Kierownik Działu Administracji i Finansów/Zastępca Dyrektora Krajowego w Help – Hilfe zur Selbsthilfe Ukraine

Pomoc — Hilfe zur Selbsthilfe: Weare, niezależna organizacja non-profit, założona podczas wojny w Afganistanie w 1981 roku i obecnie działająca na całym świecie w 26 krajach. Help zapewnia szybką pomoc w przypadku katastrof, trwałą odbudowę oraz długoterminową pomoc rozwojową dla i z potrzebującymi, zwłaszcza w Afryce, Azji i Europie. Pomoc polega obecnie na udzielaniu doraźnej pomocy ofiarom na Ukrainie i ukraińskim uchodźcom w Mołdawii. Wraz ze swoimi silnymi lokalnymi organizacjami partnerskimi działa w szesnastu obwodach, prowadząc pomoc humanitarną poprzez działania WASH, wsparcie medyczne/psychologiczne, wsparcie mieszkaniowe, akcje pomocy zimowej i wsparcie weterynaryjne. Krótkie fakty: Stacja Dyżurna: Przedstawicielstwo Kijów na Ukrainie, z wizytami wspierającymi w terenieRaportowanie do: Dyrektora Krajowego (CD) Ukraina Zastępca Dyrektora Krajowego podczas nieobecności, takich jak wakacje, podróże, choroba itp. Godziny pracy: 40 godzin tygodniowo Czas trwania: 1 rok z możliwością przedłużenia Ogólny cel pracy Stanowisko jest częścią starszego zespołu kierowniczego i zapewnia bliskie wsparcie i zarządzanie finansami zgodnie z polityką i strategią HELP na Ukrainie. Stanowisko to ponosi ogólną odpowiedzialność za wszystkie procesy finansowe, administracyjne i zakupowe, zgodne z polityką i procedurami HELP, zgodność z wytycznymi i przepisami dla darczyńców, zapewnianie wsparcia w zarządzaniu dotacjami, a także wewnętrzne i zewnętrzne raportowanie w tym zakresie. Kierownik Działu Administracji i Finansów nadzoruje krajowe działania personelu w swoim dziale i blisko współpracuje z różnymi zespołami programowymi we wszystkich kwestiach związanych z zaopatrzeniem, finansami i budżetowaniem, zapewniając jednocześnie dokładną kontrolę finansową. Kluczowe obowiązkiZarządzanie finansamiWspieranie CD przy prawidłowym wdrażaniu systemów finansowych HELP, aby zapewnić terminowe i dokładne raportowanie finansowe przesyłane do centrali zgodnie z wymaganiami, a także nadzorować odpowiednie przepływ środków pieniężnych i regularne śledzenie planowania budżetu i wydatków. Nadzoruj i dbaj o to, aby systemy księgowe były utrzymywane w celu dostarczania informacji wymaganych do planowania, monitorowania i raportowania operacji programu, zabezpieczania aktywów, wywiązywania się ze zobowiązań i obowiązków prawnych. Upewnij się, że zasady i procedury Help , przepisy finansowe oraz mechanizmy księgowe i kontroli kosztów WINPACCS są zrozumiałe i w pełni przestrzegane. Nadzór nad terminowym przygotowaniem wszystkich obowiązkowych miesięcznych/kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowych, w tym miesięcznych raportów finansowych i zarządczych dla CD i centrali. Współpraca z CD i HQ PA, niezależnie od lidera w celu zapewnienia integralności finansowej, kadrowej i administracyjnej programu. Zapewnij dobrej jakości systemy finansowe i administracyjne (zgodnie ze standardowymi wytycznymi HELP) zostały skonfigurowane i funkcjonują na poziomie programu. Komunikuj się z różnymi działami (programem, logistyką, biurami terenowymi) i biurami, które to nadzorują. każdy przedstawia miesięczne prognozy budżetu. Na podstawie dostępnych środków pieniężnych w kraju i planowanych wydatków oraz po konsultacjach z CD, terminowo przesyłaj zatwierdzone miesięczne wnioski o fundusze do centrali. Przy wsparciu kierowników i kierowników ds. finansów/zakupów przygotowuj miesięczne/kwartalne raporty w formie papierowej i elektronicznej (za pośrednictwem WINPACCS) jeden wydatek w stosunku do budżetu projektu i terminowo przesyłaj je wraz z kopiami wszystkich papierowych rachunków i innych dokumentów związanych z wydatkami do centrali. Przygotowuj różne miesięczne listy płac, weryfikowane na płycie CD i wysyłaj wersje elektroniczne i papierowe do centrali. Pomagaj i zapewniaj bieżące powiadomienia wszystkim odpowiednim osobom personelu w zakresie procedur finansowych i upewnij się, że zespół krajowy jest przeszkolony i przestrzega wytycznych finansowych i administracyjnych. Nadzoruj wszystkie płatności krajowe na rzecz partnerów kontraktowych, dostawców i współpracowników, a także zwrot zatwierdzonych wydatków. Utrzymuj wszystkie rachunki bankowe HELP w kraju i zakładaj nowe konta zgodnie z do potrzeb programu, współpraca z CD. Zapewnienie otrzymania czytelnych miesięcznych wyciągów bankowych i przedłożenie ich wraz z miesięczną/kwartalną dokumentacją finansową do audytu. Nadzorowanie wdrażania planu zamówień zgodnego z bieżącymi i planowanymi projektami. Nadzorowanie działów finansowych i zaopatrzenia. Zapewnienie zgodności i zgodności operacji z lokalnymi przepisami i legislację poprzez zaangażowanie prawników.AdministracjaNadzoruj za pomocą płyty CD, czy standardowe procedury i zasady administracyjne są przestrzegane i stosowane w zwykłych sprawach administracyjnych, w tym w dostarczaniu dokumentów prawnych na żądanie odpowiednich władz oficjalnych.Przestrzegaj wszystkich umów najmu, w tym biur(-ów) HELP i pojazdów itp. aby zapewnić terminowe odnowienie takich umów, jeśli to konieczne. Razem z CD wspólnie przestrzegajcie wymogów prawnych HELP dotyczących rejestracji i działalności w kraju. Zapewnij bezpośrednie wsparcie HR/finansowe/administracyjne podczas misji terenowych w obszarach, w których występują luki. Podróżuj w ramach programu, aby monitorować zgodność z politykami i procedurami, przeglądaj zadania związane ze wsparciem operacyjnym i blisko współpracuj z personelem terenowym, aby ulepszyć operacyjny aspekt programu. Asysta CD w celu zapewnienia zgodności prawnej ze wszystkimi lokalnymi przepisami podatkowymi i przepisami pracy dotyczącymi umów o pracę. Procesy organizacyjne i komunikacja Utrzymuj regularną współpracę komunikacyjną/wsparcie z liderami zespołów i PMami w celu ulepszenia realizacja projektu. Organizuj regularne spotkania zespołu, a także spotkania wsparcia operacyjnego dla przejrzystości i planowania. Przeprowadzaj krótkie szkolenia administracyjne/finansowe dla zespołów terenowych. Dostarczaj informacji do raportów zewnętrznych i/lub propozycji darczyńców oraz do tworzenia nowych, realnych propozycji i budżetów dla przyszłych dotacji. Reprezentuj HELP w stanie/ Spotkania na szczeblu krajowym z kluczowymi interesariuszami Wymagane kwalifikacje i doświadczenie Dyplom ukończenia studiów wyższych w dziedzinie finansów lub zarządzania. Obywatel Ukrainy lub posiadacz zezwolenia na pobyt na Ukrainie. Co najmniej 7 lat doświadczenia na podobnym poziomie/stanowisku skupiającym się na zarządzaniu finansami w Agencji INGO/ONZ lub odpowiednim podmiocie prywatnym, takim jak bank lub oddział międzynarodowego przedsiębiorstwa na Ukrainie. Wiedza wymogów w zakresie sprawozdawczości darczyńców, takich jak niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ECHO, agencje ONZ i inni darczyńcy instytucjonalni.Silne umiejętności przywódcze, koncepcyjne i analityczne w połączeniu z wykazanymi umiejętnościami organizacyjnymi, zarządczymi i nadzorczymi.Zorientowanie na zespół, elastyczność i doskonałe umiejętności komunikacyjne.Zaawansowane umiejętności obsługi komputera , zwłaszcza Excel i programy księgowe (najlepiej WINPACCS/ lub SAGE). Umiejętności szkoleniowe, coachingowe i mentorskie. Możliwość pracy w niestabilnym, szybko zmieniającym się i niepewnym środowisku podczas trwającego konfliktu. Doświadczenie i znajomość kontekstu ukraińskiego zdobyte w sektorze prywatnym będzie dodatkowym atutem. Znajomość języka: ukraiński i angielski.