Koordynator HR i Administracji / Ekspert HR i Administracji w Save the Children

Save the Children International to wiodąca międzynarodowa organizacja humanitarna, która od ponad 100 lat chroni prawa dzieci na całym świecie. Działamy w ponad 100 krajach, reagując na sytuacje kryzysowe, wdrażając innowacyjne programy rozwojowe i broniąc interesów dzieci na poziomie globalnym.

Naszą działalność na Ukrainie rozpoczęliśmy w 2014 roku. Od tego czasu znacznie rozszerzyliśmy naszą obecność geograficzną, zapewniając wsparcie dzieciom i rodzinom dotkniętym wojną. Działamy w takich obszarach jak edukacja, ochrona dzieci, bezpieczeństwo żywnościowe i pomoc społeczna, a także prowadzimy działalność rzeczniczą mającą na celu zapewnienie trwałych zmian w życiu dzieci.

Cel stanowiska:

Ekspert ds. kadr i administracji zapewnia skuteczne, zorientowane na ludzi i responsywne wsparcie Południowego Biura Regionalnego w obszarze zarządzania personelem i procesów administracyjnych. Stanowisko to jest kluczowe dla pracowników i kierowników działów, gdyż wiąże się z kompleksowym wsparciem w kwestiach rekrutacji, onboardingu nowych pracowników, stosunków pracy, zarządzania danymi kadrowymi, a także bieżących zadań administracyjnych – m.in. organizacji biura, koordynacji logistyki oraz zapewnienia pracownikom podróży i zakwaterowania. W ścisłej współpracy z Dyrektorem Regionalnym, Menedżerem HR i odpowiednimi działami, osoba piastująca ten urząd zapewnia zgodność z ukraińskim prawem pracy, polityką Save the Children i wewnętrznymi standardami operacyjnymi. Ekspert ds. Zasobów Ludzkich i Administracji przyczynia się do tworzenia efektywnego, bezpiecznego i włączającego środowiska pracy, które pozwala pracownikom dobrze wykonywać swoje obowiązki i osiągać pozytywne rezultaty dla życia dzieci.

Główne obowiązki

• Być główną osobą kontaktową w sprawach kadrowych i administracyjnych Południowego Biura Regionalnego, zapewniając aktywną komunikację z pracownikami i skuteczne świadczenie usług HR w ścisłej współpracy z Menedżerem w zakresie wyboru, dostarczania i wykorzystania personel.
• Zapewnij pełną zgodność procesów i dokumentacji kadrowej z prawem pracy Ukrainy i polityką wewnętrzną organizacji.
• Koordynuj procesy wdrażania i odejścia pracowników biura regionalnego, zapewniając terminowe przetwarzanie wszystkich niezbędnych dokumentów i aktualizację informacji w systemach kadrowych.
• Prowadź dokładną i kompletną dokumentację kadrową, w tym akta osobowe, karty osobowe (formularz P-2), umowy o pracę, umowy dodatkowe i zlecenia kadrowe; zapewnia ich właściwą archiwizację i przekazywanie do Centrali.
• Przygotowywanie, sprawdzanie i aktualizacja dokumentów kadrowych (umowy o pracę, zarządzenia o przyjęciu, przeniesieniu, zmianie warunków pracy, urlopie, zwolnieniu itp.) zgodnie z wymogami przepisów prawa i procedurami wewnętrznymi.
• Prowadzenie i kontrola harmonogramów urlopów, rejestracja zwolnień lekarskich, ewidencja świadczeń i okresów ubezpieczenia; w razie potrzeby przygotuj referencje z miejsca pracy oraz dokumenty dla Funduszu Emerytalnego.
• Zapewnij terminowe przekazywanie zespołom danych kadrowych, raportów i konsultacjii kierownictwo regionalne w celu wsparcia procesu decyzyjnego.
• Wkład w rozwój, wdrażanie i okresowy przegląd polityk, procedur i uzasadnień biznesowych HR w celu zwiększenia efektywności, oszczędności i zgodności z przepisami.
• Utrzymuj spójność i porządek dokumentacji personalnej i praktyk HR w regionie, w tym zgodność z wymogami ochrony danych osobowych.
• Wkład w realizację strategicznych inicjatyw HR w koordynacji z Menedżerem ds. Rekrutacji, Zaopatrzenia i Wykorzystania oraz wspieraj Dyrektora ds. Personalnych Zasoby i administracja w strategicznym planowaniu zasobów ludzkich.
• Bierz udział w inicjatywach organizacyjnych Save the Children i projektach globalnych mających na celu poprawę praktyk HR i poprawę doświadczenia pracowników.
• Przestrzegaj i promuj Politykę ochrony dzieci Save the Children, Kodeks postępowania, Zapobieganie molestowaniu i inne obowiązkowe standardy w codziennym życiu.
• Wykonuj inne zadania zlecone przez dyrektora południowego biura regionalnego lub działu kadr i administracji, zgodnie z celami stanowiska.

Obowiązki administracyjne

• Nadzorowanie codziennych działań administracyjnych Południowego Biura Regionalnego i zakwaterowania gości.
• Inicjowanie wniosków o płatność za wszystkie wynajmowane pomieszczenia SCI (w tym apartamenty dla personelu międzynarodowego, zakwaterowanie dla gości, czynsz za biuro itp.) i inne powiązane płatności.
• Upewnij się, że dostępne są wszystkie odpowiednie i prawidłowe dokumenty potwierdzające wszystkie płatności.
• Przygotuj miesięczne raporty dotyczące korporacyjnych korzystanie z kart kredytowych, wydatki na taksówki i przyczynianie się do miesięcznego planowania budżetu biura terenowego.
• Nadzoruj osoby sprzątające, aby zapewnić dobry stan obiektów biurowych i gościnnych.
• Przygotuj i aktualizuj dokumentację administracyjną, w tym umowy z dostawcami, umowy najmu i inne powiązane dokumenty.
• Organizuj i monitoruj całą logistykę i ustalenia dotyczące zakwaterowania dla personelu i gości.
• Zapewnij terminową komunikację i koordynację z zespołami ds. łańcucha dostaw, finansów i bezpieczeństwa, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie biura biuro.
• Wspieranie opracowywania budżetów operacyjnych i pomoc w przygotowywaniu raportów dla kierownictwa i innych zainteresowanych stron, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Wspieranie organizacji wydarzeń (szkoleń, konferencji), spotkań z kluczowymi interesariuszami, darczyńcami i partnerami; uczestniczyć w spotkaniach, jeśli jest to konieczne, aby zapewnić odpowiednie wsparcie.

Aby odnieść sukces, musisz posiadać:

• stopień magistra w zakresie administracji biznesowej, nauk społecznych lub dziedziny pokrewnej.
• Co najmniej 5 lat doświadczenia jako generalista HR lub koordynator HR, najlepiej w organizacji międzynarodowej.
• Dogłębne zrozumienie procesów HR, w tym prawa pracy Ukrainy, doboru personelu, interakcji z pracownikami, systemów wynagrodzeń i świadczeń, interpretacji polityk i procesów zmian organizacyjnych.
• Umiejętność skutecznej interakcji i współpracy z menedżeramiwyższą kadrę kierowniczą, a także przyczyniać się do rozwoju kompetencji HR w zespołach.
• Proaktywność, umiejętność szybkiego rozwiązywania problemów, w tym oceny i minimalizacji ryzyka oraz adaptacji w dynamicznym środowisku.
• Doskonałe umiejętności komunikacji (pisemnej i ustnej) oraz umiejętność przekazywania jasnych, praktycznych rekomendacji HR. 
• Rozwinięte umiejętności prezentacji, facylitacji i interpersonalne.
• Umiejętność pracy w zespole, umiejętność budowania pozytywnych relacji roboczych na wszystkich poziomach interakcji.
• Biegła obsługa pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) oraz doświadczenie w zakresie platform cyfrowych do procesów i badań HR. 
• Zaangażowanie w zasady różnorodności, równości, inkluzywności oraz misję i wartości Save the Children.
• Bieżąca znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie); obowiązkowa znajomość języka ukraińskiego.

Oferujemy

• Urzędowe zatrudnienie zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy
• Międzynarodowe warunki pracy
• Praca w godzinach od 9:00 do 17:00
• Ubezpieczenie medyczne
• Ubezpieczenie na życie i zdrowie
• Możliwość szkoleń i rozwoju zawodowego

Polityka ochrony dzieci:

Musimy zapewnić bezpieczeństwo dzieci, dlatego nasz proces selekcji obejmuje rygorystyczną weryfikację przeszłości i odzwierciedla nasze zaangażowanie w ochronę dzieci przed molestowaniem. 

Gotowość do zatrudnienia pracownika z niepełnosprawnością.

Jeśli jesteś zainteresowany ofertą pracy, prześlij swoje CV w języku angielskim do 30.11.2025. Pamiętaj, że stanowisko pozostanie otwarte na stronie do czasu znalezienia odpowiedniego kandydata.

W swoim liście motywacyjnym podaj oczekiwane wynagrodzenie i poziom znajomości języka angielskiego.