Dyrektor Finansowy / Zastępca Kierownika Działu Finansowego w Team4ua

1. Kontekst

Team4UA realizuje projekty humanitarne i wczesną odbudowę na terenie Ukrainy, zapewniając terminową, przejrzystą i zgodną z przepisami dostawę towarów, robót budowlanych i usług zgodnie z przepisami darczyńców i wewnętrznymi politykami zamówień publicznych. W kontekście trwającego reagowania kryzysowego i interwencji związanych z infrastrukturą – w tym budowy, renowacji i działań technicznych – Team4UA wzmacnia swoje zdolności operacyjne, aby zapewnić efektywne zaopatrzenie, koordynację logistyki, zgodność z przepisami darczyńców oraz odpowiednią dokumentację do celów audytu i odpowiedzialności.

2. Opis stanowiska

Pod nadzorem dyrektora finansowego menedżer finansowy jest odpowiedzialny za wydajne, zgodne i strategiczne zarządzanie finansami operacji i programów organizacji. Stanowisko obejmuje planowanie i analizę finansową, nadzór nad przestrzeganiem zasad przez darczyńców, zarządzanie finansami, koordynację audytów i monitorowanie finansów partnerstwa. Menedżer finansowy wspiera świadome podejmowanie decyzji, dostarczając wysokiej jakości dane finansowe, analizy i systemy kontroli wewnętrznej, które zapewniają odpowiedzialność i zrównoważony rozwój.

3. Kluczowe obowiązki

A. Zgodność i kontrola wewnętrzna

• Zapewnij pełną zgodność z ukraińskim ustawodawstwem finansowym i podatkowym oraz przepisami dotyczącymi darczyńców.
• Nadzoruj dokładność i integralność transakcji finansowych rejestrowanych w systemie księgowym.
• Wzmocnij i stale ulepszaj systemy kontroli wewnętrznej w działaniach organizacyjnych i zarządzanych przez partnerów.
• Zapewnij zgodność procedur finansowych z polityką wewnętrzną i dotacjami warunki.

B. Planowanie finansowe i raportowanie

• Kieruj przygotowaniem, przeglądem i zapewnieniem jakości budżetów projektów i organizacji.
• Zapewnij ścisłą kontrolę budżetową i proaktywne monitorowanie rozbieżności.
• Prowadź regularne odprawy finansowe dla odpowiednich menedżerów i osób odpowiedzialnych za budżet.
• Zapewniaj terminową i wysokiej jakości sprawozdawczość finansową darczyńców oraz raportowanie wewnętrzne dla kadry kierowniczej wyższego szczebla i personelu Zarządu.
• Ściśle współpracuj z zespołami programowymi w kwestiach finansowych, w tym w zakresie analizy wariancji, strategii współfinansowania i zgodności.
• Wkładaj specjalistyczną wiedzę finansową w opracowywanie wniosków, w tym budżetowanie nowych dotacji.

C. Audyt i zamknięcie finansowe

• Nadzoruj procedury zamknięcia miesiąca i uzgodnienia bilansów.
• Zarządzaj przygotowaniem rocznych i specyficznych dla projektuic sprawozdań finansowych.
• Koordynuj audyty zewnętrzne i zapewniaj terminowe podjęcie działań następczych w związku z ustaleniami audytu.
• Zapewnij gotowość do audytów darczyńców i audytów ustawowych we współpracy z zespołami ds. zgodności, zakupów i księgowości.

D. Zarządzanie finansami

• Monitoruj przepływ środków pieniężnych i nadzoruj zarządzanie zasobami finansowymi.
• Upewnij się, że wydatki i płatności są odpowiednio autoryzowane, przetwarzane i dokumentowane.
• Przeglądaj i konsoliduj prognozy środków pieniężnych od osób odpowiedzialnych za budżet.
• Zapewnij należyte planowanie finansowe w celu utrzymania płynności i ciągłości operacyjnej.

E. Nadzór finansowy partnerstwa

• Ustanów i wdroż plan monitorowania finansowego partnerstwa.
• Przeprowadzaj oceny finansowe i monitorowanie partnerów w celu zapewnienia zgodności i odpowiedzialności.
• Współpraca z zespołami programu i partnerstwa w celu wdrożenia planów działań naprawczych.
• Zapewnij partnerom wsparcie finansowe w budowaniu potencjału.

F. Zarządzanie personelem i interesariuszami

• Wspieranie rozwoju kompetencji personelu w ramach funkcji finansowej.
• Wspieranie współpracy międzyresortowej w kwestiach finansowych.
• Reprezentowanie organizacji w sprawach finansowych z darczyńcami, władzami i organami zarządzającymi, zgodnie z wymaganiami.

4. Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie: Wykształcenie wyższe w dziedzinie finansów, rachunkowości, administracji biznesowej lub pokrewnej.

Doświadczenie:

• Minimalnie 5 lat odpowiedniego doświadczenia na stanowisku kierowniczym wyższego szczebla.
  Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu dużymi budżetami.

• Co najmniej 3 lata zarządzania ludźmi doświadczenie.

• Zdecydowanie preferowane jest doświadczenie w sektorze pomocy humanitarnej, rozwojowej lub organizacji pozarządowych.

• Doświadczenie w pracy z darczyńcami międzynarodowymi (np. ECHO, UNHCR, OCHA) i znajomość ich wytycznych finansowych.

Umiejętności i kompetencje:

• Dogłębna wiedza na temat zarządzania finansami, budżetowania i systemów raportowania.
• Wysokiej jakości umiejętności analityczne i strategiczne planowanie finansowe.
• Doskonała orientacja na kontrolę wewnętrzną i zgodność.
• Doświadczenie w koordynowaniu audytów zewnętrznych.
• Zaawansowana biegłość w programie Microsoft Excel.
• Doświadczenie w pracyz finansowymi systemami informatycznymi.
• Silne umiejętności przywódcze i zarządzania interesariuszami.

Języki:

Ukraiński: biegły.
Angielski: wymagana pełna biegłość zawodowa.

5. Nadzór i raportowanie

Kierownik finansowy podlega dyrektorowi finansowemu i ściśle współpracuje z kierownikami programów, kierownikami ds. zakupów, zgodności, księgowością i kierownictwem wyższego szczebla, aby zapewnić zgodne, strategiczne i zrównoważone zarządzanie finansami.

6. Czas trwania i stacja dyżurna

Czas trwania: 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia w zależności od finansowania).
Stacja dyżurna: Kijów lub Lwów, Ukraina

7. Rezerwacja:
Zgodnie z ustawodawstwem ukraińskim i z zastrzeżeniem kwalifikowalność organizacyjna, stanowisko może kwalifikować się do rezerwacji kadrowej (odroczenie wojskowe). Rezerwacja realizowana jest zgodnie z przepisami krajowymi i wewnętrznymi procedurami.

8. Różnorodność, równość i włączenie społeczne. Cenimy różnorodne pochodzenie i perspektywy oraz wspieramy pełne szacunku, włączające środowisko pracy, w którym każdy może wnosić swój wkład i się rozwijać.

9. Równe szanse na zatrudnienie. Team4UA jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i nie toleruje dyskryminacji z jakichkolwiek prawnie chronionych powodów.

10. Ochrona i etyka. Team4UA przestrzega zasad PSEA i nie toleruje nadużyć, molestowania ani niewłaściwego postępowania. Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać ukraińskiego prawa, Kodeksu postępowania, polityk wewnętrznych, ukończyć obowiązkowe szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i przestrzegać standardów odpowiedzialności humanitarnej.

1. Передумови

Team4UA реалізує гуманітарні та відновлювальні проєкти по всій Україні, забезпечуючи своєчасну, прозору та відповідну вимогам донорів закупівлю товарів, робіт і послуг. У межах поточних гуманітарних та інфраструктурних проєктів (включаючи реконструкцію, будівельні та технічні роботи) організація посилює операційну спроможність у сфері закупівель та логістики для забезпечення ефективності, відповідності вимогам донорів та належної підзвітності.

2. Опис посади

Під керівництвом Керівника фінансового відділу Заступник керівника фінансового відділу відповідатиме за ефективне, комплаєнс-орієнтоване та стратегічне управління фінансами organізації. Посада пłączy w sobie planowanie i analizę finansową, kontrolę spełnienia wymagań darczyńców, zarządzanie skarbem, koordynację audytów i monitoring finansowy partnerów. Zastępca szefa działu finansowego zapewnia kierownictwu wysokiej jakości analizy finansowe umożliwiające podejmowanie świadomych decyzji zarządczych i wspiera stabilność organizacji.

3. Podstawowe wymagania

A. Compliance i kontrola wewnętrzna

• Zapewnienie pełnej zgodności działalności finansowej z wymogami ukraińskiego ustawodawstwa i przepisami darczyńców.

• Kontrola poprawności i rzetelności prezentacji transakcji finansowych w systemie księgowym.

• Wzmocnienie i doskonalenie systemów kontroli wewnętrznej w działalności organizacji i projektach partnerskich.

• Zapewnienie zgodności procedur finansowych z wewnętrznymi politykami i warunkami umowy o dotację.

B. Planowanie finansowe i raportowanie

• Koordynacja opracowywania, weryfikacji i zapewniania jakości budżetów projektów i organizacji jako całości.
• Zapewnianie skutecznej kontroli budżetu i terminowej reakcji na odchylenia.
• Prowadzenie regularnych odpraw finansowych dla menedżerów i osób odpowiedzialnych za budżety.
• Zapewnianie terminowego i wysokiej jakości przygotowywania raportów finansowych dla darczyńców oraz raportów wewnętrznych dla zarząd i Rada Nadzorcza.
• Współpraca z zespołami programowymi w zakresie analiz finansowych, dofinansowania i wymogów raportowania.
• Udział w przygotowaniu propozycji nowych projektów, w szczególności w tworzeniu budżetów.

V. Audyt i zamknięcie finansowe

• Organizacja i kontrola miesięcznych procedur zamknięcia finansowego, w tym uzgadnianie rachunków.
• Przygotowywanie sprawozdań finansowych rocznych i projektów.
• Koordynacja audytów zewnętrznych i zapewnienie terminowej realizacji zaleceń audytorów.
• Zapewnienie gotowości do audytów darczyńców i ustawowych we współpracy z właściwymi organami działy.

G. Zarządzanie przepływami pieniężnymi i zasobami finansowymi

• Kontrola przepływów pieniężnych i zasobów finansowych organizacji.
• Zapewnienie prawidłowości uzgadniania, przetwarzania i dokumentowania płatności.
• Konsolidacja prognoz przepływu środków od osób odpowiedzialnych za budżety.
• Utrzymanie stabilności finansowej i płynności finansowej organizacja.

D. Monitoring finansowy partnerów

• Opracowanie i wdrożenie planu monitorowania finansowego partnerów.
• Przeprowadzanie ocen finansowych i audytów partnerów w celu zapewnienia zgodności i odpowiedzialności
• Współpraca z zespołami programowymi w zakresie wdrażania działań naprawczych.
• Udzielanie wsparcia i wzmacnianie możliwości finansowych partnerów.

E. Zarządzanie personelem i interakcja z interesariuszami

• Promowanie rozwoju kompetencji zespołu finansowego.
• Zapewnianie współpracy międzyresortowej w sprawach finansowych.
• Reprezentowanie organizacji w sprawach finansowych przed darczyńcami, władzami i organami zarządzającymi, jeśli zajdzie taka potrzeba.

4. Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie:Ukończone studia wyższe w dziedzinie finansów, rachunkowości, administracji biznesowej lub dziedzin pokrewnych.

Doświadczenie:

• Minimum 5 lat doświadczenia na wyższym stanowisku w zarządzaniu finansami.
• Doświadczenie w zarządzaniu dużymi budżetami.
• Co najmniej 3 lata doświadczenia w zarządzaniu zespołem.
• Doświadczenie w pracy w sektorze humanitarnym lub rozwojowym jest wymagane przewagę.
• Doświadczenie we współpracy z darczyńcami międzynarodowymi (ECHO, UNHCR, OCHA itp.) i znajomość ich wymagań finansowych.

Umiejętności i kompetencje:

• Dogłębne zrozumienie finansów zarządzanie, budżetowanie i raportowanie.
• Analityczne myślenie i strategiczne podejście do planowania finansowego.
• Duża dbałość o szczegóły i orientacja na zgodność.
• Doświadczenie w koordynowaniu audytów zewnętrznych.
• Biegła znajomość programu Microsoft Excel (poziom zaawansowany).
• Doświadczenie z finansowymi systemami informatycznymi.
• Umiejętności przywódcze i komunikacyjne.

Języki: 

• Płynna znajomość języka ukraińskiego.
• Płynna znajomość profesjonalnego języka angielskiego.

5. Nadzór i raportowanie

Kierownik finansowy podlega dyrektorowi finansowemu i ściśle współpracuje z menedżerami programów, zaopatrzeniem, zgodnością, księgowością i zarządem, aby zapewnić strategiczne i odpowiedzialne zarządzanie finansami.

6. Czas trwania i miejsce pracy

Czas trwania: 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia w przypadku dostępności środków). Miejsce pracy: Lwów lub Kijów.

7. Rezerwacja:
zgodnie z ustawodawstwem Wielkiej Brytaniiregionie i pod warunkiem, że organizacja spełnia kryteria, stanowisko może podlegać rezerwacji pracowniczej. Procedura rezerwacji odbywa się zgodnie z obowiązującymi wymogami regulacyjnymi i wewnętrznymi procedurami organizacji.

8. Różnorodność, równość i włączenie. Cenimy różnorodność doświadczeń i tworzymy integracyjne środowisko, w którym każdy może się rozwijać i wnosić swój wkład.

9. Równe szanse na zatrudnienie. Team4UA jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i nie pozwala na dyskryminację z jakichkolwiek powodów chronionych przez prawo.

10. Prywatność i etyka. Przestrzegamy zasad PSEA i nie tolerujemy nadużyć ani molestowania. Wszyscy pracownicy mają obowiązek przestrzegać prawa, Kodeksu postępowania i polityk wewnętrznych, przechodzić obowiązkowe szkolenia i przestrzegać humanitarnych standardów odpowiedzialności.