Specjalista ds. kadr i administracji/Konsultant ds. personalnych i administracyjnych w Save the Children

Save the Children International to wiodąca międzynarodowa organizacja humanitarna, która od ponad 100 lat chroni prawa dzieci na całym świecie. Działamy w ponad 100 krajach, reagując na sytuacje nadzwyczajne, wdrażając innowacyjne programy rozwojowe i broniąc interesów dzieci na poziomie globalnym.

Naszą działalność na Ukrainie rozpoczęliśmy w 2014 roku. Od tego czasu znacznie rozszerzyliśmy naszą obecność geograficzną, zapewniając wsparcie dzieciom i rodzinom dotkniętym wojną. Działamy w takich obszarach jak edukacja, ochrona dzieci, bezpieczeństwo żywnościowe i wsparcie społeczne, a także prowadzimy działania rzecznicze mające na celu zapewnienie trwałych zmian w życiu dzieci.

CEL STANOWISKA

Specjalista ds. HR i administracji jest odpowiedzialny za skuteczną realizację procesów HR i procedur administracyjnych zgodnie z polityką, standardami i wymogami lokalnego prawa pracy organizacji Save the Children International (SCI). Stanowisko polega na zapewnieniu bezpośredniego wsparcia technicznego i operacyjnego Koordynatorowi ds. kadr/administracji oraz menedżerom w obszarach rekrutacji, zarządzania personelem, zarządzania dokumentacją, płacami i ogólnej administracji biurowej.

Komponent HR roli koncentruje się na wspieraniu i koordynowaniu działań HR, w tym: rekrutacji, onboardingu, zarządzaniu danymi płacowymi, rozliczaniu urlopów i wyników oraz prowadzeniu dokładnej i zgodnej z przepisami dokumentacji osobowej. pracowników.

Kierownictwo administracyjne zapewnia sprawną codzienną działalność biura, w tym przetwarzanie płatności, logistykę, zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne, działania związane z dobrostanem personelu i koordynację personelu pomocniczego.

Stanowisko wymaga silnych umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych, dbałości o szczegóły oraz umiejętności pracy z wieloma priorytetami w dynamicznym środowisku humanitarnym.

Biorąc pod uwagę kontekst Ukrainy, specjalista ds. kadr i administracji może być zaangażowany w realizację zadań wykraczających poza standardowy profil roli, aby wspierać reagowanie kryzysowe i działalność biznesową ciągłość.

KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI

Odpowiedzialność HR

• Gromadzenie danych pierwotnych (dane osobowe, umowy/umowy, podpisane polisy, certyfikaty odbycia szkoleń, oświadczenia itp.) i zapewnienie ich dostępności w aktach osobowych
• Przygotowywanie umów HR, dokumentów, zamówień, pism, zaświadczeń zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy
• Wsparcie HR Koordynator w zakresie śledzenia realizacji grafików dla personelu krajowego i międzynarodowego
• Przyjmowanie, weryfikacja i księgowanie wniosków urlopowych, aktualizacja Leave Tracker
• Prowadzenie i regularna aktualizacja informacji na temat adaptacji nowych pracowników
• Komunikacja z zespołem IT w zakresie spraw firmowej poczty elektronicznej
• Prowadzenie trackerów (urlopy, rekrutacje itp.) w celu szybkiego dostępu do informacji
• Wsparcie Koordynatora HR/Administratora w przygotowaniu danych do przelewów płacowych dokumenty do działu finansowego
• Zarządzanie dokumentacją dla personelu pomocniczego (umowy, akty, listy polecające, raporty z podróży itp.)
• Pomoc w aktualizacjiSystemy Performance Management i przygotowywanie raportów według potrzeb
• Wsparcie w codziennych zadaniach HR
• Pomoc przy rejestracji ubezpieczeń personelu
• Przygotowanie dokumentacji do interakcji z podmiotami zewnętrznymi (rejestracja, opodatkowanie, ubezpieczenia, szkolenia i rozwój, wellbeing itp.)
• Wsparcie rekrutacyjne zgodnie z zasadami Bezpiecznej Rekrutacji
• Terminowe i prawidłowe wprowadzanie danych do systemu Oracle HR

Administracyjne Obowiązki

• Wsparcie realizacji procesów i protokołów biurowych zgodnie z SPO SCI
• Inicjowanie wniosków o płatność za wynajem biura, pensjonatu i usług komunalnych w mieście Dniepr
• Przetwarzanie bieżących płatności administracyjnych
• Przekazywanie zatwierdzonych dokumentów płatności do działu finansowego
• Księgowanie kart SIM dla pracowników południa biura
• Księgowanie kluczy do biura i gości dom
• Organizacja transportu i zakwaterowania personelu i gości
• Kontrola pracy personelu sprzątającego i jego raportów
• Monitoring stanu technicznego biura i pensjonatów
• Rejestracja korespondencji wychodzącej
• Obsługa administracyjna imprez socjalnych dla personelu
• Zakup materiałów biurowych
• Wsparcie logistyczne wizyt, delegacji i konsultantów
• Przygotowanie materiałów powitalnych i organizacja spotkań pokojów
• Prowadzenie harmonogramów wizyt oraz przekazywanie informacji do zespołów ds. bezpieczeństwa i floty
• Pełni rolę osoby odpowiedzialnej za koordynację wewnętrznej obsługi delegacji i konsultantów.
• Zakup artykułów papierniczych, mebli, materiałów reklamowych
• Księgowość i dystrybucja materiałów promocyjnych
• Obsługa wydarzeń organizacji wewnętrznej i zewnętrznej
• Praca z korespondencją i przesyłkami
• Drukowanie i wydawanie identyfikatorów
• Organizacja święta wewnętrzne i powitania
• Koordynacja harmonogramu korzystania z przestrzeni spotkań i wydarzeń

KWALIFIKACJE I DOŚWIADCZENIE

Wykształcenie
• Certyfikat ukończenia studiów, wykształcenie wyższe będzie dodatkowym atutem

Kwalifikacje
• Znajomość prawa pracy Ukrainy
• Doświadczenie lub znajomość pracy w organizacji pozarządowej – mile widziane
• Doświadczenie w pracy z Oracle HR / Taleo – pożądane
• Doskonałe umiejętności interpersonalne
• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (B2 lub wyższy) oraz ukraińskiego/rosyjskiego
• Pewna siebie obsługa komputera PC (MS Office, bazy danych)
• Dbałość o szczegóły, organizacja, umiejętność pracy z informacjami poufnymi
• Umiejętność pracy z dużym obciążeniem

Doświadczenie (obowiązkowe)
• Minimum 1 rok doświadczenia w HR/Admin lub pracy z danymi

DODATKOWE OBOWIĄZKI

Lista obowiązków nie jest wyczerpująca. Pracownik może być zaangażowany w wykonywanie dodatkowych zadań w granicach swoich kwalifikacji i doświadczenia.

Oferujemy

• Urzędowe zatrudnienie zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy
• Międzynarodowe warunki pracy
• Dzień pracy od 9:00 od 17:00 do 17:00
• Ubezpieczenie medyczne
• Ubezpieczenie na życie
• Możliwości dna szkolenia i rozwój zawodowy

Polityka ochrony dzieci:

Musimy zapewnić bezpieczeństwo dzieci, dlatego nasz proces selekcji obejmuje rygorystyczną weryfikację przeszłości i odzwierciedla nasze zaangażowanie w ochronę dzieci przed molestowaniem.

Zdrowie i bezpieczeństwo:

Od wszystkich pracowników oczekuje się wykonywania swoich obowiązków zgodnie z naszą globalną polityką przeciwdziałania molestowaniu.

Różnorodność, równość i włączenie:

SCI angażuje się w tworzenie prawdziwie włączającej, skutecznej i reprezentatywnej kultury organizacyjnej, promując równość i różnorodność wśród swoich pracowników oraz eliminując bezprawną dyskryminację.

Gotowe zatrudnij pracownika niepełnosprawnego.

Zapobieganie oszustwom, przekupstwu i korupcji

Urzędnik musi wypełniać niezbędne obowiązki zgodnie z Polityką dotyczącą zwalczania nadużyć finansowych, przekupstwa i korupcji oraz dopilnować, aby podczas pełnienia obowiązków służbowych nie wystąpiły żadne przypadki oszustwa, przekupstwa, kradzieży ani korupcji obowiązki.

Jeśli jesteś zainteresowany ofertą pracy, prosimy o przesłanie CV w języku angielskim i oczekiwanego poziomu wynagrodzenia do 02.04.2026.