Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego / Kierownik Działu Usług Wsparcia w Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Duńska Rada ds. Uchodźców (DRK) to międzynarodowa organizacja pozarządowa, która promuje i wspiera długoterminowe rozwiązania problemów, przed którymi stoją uchodźcy i osoby wewnętrznie przesiedlone na całym świecie. 

Jako szef działu administracyjnego i gospodarczego będziesz zapewniał strategiczne przywództwo i nadzór nad wszystkimi funkcjami administracyjnymi i gospodarczymi (usługi wsparcia) w DRB Ukraina (finanse, zaopatrzenie i logistyka, HR, IT i Administracja) w celu zapewnienia skutecznej, zgodnej i zakrojonej na szeroką skalę realizacji programów w złożonych warunkach działalności o wysokim poziomie ryzyka. Ta rola zapewnia, że działy administracyjne i biznesowe ułatwiają, a nie ograniczają realizację programu, zapewniając terminowe, wysokiej jakości i świadome ryzyka wsparcie operacyjne, jednocześnie chroniąc aktywa, personel i zasoby darczyńców DRB zgodnie z polityką DRB, wymogami darczyńców i ustawodawstwem krajowym.

Twoje główne obowiązki będą obejmować:

Zarządzanie i przywództwo

• Akt jako kluczowy członek kadry kierowniczej wyższego szczebla (SMT), uczestniczący w ustalaniu priorytetów strategicznych i codziennym podejmowaniu decyzji.
• Zapewnij przywództwo i kierownictwo liniowe w celu wspierania menedżerów administracyjnych i biznesowych, w tym w zakresie planowania siły roboczej, zarządzania wynikami, dobrostanu personelu i rozwoju zawodowego.
• Zapewnij świadczenie, monitorowanie i raportowanie usług wsparcia zgodnie z potrzebami programu i priorytetów operacyjnych.
• Tworzenie i utrzymywanie wysokowydajnych zespołów administracyjnych i biznesowych, które konsekwentnie zapewniają wysoką jakość, zgodność i skuteczność usług.
• Kieruj strategicznym rozwojem, zarządzaniem i ciągłym doskonaleniem działań administracyjnych i biznesowych, systemów i mechanizmów zgodności.
• Zapewnij terminowe i odpowiednie wsparcie techniczne programów zgodnie z priorytetami organizacyjnymi i akceptowalnym poziomem ryzyka.
• Nadzoruj wsparcie procesów rocznego planowania, budżetowania i przeglądu.
• Zapewnij zgodność operacji DRB na Ukrainie z polityką DRB, globalnymi wytycznymi, wymogami darczyńców i krajowymiustawodawstwa krajowego.
• Opracuj i wdrażaj podejścia strategiczne w celu zapewnienia niezawodnej zgodności z wymogami prawnymi, finansowymi i administracyjnymi we wszystkich obszarach działalności w kraju.

Zarządzanie działaniami operacyjnymi

• Zapewnij nadzór strategiczny i przywództwo techniczne nad wszystkimi funkcjami wsparcia operacyjnego na poziomie kraju.
• Zapewnij wsparcie i wzmocnienie zdolności operacyjnej DRB w celu zapewnienia szybkiego reagowania na sytuacje awaryjne, w szczególności w obszarach zaopatrzenia, logistyki i finanse.
• Zapewnij stałą adaptację działu administracyjno-ekonomicznego do zmian w zasięgu geograficznym, zakresie działalności i strategii programowej DRB.
• Zapewnij odpowiednie, terminowe i odpowiednie wsparcie dla biur regionalnych ze strony zespołów administracyjnych i ekonomicznych z centrali.
• Zarządzaj rozwojem i wdrażaniem planu zarządzania ryzykiem na poziomie kraju, identyfikując kluczowe ryzyka finansowe, prawne i operacyjne oraz odpowiednie środki w celu ich minimalizacji.
• Zapewnij dokładność, przydatność i skuteczne utrzymanie wszystkich systemy administracyjne, prawne i zgodności.
• Rozwijaj potencjał personelu administracyjnego i biznesowego w ramach operacji poprzez zorganizowany mentoring, coaching i szkolenia w miejscu pracy.
• Wkład w rozwój i wdrażanie globalnych inicjatyw DRB i wysiłków na rzecz wzmacniania systemów.
• Zapewnij regularne aktualizacje ogólnego budżetu kraju i jego wykorzystania w celu informowania o rozwoju projektu, alokacji zasobów i decyzjach o ograniczeniu kosztów; zapewniaj regularne analizy budżetu SMT w celu wsparcia podejmowania strategicznych decyzji.
• Nadzoruj wszystkie aktywne projekty, aby upewnić się, że wydatki spełniają zatwierdzone budżety i wymogi zgodności darczyńców.

Zarządzanie ryzykiem, zgodnością i audytem

• Zapewnianie wsparcia Szefowi Misji i SMT w kontaktach z darczyńcami, audytorami i władzami w kwestiach zgodności, rejestracji i audytu.
• Zapewnienie skutecznego nadzoru, kontroli wewnętrznej, audytu i dalszych działań korygujących braków związanych ze standardami operacyjnymi DRB w ramach funkcji administracyjnych i ekonomicznych.
• Zapewnij wsparcie SMT w prowadzeniu aktualnego rejestru ryzyka i zapewnieniu terminowego wdrożenia uzgodnionych środków w celu ich minimalizacji.
• Bierz udział w spotkaniach audytowych wstępnych i końcowych oraz zapewniaj pełną współpracę podczas całego audytu procesu.
• Kieruj przygotowaniem i prezentacją odpowiedzi kierownictwa na ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego.

DRC Dynamics (ERP)

• Kieruj planowaniem strategicznym w celu wzmocnienia potencjału personelu i systematycznych szkoleń związanych z funkcjonalnością DRC Dynamics (ERP).
• Korzystaj z raportów i analiz danych z DRC Dynamics, aby poprawić wydajność operacyjną, zgodność i ogólną produktywność.
• Działaj jako ekspertużytkownik DRC Dynamics, szczególnie w modułach finansów i zarządzania projektami.

O Tobie:

Aby odnieść sukces na tym stanowisku, oczekujemy, że będziesz mieć co najmniej 5 lat odpowiedniego doświadczenia i co najmniej 3 lata doświadczenia w zarządzaniu personelem. Oprócz tego oczekujemy od Ciebie następujących rzeczy:

Konieczne

• Doświadczenie w zarządzaniu operacyjnym w jednym lub kilku z następujących obszarów w sytuacjach konfliktowych: finanse, zaopatrzenie, zarządzanie zasobami ludzkimi i/lub informacjami.
• Wykształcenie wyższe w zakresie ekonomii, zarządzania przedsiębiorstwem, rozwoju międzynarodowego lub w innych odpowiednich dziedzinach.
• Dostępność cech przywódczych i kompetencji w zarządzaniu personelem.
• Zrozumienie i doświadczenie w zakresie pozyskiwania funduszy instytucjonalnych.
• Zrozumienie kontekstu i wrażliwość na dynamikę kulturową.
• Doświadczenie w systemie ERP, w tym zarządzanie zakupami, finansami i personelem.
• Doświadczenie w budowaniu potencjału współpracowników w kraju.
• Bieżąca znajomość języka angielskiego.

Preferowane

Znajomość języka ukraińskiego będzie dodatkowym atutem.

W przypadku wszystkich stanowisk DRB osoby je zajmujące muszą posiadać kluczowe kompetencje określone przez DRB:

• Dąż do doskonałości: skoncentruj się na osiąganiu wyników przy jednoczesnym zapewnieniu efektywności procesów.
• Współpraca: Angażowanie odpowiednich stron i zachęcanie ich do przekazywania informacji zwrotnych.
• Inicjatywa:Osobista kontrola sytuacji i przejmowanie inicjatywy przy jednoczesnym zaangażowaniu w innowacje.
• Komunikacja: Umiejętność słuchania oraz mówienia skutecznie i szczerze.
• Uczciwość: Przestrzeganie i promocja na najwyższym poziomieswoje standardy etycznego i zawodowego postępowania w odniesieniu do wartości i Kodeksu Postępowania DRB, w tym ochrony przed wykorzystywaniem seksualnym, przemocą i molestowaniem. 

Wynagrodzenie i warunki zgodne z Warunkami zatrudnienia pracownika krajowego i międzynarodowego Duńskiej Rady ds. Uchodźców na Ukrainie.

Procedura składania wniosków:

Wszyscy kandydaci muszą przesłać list motywacyjny i zaktualizowane CV (nie więcej niż cztery strony w języku angielskim).

Aplikacje wysyłane pocztą elektroniczną nie będą brane pod uwagę. 

Termin składania wniosków: 9 lutego 2026

Informujemy, że selekcja kandydatów będzie dokonywana na bieżąco. DRB zastrzega sobie prawo do wybrania kandydata przed datą zamknięcia wakatu, po zidentyfikowaniu odpowiedniego kandydata.