Urzędnik skarbowy w FHI 360

Społeczna akcja na rzecz kontroli wirusa HIV

FHI 360 to międzynarodowa organizacja non-profit działająca na rzecz poprawy zdrowia i dobrostanu ludzi w Stanach Zjednoczonych i na całym świecie. Współpracujemy z rządami, sektorem prywatnym i społeczeństwem obywatelskim, aby wprowadzić pozytywne zmiany społeczne i zapewnić ratującą życie opiekę zdrowotną, wysokiej jakości edukację i możliwości znaczącego udziału w życiu gospodarczym. Robimy to, wykorzystując badania i dowody do projektowania i dostarczania innowacyjnych programów, które zmieniają zachowania, zwiększają dostęp do usług i poprawiają jakość życia.  

Nasz personel składający się z ponad 4000 specjalistów pracuje w ponad 60 krajach. Ich różnorodna wiedza techniczna i głębokie zrozumienie warunków lokalnych zapewniają 360-stopniową perspektywę, która pozwala nam opracowywać dostosowane do indywidualnych potrzeb odpowiedzi na najtrudniejsze wyzwania związane z rozwojem społecznym. 

FHI 360 prowadzi obecnie rekrutację na  dyrektora finansowego do pracy w ramach projektu ukraińskiej akcji na rzecz kontroli HIV finansowanego przez USAID. 

Opis stanowiska:

Pod nadzorem menedżera ds. finansów i administracji FHI 360 specjalista ds. finansów będzie odpowiedzialny za pełnienie funkcji finansowych, będzie wspierał bieżące zadania księgowe, finansowe i administracyjne w ramach pięcioletniego (2021–2026) projektu Community Action for HIV Control finansowanego przez USAID. Projekt ten koncentruje się na przyspieszeniu wysiłków Ukrainy na rzecz osiągnięcia kontroli epidemii HIV do 2030 r. poprzez poprawę profilaktyki, testowania i powiązania z opieką wśród kluczowych i priorytetowych populacji. Od czasu inwazji Rosji na Ukrainę na pełną skalę w lutym 2022 r. w ramach projektu wspiera się obecnie także społeczności w dostępie do podstawowych usług zdrowotnych zakłóconych przez wojnę i ich przywróceniu, w tym w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej, innych priorytetowych chorób, pomocy humanitarnej, zdrowia psychicznego i wsparcia psychospołecznego. Projekt jest prowadzony przez Pact z FHI 360 jako technicznym partnerem wdrażającym usługi w zakresie HIV i innych usług zdrowotnych.

Szczegółowe obowiązki:

• Przyjmowanie i zapewniać kompletność faktur od konsultantów i dostawców do zapłaty zgodnie z warunkami umownymi płatności oraz zapewniać dostępność odpowiedniej dokumentacji uzupełniającej składanej przez sprzedawcę wraz z fakturą;
• Przesyłanie faktur wystawionych na podstawie umów zawartych za pośrednictwem Global Procurement do biura domowego do przetwarzania, potwierdzenie statusu płatności u dostawców; 
• Aktualizacja informacji o płatnościach dla dostawców zajmujących się śledzeniem;
• Dostarczanie danych wejściowych do budżetowania, prognoz na żądanie przełożonego i udział w miesięcznych spotkaniach dotyczących prognoz organizowanych przez Menedżera ds. finansów i administracji z personelem programu;
• li>
• Wsparcie Menedżera ds. finansów i administracji w przeglądzie kalkulacji budżetu działań przygotowanej przez pracowników programu;
• Regularny przegląd statusu księgowania płatności do dostawców, kosztów podróży kadry narodowej projektu przetwarzanych przez kraj biurze, w oparciu o raport szczegółowy GL wygenerowany z systemu księgowego i współpracę z odpowiednimi punktami kontaktowymi w celu rozwiązania problemów;
• Wsparcie w organizacji planowanych wydarzeń zgodnie z planem pracy – w koordynacji z personelem programu, Działem Zakupów i AUrzędnik ds. administracji i punkt kontaktowy dostawców usług logistycznych;
• Przegląd raportów z wydatków podróży zespołu projektowego pod kątem dokumentacji uzupełniającej; 
• Wspieranie i kierowanie personelem projektu w zakresie cyfrowej autoryzacji kosztów podróży, systemu narzędzi podróżnych, raportowania wydatków podróży i rozliczania zaliczek na podróż zgodnie z krajową polityką podróżniczą.
• Tworzenie płatności faktur dostawcom, zaliczki na podróże dla pracowników projektu w bankowości elektronicznej, wcześniejsze zatwierdzenie płatności (podpis) przez osoby upoważnione;
• Przygotowywanie zapisów księgowych do zaksięgowania w GFAS;
• Pomoc w przygotowaniu projektu wnioski o gotówkę;
• Zapewnij prawidłowe składanie i archiwizację dokumentów finansowych związanych z fakturami;
• Pod nieobecność Specjalisty ds. Zakupów i Administracji udzielanie wsparcia w procesie zakupowym na prośbę przełożonego, takie jak: umieszczanie Zapytanie ofertowe dotyczące otwartych zasobów internetowych, przegląd dokumentacji złożonej przez dostawców, komunikacja z dostawcami w kwestiach zakupowych i wykonywanie innych zadań związanych z zakupami;
• Utrzymywanie aktualnej tabeli harmonogramu urlopów i tabeli ubezpieczeń zespołu projektowego; 
• Przygotowywanie raportu VAT do przedłożenia państwowym służbom podatkowym Ukrainy;
• W razie potrzeby zapewnianie wsparcia dla audytów wewnętrznych i zewnętrznych;
• Wszelkie inne obowiązki, jakie mogą być przydzielane przez przełożonego.

Minimalne wymagania:

• Co najmniej 5 lat pracy w księgowości, zarządzaniu finansami projektów;
• Licencjat lub jego międzynarodowy odpowiednik w dziedzinie finansów, rachunkowości, ekonomii, administracji biznesowej lub w dziedzinie pokrewnej. Bardzo mile widziany tytuł magistra.  
• Doświadczenie z przepisami i regulacjami rządu USA (w tym USAID) oraz doświadczenie w pracy w międzynarodowym środowisku organizacji pozarządowych jest wysoce pożądane;
• Kompleksowa wiedza na temat koncepcji, praktyk i procedur z zakresu rachunkowości, kontroli finansowej i systemy informacji finansowej;
• Dobra znajomość przepisów ustawowych i wykonawczych obowiązujących na Ukrainie, które mają wpływ na analizę finansową i kontrole zarządcze;
• Doskonała znajomość Excela i doświadczenie w ERP (np. Microsoft Dynamics) ;
• Doskonałe umiejętności analityczne i organizacyjne; 
• Umiejętność krytycznego i kreatywnego myślenia;
• Umiejętność efektywnej pracy w zespole charakteryzującym się dużą współpracą;
• Biega biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie; biegle włada językiem ukraińskim.

Miejsce przydziału:

Kijów, Ukraina

Instrukcje dotyczące składania wniosków:  

Tylko najbardziej wykwalifikowani i odpowiedni kandydaci zostaną zaproszeni na rozmowy kwalifikacyjne. Zainteresowane, wykwalifikowane osoby mogą przesłać swoje i)  CV, ii)  list motywacyjny, iii) trzy referencje (proszę podać imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail i numery telefonów przy przekazywaniu referencji), iv) podpisane upoważnienie do przeprowadzenia formularza sprawdzającego przeszłość i referencje na adres  [email protected]  strong>  Żadne telefony z zapytaniem o stanowisko nie będą akceptowane.  

Wykwalifikowani kandydaci, którzy otwarcie żyją z wirusem HIV i/lub są reprezentowaniaktywnie zachęca się do składania wniosków przedstawicieli kluczowych i bezbronnych grup społecznych dotkniętych wirusem HIV. FHI 360 to równość szans i akcja afirmatywna pracodawca w ramach którego nie angażujemy się w praktyki dyskryminujące jakąkolwiek osobę zatrudnioną lub poszukującą pracy ze względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciową, pochodzenie narodowe lub etniczne, wiek , stan cywilny, niepełnosprawność fizyczna lub umysłowa, chroniony status weterana lub jakakolwiek inna cecha chroniona na mocy obowiązującego prawa.