Menedżer ds. dotacji i raportowania w Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polska Akcja Humanitarna (PAH) poszukuje obecnie Menedżera ds. Grantów i Raportowania do wsparcia realizacji projektów.

Informacje ogólne:

• Organizacja: Polska Akcja Humanitarna (PAH), międzynarodowa organizacja pozarządowa z siedzibą w Warszawie posiadająca przedstawicielstwo na Ukrainie
• Stanowisko: Kierownik ds. dotacji i raportowania
• Lokalizacja: Kijów z regularnymi wizytami terenowymi
• Warunki pracy: pełen etat
• Rodzaj pracy: umowa o pracę
• Data rozpoczęcia: ASAP
• Czas trwania: 12 miesięcy (3 miesiące okresu próbnego) z możliwością przedłużenia

O PAH:

Polska Akcja Humanitarna (PAH) to międzynarodowa organizacja pozarządowa świadcząca pomoc humanitarną i rozwojową na całym świecie. Od 1992 roku PAH prowadzi programy w 52 krajach, wspierając zrównoważony i stabilny rozwój regionów dotkniętych konsekwencjami konfliktów zbrojnych, klęsk żywiołowych i innych kryzysów humanitarnych. 

Działając na Ukrainie od sierpnia 2014 roku, PAH ma wyjątkową pozycję dzięki szerokiej sieci partnerów i darczyńców, którzy mogą w czasie kryzysu nieść pomoc humanitarną najbardziej bezbronnym osobom dotkniętym konfliktem. PAH zapewnia pomoc osobom potrzebującym, zwłaszcza osobom wewnętrznie przesiedlonym, osobom starszym i samotnym matkom, pracując w sektorach Ochrony/Adwokatury, WASH, Bezpieczeństwa Żywnościowego/MCPA, Shelter/NFI i MHPSS. PAH Ukraina dynamicznie rozwija swoją działalność w odpowiedzi na konflikt zbrojny i poszukuje dynamicznych kandydatów, dobrze odnajdujących się w szybko zmieniającym się otoczeniu, chcących szybko skalować działalność.

Odwiedź https://www.pah.org.pl/en, aby uzyskać więcej informacji.

Kluczowe obowiązki i obowiązki:

Zarządzanie dotacjami i zgodność z przepisami:

• Nadzorowanie pełnego cyklu życia dotacji dla przydzielonych projektów, od przeglądu możliwości i opracowania propozycji, poprzez monitorowanie realizacji, poprawki, raportowanie i zamknięcie.
• Zapewnij zgodność z wymogami darczyńców, wewnętrznymi procedurami PAH, zobowiązaniami umownymi, terminami składania wniosków i standardami dokumentacji we współpracy z zespołem ds. zgodności.
• Utrzymuj i dalej wzmacniaj systemy zarządzania dotacjami, w tym narzędzia do śledzenia dotacji, kalendarze raportowania, punkty działań, dzienniki zmian i powiązane narzędzia kontroli wewnętrznej.
• Identyfikuj ryzyka związane z dotacjami, wąskie gardła i luki w zakresie zgodności, jednocześnie eskalując problemy dzięki jasnym proponowanym środkom łagodzącym dla HoP i odpowiednich menadżerowie.
• Zapewnij, że granty finansowane przez PAH i darczyńców przestrzegają spójnych standardów planowania, dokumentowania, przeglądu i raportowania.

Raportowanie, modyfikacje i opracowywanie wniosków przez darczyńców:

• Koordynowanie przygotowania, przeglądu jakości i terminowego składania materiałów informacyjnych i innej dokumentacji związanej z grantami w ścisłej koordynacji z programem, MEAL, IM, finansami, operacjami i partnerstwami / subgrantami zespołów.
• Wsparcieprzygotowywanie, przeglądanie i składanie wniosków, koncepcji, poprawek, przedłużeń kosztów i innych dokumentów przeznaczonych dla darczyńców, zapewniających odpowiednią reakcję, spójność i zgodność.
• Przewodnik odpowiadaj na opinie darczyńców, prośby o wyjaśnienia i działania następcze związane z propozycjami, raportami i realizacją projektu.
• Zapewnij ustrukturyzowane wytyczne dotyczące harmonogramu dotacji, etapów przeglądu i obowiązków, tak aby kluczowe rezultaty były przygotowywane w przewidywalny i terminowy sposób sposób.

Zaangażowanie interesariuszy i komunikacja z darczyńcami:

• Służ jako kluczowy punkt kontaktowy w codziennej komunikacji z darczyńcami na temat przyznanych dotacji, zgodnie z ustaleniami dotyczącymi komunikacji wewnętrznej i pod nadzorem HoP.
• Utrzymuj regularną komunikację i zarządzanie relacjami z odpowiednimi przedstawicielami darczyńców i interesariuszami zewnętrznymi, w tym wsparcie dla spotkań darczyńców, wydarzeń koordynacyjnych i tworzenia sieci kontaktów powiązanych z priorytetami PAH Ukraina.
• Wnoś swój wkład.
• Wnoś swój wkład do mapowania darczyńców, identyfikacji funduszy, planowania zaangażowania zewnętrznego i rozwijania przyszłych możliwości finansowania zgodnie ze strategią Biura Krajowego.
• Wspieranie przygotowywania materiałów komunikacyjnych z darczyńcami i zapewnianie koordynacji komunikacji zewnętrznej z HoP i innymi odpowiednimi funkcjami.

Nadzór nad zespołem i koordynacja wewnętrzna:

• Zapewnianie technicznego i codziennego nadzoru zespołowi ds. dotacji i raportowania, w tym planowanie pracy, ustalanie priorytetów, regularne meldunki, rozwiązywanie problemów i zapewnianie jakości.
• Wspieranie rekrutacji, wdrażanie i monitorowanie wyników członków zespołu ds. dotacji i raportowania, zgodnie z prośbą organizacji.
• Zapewnianie regularnej i zorganizowanej koordynacji z HoP oraz silnymi powiązaniami roboczymi z kierownikami obszarów, liderami sektora, MEAL, IM, finansami, operacjami i partnerstwami/zespołami udzielającymi poddotacji.
• Ułatwianie lub wspieranie regularnych spotkań w sprawie przeglądu dotacji i innych przestrzeni koordynacyjnych niezbędnych do utrzymania realizacji, wymagań darczyńców i raportowania. dostosowane do różnych funkcji.
• Wkład w rozwój i ulepszanie przepływów pracy, SOP, szablonów i wewnętrznych wytycznych związanych z zarządzaniem dotacjami, raportowaniem i komunikacją z darczyńcami.

Zarządzanie dotacjami pod przewodnictwem partnerstwa:

• Zapewnij spójne zarządzanie procesami dotacji w ramach projektów finansowanych przez darczyńców, w tym ustrukturyzowaną dokumentację dotyczącą komunikacji z darczyńcami, zmian, wymogów w zakresie raportowania i wewnętrznych działań następczych.
• Ściśle koordynuj z Partnerstwa / Funkcje związane z subgrantowaniem, programami i zgodnością, tak aby procesy związane z grantami dla partnerów były dostosowane do mechanizmów zarządzania dotacjami i przeglądu na poziomie PAH.
• Wspieraj ujednolicony przepływ pracy w przypadku przeglądów dotacji prowadzonych przez partnerów i zapewnij, że wkład partnerów zostanie odzwierciedlony w planowaniu, spotkaniach i wynikach darczyńców na poziomie PAH zgodnie z wymaganiami.

Menedżer ds. dotacji i raportowania zostanie wybrany na podstawie opisanych wymagań kwalifikacyjnych poniżej:

• Wykształcenie wyższe zawodowe na odpowiednim kierunku studiów (magisterskie, specjalistyczne).
• Co najmniej 5 lat of stopniowo odpowiedzialne doświadczenie w zarządzaniu dotacjami, raportowaniu darczyńców, opracowywaniu wniosków lub pokrewnej roli w programowaniu pomocy humanitarnej lub rozwoju.
• Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu złożonym portfelem darczyńców i koordynowaniu wielofunkcyjnych procesów dotacji.
• Dogłębne zrozumienie zgodności z darczyńcami, systemów zarządzania dotacjami, wymogów w zakresie raportowania i standardów dokumentacji.
• Doświadczenie w nadzorowaniu personelu i skutecznej pracy w macierzowych strukturach zarządzania.
• Zdolność do niezależnej pracy przy jednoczesnym zachowaniu szybkości reagowania, koordynacji i jakości kontrolę nad wieloma priorytetami.
• Doświadczenie w programowaniu partnerskim, subgrantowanie to mocny atut.
• Doskonała znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (konieczność) oraz ukraińskiego.

Co oferuje PAH:

• Możliwość zdobycia doświadczenia w profesjonalnej i elastycznej międzynarodowej organizacji pozarządowej, jednej z największych organizacji w Europie Środkowo-Wschodniej.
• Praca w dynamicznej i zmotywowanej firmie zespołu.
• Dobrowolne ubezpieczenie medyczne w całości pokrywane przez organizację.
• Bezpłatne kursy języka angielskiego i inne możliwości rozwoju zawodowego.
• Pełny pakiet świadczeń socjalnych zgodny z ukraińskim ustawodawstwem.
• Elastyczne warunki pracy.
• Dostęp do poufnych sesji wsparcia psychologicznego w razie potrzeby.
• Dodatkowe dni wolne z okazji świąt państwowych i religijnych na Ukrainie.

Równość szans i Zakaz dyskryminacji

Nasza organizacja przestrzega zasad równości, poszanowania godności ludzkiej i niedyskryminacji zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy.

Nie tolerujemy dyskryminacji ze względu na wiek, płeć, tożsamość płciową, stan cywilny, ciążę, stan rodzicielski, niepełnosprawność, stan zdrowia, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub narodowe, obywatelstwo, język, religię lub inne przekonania, orientację seksualną lub jakąkolwiek inną cechę.

Wszyscy kandydaci są oceniani wyłącznie na podstawie w oparciu o ich kompetencje zawodowe i dostosowanie do wymagań stanowiska.

  Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

Organizacja jest otwarta na zatrudnianie osób niepełnosprawnych i zapewnia równe szanse udziału w procesie rekrutacji.

W razie potrzeby jesteśmy gotowi:

• zapewnić rozsądne zakwaterowanie w miejscu pracy.
• dostosować proces rekrutacji.
• rozważyć elastyczność godziny pracy lub ustalenia dotyczące pracy zdalnej;
• stwórz bezpieczne i dostępne warunki pracy zgodne z indywidualnymi potrzebami.

Jak aplikować:

Jeśli jesteś zainteresowany aplikowaniem na to stanowisko, prześlij nam następujące dokumenty przygotowane w języku ANGIELSKIM:

• Krótki życiorys (maks. 2 strony) zawierający istotne informacje na temat Twojego wykształcenia i doświadczenia zawodowego;
• Krótki list motywacyjny;
• Wynagrodzenie oczekiwania;
• Oświadczenie o dyspozycyjności do podjęcia pracy w PAH;
• Trzy referencje.

Termin przyjmowania zgłoszeń upływa 19 kwietnia 2026.

Tylko kandida z krótkiej listyz tes skontaktujemy się i zaprosimy na rozmowy kwalifikacyjne.

Uwaga: ze względu na pilną potrzebę obsadzenia stanowiska, rekrutacja będzie prowadzona w trybie ciągłym, przy czym PAH zastrzega sobie prawo do rekrutacji przed upływem terminu.