Lider Zespołu HR i Administracji w Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Dańska Rada ds. Uchodźców (DRK)to międzynarodowa organizacja pozarządowa, która promuje i wspiera długoterminowe rozwiązania problemów, z którymi borykają się uchodźcy i osoby wewnętrznie przesiedlone na całym świecie. 

DRB poszukuje obecnie proaktywnego i zorientowanego na szczegóły Lidera działu kadr i administracji, który dołączy do naszego zespołu w mieście Sumi.

Ogólny cel roli:

Pod kierownictwem Menedżera ds. administracyjno-gospodarczych (Menedżer ds. usług wsparcia) kierownik zespołu ds. kadr i spraw administracyjnych odpowiada za koordynację i zarządzanie pracą zespołu HR oraz zespołu ds. administracyjnych, w szczególności za procesy rekrutacji, zarządzanie umowami, monitorowanie i dokumentację rejestracyjną zgodnie z politykami DRB i ustawodawstwo Ukrainy. Do obowiązków należy także administracja takimi procesami jak wynajem lokali, rejestracja zagranicznych kolegów, organizacja wydarzeń, rezerwacja wycieczek oraz prowadzenie ewidencji zapasów administracyjnych. 

Do Twoich głównych obowiązków na stanowisku będzie należeć:

• Prowadzenie procesu rekrutacji dla regionu, w tym reklama, shortlisting, rozmowy kwalifikacyjne, weryfikacja rekomendacji i przygotowanie odpowiednich dokumentacji.
• Zapewnianie zgodności dokumentacji kadrowej z przepisami prawa z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych. Współpraca z innymi biurami DRB na Ukrainie w celu terminowej i dokładnej wymiany dokumentacji.
• Realizacja zatrudniania, przenoszenia i zwalniania pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy, regulaminami, instrukcjami, a także poleceniami Szefa Przedstawicielstwa.
• Tworzenie i zarządzanie aktami osobowymi pracowników, zapewnienie terminowego przesyłania tych spraw do Centrali DRB.
• Zapewnienie przestrzegania Polityki Urlopowej przez wszystkich pracowników DRB w obszarze: odpowiedzialność
• Przygotowywanie zamówień wewnętrznych i przekazywanie ich do archiwum Centrali DRK.
• Pełnienie roli użytkownika HR w systemie DRC Dynamics (ERP), w tym przetwarzanie przyjęć, zwolnień i przedłużania umów, weryfikacja wniosków urlopowych i ich zatwierdzanie, a także zarządzanie płatnościami i odszkodowaniami.
• Koordynowanie przekazywania informacji o ubezpieczeniu zdrowotnym do zakładu ubezpieczeń zgodnie ze zmianami na liście pracowników; koordynuj zapytania pracowników z firmami ubezpieczeniowymi.
• Przygotuj i przedkładaj wymagane miesięczne raporty do celów audytu.
• Zapewnij prowadzenie rejestrów wszystkich informacji związanych z zasobami ludzkimi i ich terminowośćprzesłanie do odpowiednich stron.
• Sformułuj wszystkie niezbędne umowy, zezwolenia i licencje niezbędne do działalności DRB w biurze Sumy, w ustalonych terminach.
• Stwórz i utrzymuj efektywny system przechowywania dokumentów, w tym archiwizacji kluczowych materiałów. 
• Zapewnij comiesięczne aktualizacje grafików pracowników biur regionalnych.
• Zarządzaj pracą zespołu administracyjnego i zapewniaj wsparcie techniczne w zakresie wyszukiwania nowych pomieszczeń, rezerwacji zakwaterowania i biletów.
• Zapewniaj zgodność z procedurami DRB i darczyńców oraz przez cały czas korzystaj z opłacalnych procesów.
• Zapewnij terminowe wypełnianie i składanie wymaganych raportów administracyjnych.
• Zapewniaj regularne (cotygodniowe i miesięczne) aktualizacje wszystkich modułów śledzenia administracyjnego zgodnie z wymaganiami, w tym lokali, płatności, dostaw i materiały eksploatacyjne.
• Zapewnij praktyczne szkolenia całemu zespołowi HR/administracyjnemu w regionie i w razie potrzeby zwróć się o wsparcie do centralnego działu kadr.

O Tobie:

Aby odnieść sukces na tym stanowisku, oczekujemy, że będziesz mieć co najmniej 3-letnie doświadczeniew działach HR, administracji, pracy informacyjnej lub w pokrewnej dziedzinie. Ponadto oczekujemy od Ciebie również:

Wymagania obowiązkowe:

• Wykształcenie wyższe na specjalności „Zarządzanie personelem i prawo pracy”, „Prawo”, „Działalność dokumentacyjna i informacyjna”, „Księgowość” lub w branży pokrewnej.
• Doskonałe zarządzanie czasem i organizacją.
• Doskonałe zarządzanie czasem i organizacją umiejętności, umiejętność skutecznego ustalania priorytetów i wykonywania wielu zadań jednocześnie.
• Silne poczucie uczciwości osobistej, zrozumienie zasad poufności i etyki zawodowej.
• Doskonała znajomość MS Word, Excel, PowerPoint i innych narzędzi internetowych.
• Wymagana znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.

Wszystkie stanowiska DRB wymagają od swoich pracowników posiadania kluczowych kompetencji określonych przez DRB:

• Dąż do doskonałości: Skoncentruj się na osiąganiu wyników przy jednoczesnym zapewnieniu wydajności procesów.
• Współpraca: Angażowanie odpowiednich stron i zachęcanie ich do przekazywania informacji zwrotnych.
• Inicjatywa: Osobista kontrola sytuacji i przejmowanie inicjatywy, przy jednoczesnym dążeniu do innowacji.
• Komunikacja:Umiejętność skutecznego słuchania i mówienia oraz szczerze.
• Uczciwość:przestrzeganie i promowanie najwyższych standardów etycznego i zawodowego postępowania w odniesieniu do wartości DRB i Kodeksu postępowania, w tym ochrona przed wykorzystywaniem seksualnym, przemocą i molestowaniem. 

Proces aplikacji

Wszyscy kandydaci muszą przesłać list motywacyjny i zaktualizowane CV (nie więcej niż cztery strony) w języku angielskim.

Aplikacje przesłane drogą mailową nie będą brane pod uwagę. Termin składania wniosków: 7 grudnia 2025 r. 400;font-style: normal">Informujemy, że selekcja kandydatów będzie prowadzona na bieżąco. DRB zastrzega sobie prawo do wybrania kandydata przed datą zamknięcia wakatu, po zidentyfikowaniu odpowiedniego kandydata.