Asystent ds. finansów, kontraktów i zakupów w Luxembourg Development Cooperation Agency (LuxDev)

Podsumowanie

Rząd Luksemburga, działając za pośrednictwem luksemburskiej Agencji Współpracy Rozwojowej (LuxDev), uruchomił w kwietniu 2024 r. pięcioletni, wieloelementowy projekt na rzecz wsparcia Rejonu Krzywego Rogu („Rejon”) na Ukrainie. Ogólnym celem (efektem) działania jest wsparcie odbudowy Rejonu Krzywego Rogu, z korzyścią dla ogółu społeczeństwa i kluczowych grup ryzyka.

Biorąc pod uwagę przewidywany dalszy rozwój działań w ramach projektu, konieczne jest powiększenie zespołu wsparcia. Obecnie uważa się za właściwe zatrudnienie jednej osoby na stanowisku Asystenta Eksperta ds. finansów, umów i zamówień (FCPE), aby zapewnić stałą skuteczność i zgodność proceduralną.

Cele zadania

Asystent ds. finansów, umów i zamówień (FCPA) będzie wspierać eksperta ds. finansów, umów i zamówień (FCPE) oraz szerszy zespół LuxDev w zakresie zamówień i zarządzania finansami projektu UKR/002. Głównym celem tej roli jest pomoc w nadzorowaniu i realizacji procesów zaopatrzeniowych, zapewniając ścisłe przestrzeganie standardów administracyjnych, umownych i księgowych zgodnie z Instrukcją operacji w terenie (FOM) i Księgą jakości LuxDev. Rola ta jest niezbędna do utrzymania dynamiki wzmożonych działań w ramach projektu, przy jednoczesnym zapewnieniu, że wszystkie transakcje spełniają wymogi instytucjonalne.

Opis zadań

FCPA jest odpowiedzialna za wspieranie zarządzania aspektami zakupowymi, finansowymi i księgowymi programu, ze szczególnym naciskiem na przejęcia rynkowe i dokumentację. Zadania obejmują między innymi:

Zakupy i przejęcia rynkowe (główny cel): 

• Wspieranie FCPE w zapewnianiu zgodności wszystkich procesów zakupów i zamówień z procedurami ACQ i FOM na Ukrainie.
• Pomoc w przygotowaniu dokumentów przetargowych i dokumentów umownych na dostawy, prace i usługi.
• Dokładne kodowanie danych dotyczących zamówień w LuxDev IT platform.
• Wspieranie ogłaszania i monitorowania zaproszeń do wyrażenia zainteresowania i zaproszeń do składania ofert.
• Zapewnianie wsparcia administracyjnego komisjom otwierającym i oceniającym, w tym sporządzanie raportów komisji i zapewnianie zgodności proceduralnej.
• Pomoc w administracyjnym monitorowaniu umów: śledzenie podpisów, monitorowanie zobowiązań umownych i zapewnianie zgodności raportowania.
• Wspieranie opracowywania i regularnej aktualizacji planów zamówień (online tracker).

Wsparcie finansowe i kontraktowe: 

• Wspieranie FCPE w przygotowywaniu danych finansowych i zapewnianiu spójności budżetu podczas rocznych aktualizacji budżetu.
• Pomoc w przygotowywaniu wniosków o płatność i weryfikacji dokumentacji uzupełniającej.
• Pomoc w monitorowaniu wydatków na misje i diety zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Pomoc w utrzymaniu prawidłowej lokalnej księgowości i wypełnianiu wszystkich niezbędnych dokumenty finansowe do audytów.

Administracja i zarządzanie danymi:

• Przeprowadź formatowanie i edycję określonego dokumentuacje i raporty według szablonów LuxDev.
• Ułatwiaj archiwizację wszystkich dokumentów zakupowych, kontraktowych i finansowych zgodnie z procedurami LuxDev.
• Wspieraj tłumaczenie krótkich dokumentów związanych z projektami w razie potrzeby.

Zarządzanie danymi:

FCPA jest odpowiedzialna za archiwizację dokumentów zakupowych, umownych, finansowych i księgowych zgodnie z ACQ i FOM oraz LuxDev procedur.

Komunikacja i raportowanie: 

FCPA będzie komunikować się i składać sprawozdania FCPE w ścisłej współpracy z Koordynatorem GME jako bezpośrednim przełożonym.

Wiedza:

• księgowość, finanse i podatki;
• administracja oraz zarządzanie i kontrola danych;
• zakupy i usługi kontraktowanie;
• przygotowanie, monitorowanie i realizacja budżetu;
• znajomość działań w ramach projektów współpracy, w tym kompleksowe zrozumienie zasad, procedur i narzędzi realizacji projektu/programu;
• dobra znajomość norm prawnych (prawo pracy), standardów podatkowych i księgowych mających zastosowanie do projektów współpracy;
• doskonała znajomość języka ukraińskiego
• znajomość języka ukraińskiego na poziomie wyższym średniozaawansowanym Angielski

Komunikacja:

Stała komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna z koordynatorem GME i ekspertami sektorowymi, regularne spotkania koordynacyjne pod kierownictwem FCPE w celu zapewnienia przepływu informacji i ogólnego dobrego funkcjonowania programu oraz częste interakcje z dostawcami usług.

Dokumenty pomocnicze (ta lista nie jest wyczerpująca):

Instrukcja operacji w terenie (FOM), LuxDev Quality Podręcznik (ACQ), umowy o finansowanie, dokumenty projektowe, sprawozdania z monitorowania i oceny, roczne plany operacyjne, sprawozdania z działalności itp.

Zarządzanie i raportowanie

Na co dzień FCPA podlega Koordynatorowi GME jako bezpośredniemu przełożonemu. Pod względem praktycznym i operacyjnym FCPA będzie działać w ścisłej koordynacji z FCPE i pod bezpośrednim nadzorem technicznym.

Opis i czas trwania misji

Prace będą prowadzone głównie na Ukrainie, z okazjonalnymi wyjazdami do Rejonu Krzywego Rogu w celu weryfikacji skrytki kasowej, spotkaniami z tamtejszymi współpracownikami, partnerami i dostawcami lub innymi spotkaniami i wydarzeniami.

Prace będą odbywać się zgodnie z harmonogramem, który będzie uzgadniany z kierownictwem projektu co kwartał podstawa. Praca będzie w pełnym wymiarze czasu pracy przez czas trwania projektu UKR/002, tj. do marca 2029 r.

Uwaga: to stanowisko jest przeznaczone dla eksperta krajowego i nie wiąże się z żadnymi pakietami ekspatriacyjnymi ani relokacyjnymi. 

Profil eksperta

Oczekuje się, że ekspert do tego zadania będzie miał następujący profil:

Kwalifikacje formalne

Wykształcenie wyższe: Preferowany jest tytuł licencjata lub wyższy (preferowany) w odpowiedniej dziedzinie związanej z zamówieniami publicznymi lub finansami. Nie będzie to jednak wymagane, jeżeli kandydat posiada wyjątkowo wysoki poziom możliwego do wykazania doświadczenia praktycznego i wiedzy.

ProfessiDoświadczenie

Wymagane:

• administrowanie i zarządzanie danymi oraz ich kontrola;
• zamówienia i zawieranie umów;
• przygotowanie, monitorowanie i wykonanie budżetu, raportowanie finansowe, zarządzanie przepływami pieniężnymi;

Korzysta:

• poprzednie doświadczenie w pracy dla podmiotu międzynarodowego, zwłaszcza organizacji pozarządowej lub dwustronnej lub wielostronnej agencja.
• wcześniejsze doświadczenie w pracy z darczyńcami międzynarodowymi i międzynarodowymi instytucjami finansowymi.

Umiejętności techniczne

Wymagane:

• znajomość języka: ukraiński na poziomie C2 (biegle); oraz języka angielskiego na poziomie co najmniej B2 (Upper-Intermediate);
• kompleksowe zrozumienie zasad, procedur i narzędzi realizacji projektu/programu, szczególnie w kontekście rozwojowym;
• dobra znajomość ukraińskich norm prawnych (prawa pracy), standardów podatkowych i księgowych mających zastosowanie do projektów współpracy;
• umiejętności analitycznych i interpretacyjnych wskaźników i dashboardów;
• biegłość w zakresie standardowych narzędzi biurowych i specjalistycznej księgowości oprogramowanie.

Kompetencje behawioralne i interpersonalne 

• nawiązywanie kontaktów w ramach profesjonalnej sieci wewnętrznej lub zewnętrznej;
• autonomia, zaawansowane umiejętności pisania i komunikacji;
• umiejętność pracy pod presją;
• zdolność adaptacji i proaktywność;
• umiejętność słuchania, zmysł organizacyjny, punktualność, przestrzeganie zasad i protokołów.