Koordynator ds. finansów, administracji i kadr w Bibliotheques Sans Frontieres

Cel stanowiska

Koordynator ds. finansów, administracji i kadr

podlega bezpośrednio przedstawicielowi krajowemu, ściśle współpracuje z koordynatorem programu, a także finansowym, działy logistyczne i personalne na poziomie centrali. 

1. Koordynacja administracyjna

• Pomaga Przedstawicielowi Krajowemu i Koordynatorowi Programu we współpracy z władzami lokalnymi w celu zapewnienia zgodności z lokalnymi przepisami i protokołami, w tym jako tłumacz. 

• Służy jako główny punkt kontaktowy w sprawach administracyjnych i interesariuszy zewnętrznych (z wyłączeniem dostawców). 

• Zapewnia opracowywanie i poprawianie oficjalnych dokumentów i umów związanych z programami, administracją, rejestracją u władz ukraińskich i procedurami dotyczącymi darczyńców. 

2. Zarządzanie zasobami ludzkimi

• Zapewnia zgodność z prawem pracy Ukrainy. 

• Zapewnia zgodność z polityką personalną BSF i przyczynia się do jej ciągłego doskonalenia. 

• Centralizuje dane związane z zarządzaniem personelem, nadzoruje śledzenie umów i płace, współpracuje z zewnętrznymi księgowymi w zakresie przetwarzania usług płacowych i zapewnia dokładne prowadzenie dokumentacji. 

• Zapewnia monitorowanie prawne kwestii związanych z personelem. 

• Kontroluje selekcję i adaptację nowych pracowników. Rekrutuje i zarządza konsultantami, nowymi pracownikami i/lub generalnymi wykonawcami usług (kierowcami itp.) w zakresie spraw administracyjnych, finansowych lub logistycznych, w zależności od potrzeb. 

• Rozważa problemy zgłaszane przez zespoły i zapewnia zadowalające warunki pracy. 

•  Wylicza wynagrodzenia i wypłaca nagrody na podstawie umów cywilnoprawnych. 

3. Zarządzanie finansami i budżetem

• Zapewnia zgodność budżetów z wymogami wewnętrznymiprocedury, a także zasady i regulacje administracyjno-finansowe obowiązujące darczyńców. 

• Tworzy standardowe procedury operacyjne spójne z praktykami centrali i wymaganiami darczyńców. 

• Pomaga przedstawicielowi kraju w ustalaniu strategii finansowej zapewniającej stabilność finansową BSF w regionie. W ścisłej współpracy z Koordynatorem Programu i Przedstawicielem Krajowym opracowuje prognozy budżetowe dotyczące programów, operacji i kosztów administracyjnych. 

• Terminowo i dokładnie monitoruje budżety oraz przygotowuje raporty finansowe według potrzeb dla działu finansowego centrali oraz darczyńców lub partnerów projektu. 

• Zarządza kontem bankowym i płatnościami gotówkowymi. 

• Zarządza transferami środków i zapewnia bezpieczeństwo funduszy/gotówki we współpracy z przedstawicielem kraju. 

• Kontroluje przelewy gotówkowe i przelewy z centrali. 

• W koordynacji z przedstawicielem krajowym i koordynatorem programu opracowuje w razie potrzeby nowe budżety projektów. 

• Przygotowuje i wspiera audyty w koordynacji z administracją centrali i działem finansowym. 

4. Zgodność i zarządzanie ryzykiem

• Zapewnia zgodność działań BSF Ukraine z lokalnymi przepisami i regulacjami. 

• Zmniejsza ryzyko administracyjne, finansowe i logistyczne, zapewniając, że wszystkie operacje i działania są prowadzone bezpiecznie, zgodnie z protokołami i wytycznymi dotyczącymi zarządzania ryzykiem organizacji. 

• Przegląda/aktualizuje wewnętrzne kontrole, zasady i procedury w celu ograniczenia potencjalnego ryzyka. 

Wymagania kwalifikacyjne:

• Tytuł magistra w odpowiedniej dziedzinie, takiej jak administracja biznesowa, finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi lub branża pokrewna 

• Minimum 3 lata doświadczenia zawodowego, z czego co najmniej 2 lata na stanowisku administracyjno-finansowym na szczeblu koordynacyjnym. 

• Wcześniejsze doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej będzie dodatkowym atutem. 

• Dokładność, organizacja i rzetelność, umiejętność samodzielnej i proaktywnej pracy. 

• Dobre radzenie sobie ze stresem. 

• Umiejętności interpersonalne i komunikacyjne. 

• Doskonałe umiejętności pisania i obsługi Excela. 

• Doskonała znajomość pakietu Microsoft Office. 

• Biegła znajomość języka angielskiego. 

• Biegła znajomość języka ukraińskiego.