjatywy oraz umiejętność samodzielnej i zespołowej pracyNastawienie na rozwiązywanie problemów z dbałością o szczegółyProaktywność: jeśli coś nie jest jasne – nie bój się zadawać pytańObowiązkiPoziom C Pomoc w zarządzaniu (30%)Komunikacja w niektórych kwestiach związanych z dokumentacją (np. komunikacja z prawnikiem na temat postępów w przygotowaniu dokumentów)Wyznaczanie zadań dla wykonawców i monitorowanie terminówPomoc w zarządzaniu kalendarzem, np. umawianie wizyt lekarskichBadania dotyczące różnych obszarów (np. na przykład badaj konkretnych lekarzy lub szkoły) Rezerwuj spotkania biznesowe, wybieraj i rezerwuj restauracje itp. Dział obsługi personelu (25%) Administracja świadczeniami: Nadzór nad codziennym administrowaniem programami świadczeń pracowniczych Analiza i testy porównawcze świadczeń: Przeprowadzanie regularnych testów porównawczych i analiz programy świadczeń pracowniczych mające na celu ocenę konkurencyjności, efektywności kosztowej i zadowolenia pracowników. Pomoc i wsparcie dla pracowników: Służy jako źródło informacji dla pracowników, którzy mogą odpowiadać na pytania, wątpliwości i problemy związane ze świadczeniami. Zapewnianie spersonalizowanych wskazówek, rozwiązywanie sporów i reprezentowanie potrzeb pracowników we współpracy z HR Zarządzanie świętami narodowymi i komunikacja: aktualizacja listy świąt narodowych w różnych krajach (Polityka i HRIS), przekazywanie zespołowi aktualizacji i przypomnień Zarządzanie programami edukacyjnymi: Zapewnianie wszystkich wymaganych wsparcie, takie jak komunikacja z prelegentami, zarządzanie wydatkami, ogłoszenia zespołów, wysyłanie materiałów do nauki itp. Wsparcie i uczestnictwo w projektach HR Zarządzanie podróżami (20%) Rezerwacja podróży: Koordynacja i rezerwacja transportu (loty, pociągi, wypożyczone samochody) i zakwaterowania (hotele, apartamenty) zgodnie z preferencjami podróżnego, budżetem i polityką firmy. Zarządzanie wydatkami: monitorowanie wydatków na podróże i przetwarzanie raportów z wydatków. Opracowywanie polityki podróży: opracowywanie i aktualizacja zasad i procedur dotyczących podróży w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe, trendy branżowe i wymogi regulacyjne. Wsparcie dla podróżnych: zapewnianie pomocy i wsparcia podróżni przed, w trakcie i po podróży, w tym porady dotyczące podróży, pomoc wizowa, ubezpieczenie podróżne i całodobowe wsparcie w nagłych wypadkach Zarządzanie wydarzeniami (15%)Organizowanie wydarzeń offline: Organizowanie wydarzeń osobistych dla zespołu, od koncepcji po realizacjęRozwój i realizacja działań online: proponowanie i organizowanie wirtualnych działań i spotkań z zespołem Zarządzanie wydatkami: zarządzanie finansowymi aspektami planowania i realizacji wydarzeń Zarządzanie towarami korporacyjnymi (10%) Wybór produktów: badanie i wybór gamy produktów i markowych towarów, które odpowiadają tożsamość marki firmy, wartości i preferencje ludzi Zarządzanie dostawcami: Identyfikacja i nawiązywanie relacji z dostawcami, negocjowanie umów, cen i warunków świadczenia usług w celu zapewnienia opłacalności i terminowej dostawy towarów Projektowanie i budowanie marki: Współpraca z wewnętrznym zespołem projektowym w celu tworzenia niestandardowych projektów Zapasy Zarządzanie: Zarządzanie i nadzorowanie przechowywania towarów. Realizacja zamówień i dystrybucja: Zarządzanie procesem zamawiania, koordynacja z dostawcami w celu przetwarzania zamówień, organizowanie wysyłki lub dostawy oraz śledzenie statusu przesyłki. Kontrola jakości: Zapewnianie jakości towarów. Dodatkowe szczegóły. Opis zespołu, z którym należy współpracować. : Chief Executive Officer (CEO) i Chief Operations Officer (COO) Specjalista ds. HR Potencjalnie jeszcze kilka osób z zespołu Jakie możliwości rozwoju kryje się w tej roli: Specjalista ds. komunikacji / zaangażowania Specjalista ds. podróży / wydarzeń Specjalista ds. L&D Specjalista ds. brandingu HR Proces rekrutacji: Zadanie testowe Wywiad przesiewowy z rekruterem Kwalifikacja Rozmowa kwalifikacyjna Rozmowa kwalifikacyjna Sprawdzenie referencjiProponujemy pracę w 100% zdalnąRozwój zawodowy i regularne przeglądy wyników Benefity takie jak urlop, zwolnienie lekarskie, dzień wolny w święta państwowe Elastyczny grafik i 7-godzinny dzień pracy Happy Hour w każdy piątek z członkami zespołu Pomoc w nauce nowych rzeczy (kursy, książki itp.) )Wsparcie w uczestnictwie w konferencjach Ciepłe i przyjazne środowisko pracy Elastyczność w podejmowaniu decyzji, brak mikrozarządzania Szacunek i wsparcie przy wszystkich działaniach Budowanie zespołu i inne rodzaje działań zespołowych online/offline Pokaż więcej Pokaż mniej Должностной уровень Другое Тип занятости Полный рабочий д ень Должностные обязанности Кадровое сопровождение Отрасли ИТ- услуги i ИТ-konсалтинг