Urzędnik ds. dotacji i sprawozdawczości w People in Need

Baza: Kijów, Ukraina 

Menedżer liniowy: Kierownik ds. dotacji i raportowania

Data rozpoczęcia: wrzesień 2024

Czas trwania umowy: 12 miesięcy (w tym 3-miesięczny okres próbny), z możliwością przedłużenia w przypadku dalszych dostępnych środków < /p>

O PIN Ukraina:

Osoby w Potrzebie (PIN) działają na Ukrainie od początku sierpnia 2014 r. Obecnie PIN jest jednym z głównych aktorów humanitarnych na Ukrainie w odpowiedzi na niedawną eskalację działań militarnych w zakresie zapewniania pomocy humanitarnej ludności dotkniętej konfliktem na całej Ukrainie. Od 2014 r. PIN wdrożył doraźną pomoc żywnościową i pieniężną, NFI, schronienie, ochronę, źródła utrzymania i interwencje WASH, wspierając 3 miliony bezbronnych osób wewnętrznie przesiedlonych, osób powracających i społeczności przyjmujących na obszarach miejskich i wiejskich. Od czasu eskalacji w lutym 2022 r. PIN zwiększył skalę swoich działań – z pracy w 2 obwodach do pracy w 23 z 24 obwodów na Ukrainie, zwiększając liczbę partnerów, personelu, biur i budżetów.

Ogólne informacje o roli tej osoby:

Pod ogólnym nadzorem Kierownika ds. Dotacji i Sprawozdawczości, Specjalista ds. Dotacji i Sprawozdawczości (zwany dalej GRO) wspiera Jednostkę w utrzymaniu narzędzi dotacji i raportowania oraz bazy danych, ocenianie możliwości finansowania i mapowanie darczyńców, opracowywanie propozycji projektów i raportów darczyńców, a także wspieranie w kierowaniu i zwiększaniu potencjału personelu programu w odpowiednich procesach. 

Główne obowiązki i odpowiedzialności:

Raportowanie i zarządzanie grantami

• Wspieranie procesu utrzymywania narzędzi do zarządzania dotacjami i monitorowanie ich wykorzystania w odpowiednich działach, aby zapewnić dokładne śledzenie przeglądów darczyńców i projektów, ich realizacji, postępu oraz terminowe ostrzeganie o potencjalnych wyzwaniach/przeszkodach.
• Kontynuacja i zapewnienie dotrzymania terminów składania raportów przez darczyńców i wewnętrzne oraz wsparcie Jednostki w przygotowaniu raportów. 
• Pomoc w gromadzeniu, przeglądaniu i edytowaniu raportów dawców i raportów wewnętrznych oraz zapewnianiu jakości i zgodności z wymogami w zakresie sprawozdawczości dawców.
• Przypominaj odpowiednim członkom personelu o terminach składania raportów i działaj jako centralny punkt gromadzenia, zestawiania, przeglądu, kontroli jakości i edycji zarówno ilościowych, jak i jakościowych raportów darczyńców, sprawozdawczości wewnętrznej i klastrowej.
• Wspieranie opracowywania raportów i propozycji, zapewnianie integracji informacji i rekomendacji dostarczonych w ramach poprzednich programów w tym protokoły spotkań darczyńców, raporty PDM i ewaluacyjne, audyty itp.
• Zapewnienie wkładu technicznego w przygotowanie i prowadzenie szkoleń dla pracowników Programu w zakresie zarządzania dotacjami i raportowania (wytyczne dla darczyńców i praktyczne szkolenia z zarządzania dotacjami).< /li>

Opracowanie propozycji

• Pod przewodnictwem Szefa GR zapewnia dedykowane wsparcie przy opracowywaniu koncepcji i propozycji – koordynacja zgodnie z wymaganiami proces rozwoju z udziałem całego odpowiedniego personelu, w tym zapewnienie wysokiej jakości ram logicznych, celów i ogólnego projektubiorąc pod uwagę oczekiwania darczyńców i własne standardy jakości PIN, a także przyczyniać się do opracowywania propozycji narracyjnych i budżetów w tym procesie.
• Zapewnianie wkładu technicznego w przygotowanie i prowadzenie szkoleń dla krajowych Menedżerów/Koordynatorów Programów w zakresie opracowywania wniosków.
• li>

 Udostępnianie informacji / gromadzenie danych

• Zbieranie informacji o istniejących darczyńcach rozwojowych i humanitarnych na Ukrainie, aktualizacja mapowanie darczyńców dla Programu Krajowego Ukraina
• Pomoc/prowadzenie spotkań poświęconych przeglądowi dotacji, sporządzanie protokołów ze spotkań, punktów działań i rozpowszechnianie wśród odpowiedniego personelu
• Zapewnianie właściwej archiwizacji wszystkich danych dotyczących zarządzania dotacjami, w tym wniosków, raporty z darczyńców, komunikacja z darczyńcami i regularne aktualizacje SharePoint i ELO (archiwum wewnętrzne) zgodnie z wewnętrznymi zasadami.
• Wspieraj jednostkę GR w opracowywaniu narzędzi komunikacji zewnętrznej, odpowiednich dla wizyt/spotkań/raportów z darczyńcami.
• Zapewnij dostępność kopii całej dokumentacji (wniosków o dotacje, raportów, budżetu itp.) w formie elektronicznej wszystkim Menedżerom/Koordynatorom Programu. Upewnij się, że kompleksowe pliki dotyczące dotacji są aktualne i dostępne do użytku, przesyłając je do ELO (system zarządzania dokumentami/przechowywaniem)

Tłumaczenie

Wymagane wykształcenie i kompetencje:

• Licencjat w dziedzinie nauk społecznych (np. stosunki międzynarodowe, nauki polityczne, socjologia, historia itp.), preferowany tytuł magistra;
• Minimalnie 3-letnie doświadczenie w pracy w I/NGO lub innych organizacjach społeczeństwa obywatelskiego, organizacjach międzynarodowych, instytucjach-darczyńcach;
• Doświadczenie w pracy z darczyńcami instytucjonalnymi, w tym ECHO, BHA, agencjami ONZ i innymi darczyńcami to zaleta;
• Płynna znajomość języka angielskiego, wymagane są doskonałe umiejętności pisania, redagowania i recenzowania
• Dobre zrozumienie ukraińskiego kontekstu oraz krajobrazu humanitarnego i/lub rozwojowego;
• Biegły użytkownik programów Microsoft Office, w tym Excel, Word i Power Point;
• Doskonała organizacja, duża dbałość o szczegóły;
• Umiejętność pracy pod napiętymi terminami;
• Dobra znajomość monitorowania, oceny, odpowiedzialności i uczenia się oraz zarządzania budżetem na potrzeby ogólnego zarządzania dotacjami;
• Wykazana umiejętność wykonywania złożonych zadań i ustalania priorytetów wielu zadań;
• Gracz zespołowy z silnymi umiejętnościami interpersonalnymi.

OFERTY PIN:

• Konkurencyjne wynagrodzenie zgodnie ze skalą wynagrodzeń PIN: 1 254 USD BRUTTO (+5% po okresie próbnym);
• Znaczące i pozytywne środowisko pracy w ugruntowanej i rozwijającej się międzynarodowej organizacji humanitarnej z możliwością rozwoju kariery;
• Zwrot kosztów koszty podróży pomiędzy biurami i obszarami interwencja;
• Możliwości rozwoju zawodowego poprzez różne wydarzenia budujące potencjał, takie jak szkolenia;
• 28 dni urlopu rocznego + 3 dodatkowe urlopy noworoczne
• Ubezpieczenie zdrowotne.

Procedura aplikacyjna:

Prosimy o przesłanie wyraźnie oznaczonego CV i listu motywacyjnego w języku angielskim. Pamiętaj, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami. Test pisemny i rozmowy kwalifikacyjne będą przeprowadzane na bieżąco, a wakat zostanie zamknięty po obsadzeniu.

Prosimy pamiętać, że firma PIN nie pobiera opłat na żadnym etapie procesu rekrutacyjnego.