Менеджер з управління грантами / Grants Management Manager w Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Менеджера з управління грантами для роботи в нашому офісі у Києві.

Загальні цілі посади:

Менеджер з управління грантами відіграє ключову роль у забезпеченні стратегічної, відповідної вимогам та високоякісної реалізації програм. На посаді Менеджера з управління грантами ви будете керувати відділом з управління грантами (Провідні фахівці з грантів та Молодший фахівець з управління грантами) та контролювати весь цикл управління грантами, включаючи розробку пропозицій, звітність та дотримання вимог. Ви будете створювати та вдосконалювати стандартизовані системи та процеси для всіх грантів та партнерів-виконавців з метою забезпечення ефективності, підзвітності та дотримання вимог донорів.

У тісній співпраці з Керівником з програмної діяльності та Заступником керівника ви будете забезпечувати своєчасне подання високоякісних пропозицій та сприяти стратегічному розвитку фінансування, міжвідомчій координації та розбудові міцних відносин з донорами та партнерами в рамках програми по всій країні.

Вашими основними обов’язками будуть:

Розробка пропозицій та підтримка розвитку бізнесу

• Відстежувати можливості фінансування та ініціювати наради щодо прийняття/відхилення рішень, коли з'являються нові можливості.
• Керувати та координувати процеси розробки пропозицій у тісній співпраці з Керівником та Заступником керівника з програмної діяльності.
• Координувати вхідні дані від програмних, MEAL (моніторинг та оцінка даних), фінансових, операційних, партнерських, регіональних/штаб-квартирних команд та партнерів, щоб забезпечити послідовність, конкурентоспроможність та відповідність поданих пропозицій стратегії ДРБ в Україні.
• Розробка графіків подання пропозицій, забезпечення дотримання внутрішніх процесів контролю якості та підтримка узгодження бюджету з описом.
• Підтримка та оновлення стандартизованих шаблонів пропозицій, інструментів та внутрішніх інструкцій.
• Перегляд усіх пропозицій для забезпечення узгодженості логічної матриці, бюджету, робочого плану та опису, а також високої якості пропозицій.

Управління грантами та дотримання вимог

• Контролювати повний цикл гранту відповідно до керівних принципів управління циклом програми (PCM) ДРБ, включаючи процеси запуску, перегляду, внесення змін та закриття.
• Забезпечувати дотримання вимог донорів та політик ДРБ, проактивно виявляючи та мінімізуючи ризики, пов'язані з дотриманням вимог.
• Створювати та підтримувати надійні внутрішні системи відстежен
• Coordinate and ensure the quality of timely submission of descriptive reports and support financial reporting processes in cooperation with the finance department.
• Kontroluj wewnętrzne procesy dotyczące zmian umów, bezpłatnych przedłużeń, realokacji środków budżetowych i innych zmian w dotacjach.
• Provide structured internal recommendations on contractual obligations and ensure that program teams are clearly informed of key requirements donors.
• In coordination with the Government Engagement Team, provide support for timely project registration and reporting processes to relevant government agencies.

Internal coordination and systems improvement

• Contribute to regular grant review meetings, including grant opening and closing meetings, to monitor implementation progress, reporting deadlines and compliance issues requirements.
• Improve standardized grant management processes and tools across all regional offices and across partners.
• Ensure effective documentation and knowledge management of grant files and contractual records.
• Facilitate coordination between program, partner, MEAL, finance and operations teams to ensure timely and quality information related to grants.

Capacity development and management

• Ensure management and capacity development of the grant management department, ensuring clear work planning and quality results.
• Provide technical guidance and training to DRB staff and partners on proposal development, reporting, compliance and PCM processes.
• Contribute to the formation of a culture of responsibility, quality and continuous improvement in grant management as part of the program across the country.
• Visit DRB regional offices to provide support to local teams and partners.

About you:

To be successful in this position, we expect you to have at least 5 years of experience in grants management, including experience writing and developing successful proposals and reports, monitoring donor compliance and building grant management systems, and at least 3 years of experience in a leadership role. In addition, we also expect the following:

Required:

• In-depth working knowledge of donor institutional rules and compliance requirements eg ECHO, Danida/ DMFA, SDC, Sida and UN agencies
• Experience in relevant sectors w tym humanitarne. demining, social and legal protection, housing restoration, economic development.
• Excellent writing skills and proven experience in coordinating the processes of developing competitive proposals and securing institutional funding.
• Exp.of supporting grants implemented through local partners and in consortia.
• Proven experience providing training and day-to-day guidance to program teams on donor rules, reporting requirements, and PCM.
• In-depth understanding of grant cycle management, including contract amendments, budget revisions, reporting, and closing procedures.
• Strong coordination and interpersonal skills working with multiple departments to achieve results.
• Strong organizational skills, attention to detail and the ability to manage multiple deadlines in a dynamic environment.
• Proficiency in Microsoft Office (especially Excel and Word) and experience with an ERP or grant management system.
• Master's degree in International Relations, Humanities.
• Professional English fluency (C1).

All DRB positions require incumbents to have key competencies identified by DRB:

• Strive for excellence: Focus on achieving results while ensuring the efficiency of processes.
• Collaboration: Involving relevant parties and encouraging them to provide feedback.
• Initiative:Personal control of the situation and taking initiative, while striving for innovation.
• Communication: Ability to listen and speak effectively and honestly.
• Integrity: Adherence to and promotion of the highest standards of ethical and professional conduct in relation to DRB's values and Code of Conduct, including protection against sexual exploitation, violence and harassment. 

We offer: 

• Contract:  12-month contract after successful completion of a three-month trial period. 
• Poziom stanowiska: F1 - kierowniczy.
• Miejsce pracy: Kijów. 
• Start date:May 2026.  

Salaries and conditions in accordance with the Terms of Employment of nationaland internationalstaff of the Danish Refugee Council in Ukraine. 

Application process: 

All applicants must upload a cover letter and an updated resume (no more than four pages in English). 

Zgłoszenia przesłane e-mailem nie będą rozpatrywane. 

[Click HERE to respond] 

Deadline for applications: 31 March 2026.

Please note that the selection of candidates will be on a rolling basis. DRB zastrzega sobie prawo do wyłonienia kandydata przed upływem terminu składania ofertonce a suitable candidate has been identified. 

If you have any questions or experience problems with the online application process, please visit drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.
  
The Danish Refugee Council is an equal opportunity employer. Staramy się tworzyć włączające i pozytywne środowisko pracy, oparte na wzajemnym szacunku dla wszystkich pracowników. All applicants for employment are considered without regard to race, age, ability, ethnicity, national origin, religion, gender identity, sexual orientation, marital status or any other factor. W DRB celebrujemy różnorodność i cenimy naszych pracowników za to, kim są, a także za ich wyjątkowe umiejętności, doświadczenie i perspektywę. Zapraszamy wszystkich zainteresowanych kandydatów do aplikowania!