Asystent HR i Administracji w International Medical Corps

Międzynarodowy Korpus Medyczny nigdy nie wymaga od kandydatów datków, płatności ani innych transakcji pieniężnych. Jeśli w związku z zatrudnieniem zostaniesz poproszony o pieniądze, zgłoś to Międzynarodowemu Korpusowi Medycznemu na stronie internetowej w celu zgłoszenia niewłaściwego postępowania: www.InternationalMedic alCorps.ethicspoint.com. Prosimy nie przesyłać CV ani aplikacji na tę stronę, nie będą one brane pod uwagę.

Opis stanowiska:

Asystent ds. kadr i administracji będzie współpracował z zespołem MMK (Międzynarodowy Korpus Medyczny) i zapewniał wspieranie zespołu MMK w codziennym życiu biura, organizowanie formalności, organizowanie wycieczek, zapewnienie przyjmowania gości i tłumaczenie dokumentów, a także pomaganie starszemu specjaliście ds. zarządzania personelem w rozwiązywaniu problemów kadrowych.

Aby pomyślnie wykonać tę pracę, osoba musi być w stanie wykonać każdą ważną funkcję z lub bez niezbędne udogodnienia.

Organizacja biura i ogólna administracja

• Wsparcie w tworzeniu procesów i protokołów biurowych zgodnie ze standardowymi procedurami operacyjnymi MMK, z uwzględnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy.
• Odpowiedzialny za ogólne utrzymanie biura, w tym ponowne zamawianie materiałów eksploatacyjnych, usługi sprzątania i konserwację, prowadzenie dokładnej dokumentacji.
• < span style ="waga czcionki: 400; Font-style: normal">Przyjmowanie gości.
• Świadczenie usług tłumaczeniowych na żądanie, zarówno pisemnych, jak i ustnych, w czasie rzeczywistym.
• Skanowanie i drukowanie dokumentów.
  

Wsparcie turystyczne i wizoweimka:

• Zapewnij skuteczne wsparcie międzynarodowemu personelowi i gościom, zapewniając wizę
• Organizacja transportu i zakwaterowania (taksówki, hotele, bilety).
•  Inne specjalne obowiązki w razie potrzeby.
  

Zarządzanie personelem:

•  Wspieraj starszego specjalistę HR w rekrutacji, selekcji i zatrudnianiu nowych pracowników, wykonawców i/lub wolontariuszy MMK na Ukrainie i/lub wolontariusze w biurze terenowym.
•  Wsparcie starszego specjalisty HR w przeprowadzeniu szkolenia wprowadzającego i zapoznaniu personelu ze zaktualizowanymi instrukcjami. Zapewnienie opracowania opisów stanowisk dla nowych stanowisk, weryfikacja/weryfikacja opisów stanowisk dla istniejących stanowisk i w razie potrzeby ich przetłumaczenie.
• Wspieraj starszego specjalistę ds. zasobów ludzkich i dopilnuj, aby struktura organizacyjna i dane kontaktowe personelu, w tym profile pracowników terenowych, były regularnie aktualizowane. Dane kontaktowe personelu, w tym profile pracowników terenowych.
  
• Sprawdź, czy pracownicy prawidłowo przesyłają dane dotyczące czasu pracy; sprawdź, czy czas zapisany w kartach czasu pracy jest prawidłowy.
• Sprawdź, czy czas zapisany na karcie czasu pracy jest prawidłowy i przypisany zgodnie z jego kategorią, np. normalny, nadgodziny, urlop, choroba itp.
• li>
• Wsparcie Starszego Specjalisty HR w śledzeniu urlopów pracowników, przygotowywaniu zleceń urlopowych i harmonogramów urlopów.
• Skanowanie wszystkich dokumentów personalnych.
• Przetwarzanie umów o świadczenie usług i w razie potrzeby przygotowywanie dokumentów uzupełniających.

Wykonuj inne przydzielone obowiązki. Obowiązki i obowiązki wymienione w niniejszym dokumencie odzwierciedlają charakter i poziom przydzielonej pracy i niekoniecznie obejmują wszystkie elementy.

Wymagania minimalne:

• Licencjat z zakresu zarządzania (preferowany HR), psychologii lub dziedzin pokrewnych.

Na średnim poziomie potrzebujeszrozwijać wiedzę.

• Możliwość selekcji i gromadzenia danych do korespondencji lub raportów.
• Umiejętność dotrzymywania harmonogramów i terminów.
• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Znajomość podstawowych programów komputerowych (Microsoft Office).
• Minimum 1-3 lata doświadczenia w zakresie zarządzania biurem .
•  Doskonałe umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
•  Cierpliwość, wytrwałość, proaktywność, skupienie i umiejętność pracy w stresujących warunkach.< /li>
• Zdolność do podejmowania inicjatywy i chęć podejmowania nowych obowiązków. Wysoki poziom profesjonalizmu i wysoka etyka pracy.
• Umiejętność ustalania priorytetów pracy i pracy w trybie wielozadaniowym w dynamicznym środowisku ze zmieniającymi się priorytetami.
• Możliwość pracy samodzielnej i w zespole

Kodeks postępowania

Jeśli jest to stanowisko nadzorcze, należy dawać przykład etycznego postępowania poprzez swoje własne zachowanie i nadzorując pracę innych; upewnić się, że osoby podlegające Tobie posiadają wystarczającą wiedzę i zasoby, aby przestrzegać standardów określonych w kodeksie postępowania i etyki; monitorować przestrzeganie przepisów przez podległych pracowników; zapewnić zgodność z kodeksem postępowania oraz etyką i polityką Międzynarodowego Korpusu Medycznego, w tym polityką bezpieczeństwa i ochroną przed poniżeniem, znęcaniem się i molestowaniem seksualnym w miejscu pracy, w sposób konsekwentny i uczciwy; wspieraj pracowników, którzy w dobrej wierze zgłaszają takie problemy lub wątpliwości.

Bezpieczeństwo

Wszyscy pracownicy ponoszą wspólną odpowiedzialność i zobowiązanie do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony ludności, z którą współpracujemy, w tym szczególnie bezbronnych dorosłych i dzieci. Obejmuje to ochronę przed następującymi zachowaniami naszych pracowników lub partnerów: wykorzystywaniem i molestowaniem seksualnym; wyzysk w pracy, zaniedbywanie lub przemoc wobec dzieci, dorosłych z grupy ryzyka lub przedstawicieli LGBT; jakakolwiek forma handlu ludźmi.

Poziom możliwości

Międzynarodowy Korpus Medyczny z dumą zapewnia równe szanse zatrudnienia wszystkim pracownikom i wykwalifikowanym kandydatom, bez względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć, orientację seksualną, pochodzenie narodowe lub etniczne, wiek, niepełnosprawność czy status weterana.