Zarządzanie grantami i koordynator projektów w Estonian Refugee Council

Pod kierownictwem dyrektora krajowego Zarządzanie dotacjami i koordynator projektu przyczyni się do osiągnięcia wysokiej jakości programowania poprzez zapewnienie skutecznego zarządzania dotacjami, w tym wymagania dotyczące zgodności wewnętrzne i darczyńców, terminowość i jakość raportowanie oraz kierowanie wewnętrzne i komunikacja związana z dotacjami zewnętrznymi zlecona przez Dyrektora Krajowego. Szczególny nacisk zostanie położony na koordynację elementów składowych organizacji w ramach funduszy DoS (Ukraine Response Consortium) i ECHO.

Główne zadania:

Koordynacja projektu konsorcjum Ukrainy

• Działanie jako centralny punkt organizacji i główny punkt jej realizacji kontakt dla konsorcjum URC. Współpraca z działami wewnętrznymi, w szczególności z kierownikiem programów, doradcami technicznymi MPCA i EcRec (livelihoods), menadżerem MEAL, szefem usług wsparcia i komunikacji, aby zapewnić, że wszystkie prośby będą rozpatrywane i realizowane zgodnie z wysokimi standardami oraz terminowo i spójnie. 
• Być głównym punktem kontaktowym w przypadku pytań związanych z dawcą i przestrzeganiem umowy. 
• Monitoruj plany pracy i plany wydatków. sygnalizować i monitorować wszelkie odchylenia lub przewidywane odstępstwa w odpowiednim czasie (przed kamieniami milowymi lub okresami raportowania) 
• Zapewniać, że zarówno odpowiednie SOP, jak i zasady ERBN są przestrzegane, a standardy branżowe (tj. wytyczne dotyczące klastrów, CHS, ochrona, Sphere) znajdują odzwierciedlenie w naszej pracy

Zarządzanie dotacjami i Administracja

• Utrzymuj przegląd wszystkich dotacji, wymagań, zasad i przepisów dotyczących darczyńców oraz wewnętrznych i zewnętrznych terminów wszystkich projektów, głównie w przypadku funduszy ECHO i DoS;
• Upewnij się, że spotkania inauguracyjne i spotkania otwierające dotacje, spotkania w sprawie przeglądu dotacji odbywają się regularnie zgodnie z wytycznymi ERC i sygnalizują wszelkie rozbieżności z HoP, CD i CMT.
• Przeglądaj umowy z darczyńcami, modyfikacje i inne poprawki, zaznaczaj wszelkie punkty, które mogą stanowić wyzwanie dla procedur ERBN, oraz wspierać negocjacje umów dla wszystkich projektów
• Współpracuj z zespołem finansowym, aby wspierać go/doradzać w opracowywaniu narzędzia wewnętrznego budżetowania i komunikacji z biurami terenowymi w sprawie przydzielonego budżetu;
• Zapewnij dostępność całej dokumentacji wymaganej od darczyńców poprzez utrzymywanie wysokich standardów systemów zarządzania i archiwizacji informacji;

Raportowanie i monitorowanie

• Prowadź koordynację i finalizacja raportów darczyńców zapewniająca spójność między raportami opisowymi i finansowymi oraz to, aby spełniały one standardy jakości dla wszystkich projektów ECHO i DoS
• Podkreśl krytyczne kwestie finansowe, takie jak niedostateczne/nadmierne wydatki na rzecz finansistów i posiadaczy budżetu, a po ustnych dyskusjach podajcie dalsze działania w formie pisemnej w przypadku wszystkich projektów, ze szczególnym uwzględnieniem projektów ECHO i DoS;
• Koordynuj raportowanie dow razie potrzeby władze krajowe i lokalne, ze szczególnym uwzględnieniem projektów ECHO i DoS;
• Ściśle współpracuj z działem finansowym, aby zapewnić, że sprawozdania finansowe przekazywane darczyńcom odpowiadają raportom opisowym dotyczącym wszystkich projektów, ze szczególnym uwzględnieniem projektów ECHO i DoS;
• Bierz udział w zapewnianiu syntezy danych ilościowych i jakościowych oraz źródeł wtórnych w wysokiej jakości informacje analityczne, które można wykorzystać w raportach, propagowaniu, wyciąganiu wniosków i opracowywaniu projektów. 

Zgodność

• Zapoznaj się ze wszystkimi wymogami dotyczącymi zgodności organizacji i portfela darczyńców ERBN oraz zapewnij wysoką jakość zarządzania dotacjami poprzez dotrzymywanie kluczowych wskaźników wydajności i terminów;
• Wspieranie i doradzanie współpracownikom programu w przypadku zapytań związanych ze zgodnością darczyńców w zakresie dotacji w ramach portfela, ze szczególnym uwzględnieniem projektów ECHO i DoS;
• Wyrywkowa kontrola zgodności klastra i zgodności z wewnętrznymi SOP i standardy branżowe, szczególnie w odniesieniu do Kodeksu postępowania, ochrony i włączenia wszystkich projektów, ze szczególnym uwzględnieniem projektów ECHO i DoS ;

Stosunki zewnętrzne

• Utrzymuj aktywne i regularne relacje robocze z darczyńcami i pełnij rolę punktu kontaktowego we wszelkiej komunikacji z darczyńcami, w tym koordynując wizyty darczyńców w terenie w przypadku wszystkich projektów, w koordynacji z DPR HO zespół;
• Zapewnia wsparcie techniczne zespołom terenowym i ekspertom poprzez wizyty terenowe w celu nadzorowania realizacji projektu w terenie;
• W przypadku braku koordynatorów technicznych reprezentuje ERC w kluczowych klastrach, grupach roboczych i innych organach koordynujących organizacje pozarządowe.

Oczekiwania wobec kandydata:

• Stopień magistra w odpowiedniej dziedzinie (zarządzanie, administracja biznesowa, humanitarna lub pokrewna) lub równoważna praca doświadczenie.
• Minimum 4 lata doświadczenia w zarządzaniu projektami lub zarządzaniu grantami, pozyskiwaniu funduszy lub w pokrewnej dziedzinie;
• Doświadczenie w relacjach z darczyńcami i zarządzaniu dotacjami (np. z instytucjonalnymi darczyńcami w zakresie pomocy humanitarnej i rozwoju, w szczególności z BHA/USAID, ECHO i ONZ) będzie dodatkowym atutem;
• Doświadczenie w pracy w złożonych środowiskach i z przesiedloną ludnością; 
• Dobre zrozumienie zasad i przepisów dotyczących darczyńców;
• Dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne;
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej w języku angielskim; Znajomość języka rosyjskiego lub ukraińskiego stanowi wyraźną zaletę
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i pracy w zespole
• Udowodnione umiejętności i doświadczenie w opracowywaniu raportów i propozycji oraz w pracy z wieloma darczyńcami;
• Chęć wyjazdów do biur terenowych i miejsc realizacji
• Umiejętność radzenia sobie ze stresującymi sytuacjami i środowiskiem.

• Co oferujemy:
• konkurencyjne wynagrodzenie
• ubezpieczenie medyczne
• ubezpieczenie na życie
• 28 dni urlopu
• środowisko międzynarodowe
• Lokalizacja: Kijów
• praca z domu kilka dni w miesiącu
• oficjalne zatrudnienie
• wynagrodzenie przekazywane dwa razy w miesiącu

Jak złożyć wniosek
Aplikuj, przesyłając swój list motywacyjny i aktualne CV na naszą stronę internetową.
Ze względu na ograniczone zasoby skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.
Wyślij swoje CV i list motywacyjny w języku angielskim na adres Grant Manager i Koordynator Projektu| Portal HR ERC (pagulasabi.ee).
Proszę podać również swoje oczekiwania dotyczące wynagrodzenia.
Dowiedz się więcej o Estońskiej Radzie ds. Uchodźców tutaj: https://www.pagulasabi.ee/en/news
Uwaga: Jest to proces rekrutacyjny, który może zakończyć się wcześniej, jeśli zostanie znaleziony odpowiedni kandydat.
Ważne:UWAGA: Informujemy, że ostateczny termin składania wniosków upływa 26 lutego, jak określono na naszej wewnętrznej platformie. Terminu wskazanego na rabota.ua nie należy uważać za obowiązujący.