Asystent wsparcia terenowego w International NGO Safety Organisation

Tło organizacji

Założona w 2011 roku Międzynarodowa Organizacja Pozarządowa ds. Bezpieczeństwa (INSO) jest międzynarodową organizacją pozarządową, która wspiera pracowników pomocy humanitarnej poprzez tworzenie platform koordynacji bezpieczeństwa w niebezpiecznych sytuacjach. INSO udostępnia zarejestrowanym organizacjom pozarządowym szereg bezpłatne usługi, w tym śledzenie zdarzeń w czasie rzeczywistym, raporty analityczne, dane i mapy związane z bezpieczeństwem, wsparcie w zarządzaniu kryzysowym, orientacja personelu i szkolenia. 

INSO codziennie wspiera ponad 1000 organizacji pozarządowych działających w 18 najbardziej niepewnych krajach świata. 

siedziba INSO znajduje się w Hadze w Holandii, międzynarodowym mieście pokoju i sprawiedliwości. 

INSO Ukraina

INSO Ukraina została otwarta w 2015 r. Od czasu inwazji rosyjskiej na pełną skalę w lutym 2022 r. szybko rozwinęła się i stała się kompletną platformą służącą potrzebom organizacji pozarządowych w szybko rozwijającym się konflikcie. Obecnie ponad 240 krajowych i międzynarodowych organizacji pozarządowych korzysta z usług INSO, zarówno w języku ukraińskim, jak i angielskim, obejmujących informacje, analizy i porady w ramach szerokiej gamy pisemnych produktów, spotkań i odpraw, dostosowanych ocen, wsparcia kryzysowego oraz szerokiej gamy kursów szkoleniowych. Nasze biuro krajowe znajduje się w Kijowie, wspierane przez biura terenowe w Dnieprze i Odessie. 

Skala i intensywność konfliktu na Ukrainie w dalszym ciągu stwarza poważne wyzwania w zakresie bezpieczeństwa humanitarnego, szczególnie w obszarach będących przedmiotem ostrego sporu, na obszarach frontu, gdzie od 2023 r. zasięg pomocy humanitarnej wzrósł. Jako część INSO Ukraine będziesz odgrywać kluczową rolę we wspieraniu organizacji pozarządowych i pomaganiu pomocy w bezpieczniejszym docieraniu do osób potrzebujących, będąc jednocześnie częścią tętniącej życiem i rozwijającej się społeczności humanitarnej gromadzącej doświadczenia z całego świata. 

INSO poszukuje obecnie doświadczonego specjalisty, który dołączy do naszego zespołu jako Asystent wsparcia terenowego w Charkowie.

Streszczenie stanowiska:

Będziesz wspierać biuro terenowe w obszarach logistyki, zaopatrzenia, HR, administracji i finansów. Asystent wsparcia terenowego pracuje pod kierownictwem liniowym doradcy ds. bezpieczeństwa i podlega raportowaniu do kierownika/ów ds. finansów, operacji i HR w głównym biurze krajowym.    

Główne obowiązki:

Finanse

• Przetwarzanie drobnych transakcji gotówkowych. Codziennie uzgadniaj drobne środki pieniężne i przesyłaj prośby o uzupełnienie środków w celu zaspokojenia potrzeb gotówkowych. Wydawaj zaliczki gotówkowe pracownikom zgodnie z upoważnieniem. Ustal odpowiedni system ewidencji wpłacanych kwot. Efektywnie śledź otwarte kwoty. Zbierz dokumenty potwierdzające, aby zamknąć wszystkie zaległe zaliczki przed końcem miesiąca.
• Pomoc w terminowych płatnościach. Przed dokonaniem płatności upewnij się, że dokumenty potwierdzające są kompletne pod każdym względem.
• Co miesiąc oszacuj zapotrzebowanie na środki pieniężne dla biura terenowego. Terminowo złóż wniosek o przelew środków pieniężnych do działu finansowego. 
• Apełnić funkcję punktu kontaktowego w przypadku zapytań finansowych i zapewniać wsparcie finansowe członkom zespołu. 

Zasoby ludzkie

• Wspieranie doradcy ds. bezpieczeństwa/specjalisty ds. kadr w administrowaniu zasobami ludzkimi personelu biura terenowego, w tym w ułatwianiu uzyskiwania pozwoleń wizowych, kart pobytowych, przepisów podatkowych, zakwaterowania itp.)
• Pomoc w zadaniach administracyjnych procesu rekrutacji.
• Wspieranie specjalisty ds. kadr w przygotowaniu dokumentów dla pracy w terenie Monitory.
• Prowadź dokumentację dotyczącą diet personelu, formularzy wniosków urlopowych i rejestrów absencji.
• Przetwarzaj i terminowo przesyłaj arkusze czasu pracy personelu biura terenowego.
• Prowadź dokumentację kadrową personelu biura terenowego zgodnie z jego oddelegowaniem.
• Upewnij się, że wszyscy pracownicy znają lokalne przepisy obowiązujące w biurze terenowym.

Operacje (logistyka, logistyka, Zakupy)

• Pomoc w przeprowadzaniu działań związanych z zaopatrzeniem we współpracy z zespołami operacyjnymi i programowymi
• Zapewnienie, że proces zaopatrzenia przebiega zgodnie z SOP, z odpowiednią dokumentacją potwierdzającą wszystkie zakupy
• Utrzymanie pojazdu i prowadzenie pojazdu zgodnie z wymaganiami
• Pomoc w identyfikacji odpowiednich dostawców, zbieraniu ofert cenowych, dokumentacji procesu zamówień oraz zarządzaniu dokumentacją zamówień w formie elektronicznej i papierowej
• Przeprowadzanie Single Sources dokonuje zakupów o wartości <500 EUR i zapewnia prawidłowe wypełnienie wszystkich dokumentów drogą elektroniczną
• Odpowiedzialny za zarządzanie i przygotowywanie umów o poziomie usług w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania biura i działań projektowych
• Koordynowanie wszystkich uzgodnień logistycznych związanych z wydarzeniami, warsztatami i seminariami związanymi z projektem
• Pomoc w zarządzaniu i administrowaniu zasobami biurowymi, w tym powierzchnią biurową, aktywami, w tym laptopami, innymi powiązanymi systemami i sprzętem biurowym
• Wspieranie krajowego biura w aktualizacji głównego rejestru aktywów zgodnie z INSO wymagania
• Upewnij się, że wszystkie aktywa są oznakowane i prowadź rejestr przemieszczania majątku
• Zapewnij, że fizyczna weryfikacja odbywa się co dwa lata
• Wykonuj obowiązki kierowcy, jeśli jest to wymagane
• Monitorowanie ruchu pojazdu za pomocą dziennika pojazdu
• Zarządzaj naprawami i konserwacją sprzętu i pojazdów INSO
• Utrzymuj wystarczające zapasy materiałów biurowych dla personelu biurze.

Wymagania

Wiedza, umiejętności i doświadczenie

Niezbędne

• Preferowane co najmniej 2 lata odpowiedniego doświadczenia w pracy na podobnych stanowiskach w organizacjach pozarządowych
• Certyfikat zawodowy
• Ważne prawo jazdy klasy B z co najmniej 2-letnim doświadczeniem w prowadzeniu pojazdu
• Znajomość języka MS Excel
• Duża dbałość o szczegóły
• Umiejętność przetwarzania dużych ilości danych
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
• Umiejętność zarządzania czasem

Miło to mieć

• Dobra znajomość języka angielskiego i ukraińskiego
• Otwartość i pewność siebie
• Akceptacja i zrozumienie zasad humanitarnych
• Dobra etyka, z możliwością zarządzania poufnymi danymi
• Wysoki stopień autonomii

Kluczowe kompetencje osobiste    

• Konftożsamość, uczciwość i poczucie zapobiegania konfliktom interesów
• Własna motywacja, uprzejmość i pokora
• Duch zespołowy i dobre zarządzanie relacjami interpersonalnymi
• Umieć planować i organizować swoją pracę
• Bądź elastyczny i dynamiczny, umiej proponować inicjatywy
• Umieć pracować pod presją
• Skuteczny komunikator
• Zdolność do pracy w wielokulturowości środowiska

Warunki: 12-miesięczna umowa z możliwością przedłużenia z 3-miesięcznym okresem próbnym. Oczekiwana data rozpoczęcia 16 marca 2026 r., wynagrodzenie brutto 52 000 UAH.

Jak aplikować

Wyślij poniższe dane na adres [email protected] i podaj referencje „Asystent wsparcia terenowego, Charków” w temacie wiadomości e-mail do 22 lutego 2026 r.

• List motywacyjny określający, w jaki sposób spełniasz obowiązkowe wymagania, preferowane cechy, motywację do aplikowania i to, co masz nadzieję wnieść do INSO.
• Zaktualizowane CV.

Prosimy nie przesyłać żadnych dodatkowych informacji. Skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.