Specjalista ds. Dotacji i Finansów (BMZ) w Plan International

Rola Cel i tło

Konflikt na Ukrainie skutkuje poważnym kryzysem humanitarnym, w wyniku którego ponad 4 miliony ludzi uciekło do krajów sąsiednich, a miliony zostały przesiedlone na Ukrainie. Plan International reaguje na kryzys i współpracuje z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego w Polsce, Rumunii i Mołdawii, aby zaspokoić kluczowe potrzeby osób dotkniętych kryzysem, a także społeczności przyjmujących.

Plan International jest obecny na Ukrainie od lipca 2022 r. i nawiązał partnerstwa z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, zapewniając podmiotom krajowym wyposażenie w wsparcie techniczne, najlepsze praktyki i elastyczne zasoby, ze szczególnym naciskiem tematycznym na ochronę dzieci, edukację oraz zdrowie psychiczne i psychospołeczne Wsparcie.

Wymiary roli

Osoba podlegająca Menedżerowi ds. finansów Ukrainy i jest odpowiedzialna za zarządzanie dotacjami – w tym; Zarządzanie dochodami i budżetem, raportowanie i analiza dotacji, wizyty w terenie i budowanie potencjału partnerów oraz audyt dotacji zgodnie z wymaganiami darczyńców. Osoba na tym stanowisku zapewnia również wsparcie techniczne i doradztwo w zakresie skutecznego zarządzania dotacjami zgodnie z rygorystycznymi wymogami dotyczącymi zgodności z darczyńcami.

Projekt jest finansowany przez Federalne Ministerstwo Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ).

Odpowiedzialności

• Zapewnia przekrojowe wsparcie techniczne i doradztwo w zakresie skutecznego zarządzania dotacjami na poziomie kraju.
• Wspieranie programów i punktów kontaktowych finansów podczas miesięcznego monitorowania budżetu w porównaniu z wydatkami w ramach dotacji krajowej. finansowane projekty. Syntetyzuj problemy na poziomie przywództwa.
• Konsoliduj i przesyłaj do kierownika finansowego kraju Ukrainy listy uzgadniania miesięcznych dotacji
• Upewnij się, że dane projektu są prawidłowo włączone zarówno do SAP, jak i Power BI oraz w powiązaniu z budżetem głównym Ukrainy.
• Monitoruj i koordynuj raporty finansowe dotyczące dotacji partnerów w przypadku projektów finansowanych z dotacji.
• Zbieraj, sprawdzaj i archiwizuj dokumentację towarzyszącą raportów finansowych.
• Tworzyj skonsolidowane raporty finansowe zapewniające jakość przed składanie wniosków do Menedżera ds. finansów Ukrainy i dalej do Plan International Germany.
• Zapewnij zgodność z wymogami darczyńców dotyczącymi dotacji.
• Wspieraj zarządzanie budżetem dotacji w celu zapewnienia dokładności i kompletności, aktywnie monitorując wskaźniki wydatków i niepełnych wydatków.
• Wspieraj personel programu we wszelkich zmianach, modyfikacjach dotacji i umów oraz jasno przekazuj te kwestie odpowiednim współpracownikom.
• Konsoliduj dwumiesięczne wnioski o gotówkę w oparciu o potrzeby programu i zespołów wsparcia
• Zapewniaj terminowość przekazywanie dochodów z dotacji zgodnie z umowami.
• Komunikuj LRI do NO i terminowo aktualizuj tabele dochodów SAP
• Wspiera procesy uruchamiania, śródokresowego i zamykania dotacji zgodnie z wymogami Plan International i Donor.
• Koordynuje i ułatwia audyt projektu finansowanego z dotacji zgodnie z umową.
• Wspieranie liderów partnerstwa w prowadzeniu programów szkoleniowych w zakresie dotacji i finansów dla partnerzy.
• Utrzymywanie dobrej komunikacji między zespołami tworzy dobry zespółdynamiki i zapewnienia skutecznych kanałów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej związanej z dotacjami.
• Budowanie potencjału w zakresie zarządzania dotacjami i wydatkami finansowymi, w tym w zakresie zasad i procedur dotyczących zgodności finansowej.
• Wspieranie rozwoju i utrzymywania kompleksowego systemu zarządzania informacjami i archiwizowania, który gwarantuje, że wszystkie dokumenty finansowe darczyńców są odpowiednio i aktualne.
• Współpracuj z kierownikiem projektu, dyrektorami ds. programów i finansów, aby zapewnić terminowe dostarczanie wysokiej jakości raportów spełniających oczekiwania darczyńców Planuj wymagania międzynarodowe.
• Wspólnie z zespołem finansowym pomagaj kierownikom technicznym programu i partnerom projektu w zrozumieniu wymogów dotyczących sprawozdawczości finansowej.

Kluczowe relacje

Kierownik finansowy, specjalista ds. zgodności, zespół programu na Ukrainie, odpowiedni współpracownicy w Plan Germany, zespoły Global Hub Finance i Grants oraz zespół Ukraine Response Hub. Zewnętrznie kluczowe relacje łączą się z innymi agencjami (partnerami wykonawczymi) i innymi podmiotami reagującymi na sytuacje kryzysowe.

Wiedza techniczna, umiejętności i wiedza

Podstawowa wiedza

• Odpowiednie doświadczenie i wykształcenie wyższe — od 0 do 5 lat — w dziedzinie finansów: księgowość; raportowanie; finansowanie dotacji; planowanie i analiza finansowa itp.
• Wykwalifikowany lub częściowo wykwalifikowany księgowy.
• Znajomość odpowiedniego ustawodawstwa ukraińskiego
• Znajomość kontroli wewnętrznej, audytu i/lub zarządzania finansami.
• Dogłębna wiedza specjalistyczna w zakresie systemów finansowych. Biegła obsługa złożonych systemów finansowych, w tym wielowalutowych pakietów księgowych / ERP.
• Wiedza i doświadczenie w korzystaniu z SAP i Microsoft D365
• biegłość w MS Excel
• Doświadczenie w projektach finansowanych przez darczyńców międzynarodowych (doświadczenie z niemieckimi darczyńcami instytucjonalnymi GFFO lub BMZ będzie dodatkowym atutem)
• Znajomość wymagań głównych darczyńców kryzysowych oraz doświadczenie w budżetowaniu i raportowaniu do darczyńców.
• Wykazywać zrozumienie sektora pomocy humanitarnej i sposobów pracy.
• Doświadczenie w pracy w INGO lub organizacji pozarządowej na poziomie biura terenowego i/lub krajowego.

Niezbędne umiejętności

• Doskonałe umiejętności komunikacji interpersonalnej w mowie i piśmie oraz umiejętność komunikowania się z pracownikami o różnym poziomie zrozumienia finansów.
• Dobra praktyczna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz ukraiński.
• Skoncentrowany na rozwiązaniach; potrafi efektywnie koordynować i planować pracę, aby dotrzymywać terminów i skutecznie ustalać priorytety; dostarczać na czas i w zakresie z zachowaniem niejednoznaczności.
• Doskonałe umiejętności numeryczne;
• Potrafi dobrze pracować pod presją; rozwija się w dynamicznym, płynnym środowisku: elastycznym i proaktywnym.
• Umie budować sieci i partnerstwa w trudnych warunkach, aby promować wysoką wydajność.
• Ceni pracę w zespole i chęć wzięcia na siebie większej odpowiedzialności oraz wspierania członków zespołu;
• Doświadczenie, zarządzanie personelem, nadzór lub budowanie potencjału.
• Wrażliwość na szeroki zakres kultur i kontekstów
• Wyjątkowy stumiejętności zarządzania udziałowcami, w tym wystarczająca wiarygodność polityczna, aby pracować na wszystkich poziomach w zespołach finansowych Global Hub;
• Praca jest dokładna, dokładna, metodyczna i dobrze zorganizowana;

Podstawowe zachowania

• Zaangażowanie w strategię i wartości Plan International
• Gracz w zespole, ceni międzykulturowość i różnorodność
• Dobre budowanie relacji umiejętności;
• Komunikuje się jasno i skutecznie;
• Potrafi pracować spokojnie pod ekstremalną presją, w zmiennym i niepewnym środowisku oraz w nieprzewidywalnych (długich) godzinach podczas reagowania w sytuacjach awaryjnych
• Jest wytrwały i zapewnia rozwiązanie problemów.
• Wykazuje uczciwość i przejrzystość w pociąganiu siebie i innych do odpowiedzialności za realizację ustalonych celów i standardów zachowania Planu

Wartości Plan International w praktyce

Jesteśmy otwarci i odpowiedzialni

Budujemy klimat zaufania wewnątrz i na zewnątrz organizacji, będąc otwarci, uczciwi i transparentni. Pociągamy siebie i innych do odpowiedzialności za podejmowane przez nas decyzje i nasz wpływ na innych, robiąc to, co obiecujemy.

Dążymy do wywarcia trwałego wpływu

Dążymy do wywarcia znaczącego i trwałego wpływu na życie dzieci i młodych ludzi oraz do zapewnienia równości dziewcząt. Stawiamy sobie wyzwanie, aby być odważnymi, odważnymi, responsywnymi, skupionymi i innowacyjnymi.

Dobrze współpracujemy

Odnosimy sukcesy, skutecznie współpracując z innymi, wewnątrz i na zewnątrz organizacji, w tym z naszymi sponsorami i darczyńcami. Aktywnie wspieramy naszych kolegów, pomagając im osiągać wyznaczone cele. Łączymy się, aby tworzyć i wdrażać rozwiązania w naszych zespołach, w całym Plan International, z dziećmi, dziewczętami, młodzieżą, społecznościami i naszymi partnerami.

Jesteśmy włączający i wzmacniamy

Szanujemy wszystkich ludzi, doceniamy różnice i rzucamy wyzwanie nierównościom w naszych programach i naszym miejscu pracy. Wspieramy dzieci, dziewczęta i młodzież w budowaniu ich pewności siebie i zmianie własnego życia. Umożliwiamy naszym pracownikom dawanie z siebie wszystkiego i rozwijanie swojego potencjału.