Koordynator terenowy w Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) to organizacja pozarządowa non-profit, apolityczna i niereligijna, zajmująca się pomocą humanitarną. PUI rozpoczęło interwencję humanitarną na Ukrainie w lutym 2015 r. Misja ma na celu poprawę lub przywrócenie równego dostępu do podstawowej opieki zdrowotnej ludności lokalnej i wysiedlonej dotkniętej konfliktem zbrojnym oraz poprawę jej warunków życia poprzez zaspokojenie podstawowych potrzeb.Miejsce pracy - DniproKoordynator Terenowy jest odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie miejsca realizacji projektu oraz prawidłową realizację programów opracowanych na tym terenie. ZADANIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ Bezpieczeństwo: Odpowiada za bezpieczeństwo na terenie budowy. Programy: Koordynuje pracę zespołów, i zapewnia prawidłową realizację programów na budowie, pod nadzorem swojego bezpośredniego przełożonego. Zasoby ludzkie: Nadzoruje wszystkie zespoły na budowie, a także personel krajowy i międzynarodowy. Wsparcie logistyczne, administracyjne i finansowe: Nadzoruje część logistyczną, administracyjną i finansową obiektu na potrzeby realizacji programu oraz czuwa nad przestrzeganiem odpowiednich procedur, przy wsparciu merytorycznym Koordynatora ds. logistyki (LOGC) oraz Koordynatora administracyjno-finansowego (AFC) misji. Reprezentacja: Reprezentuje organizację przed partnerami, władzami i różnymi lokalnymi podmiotami działającymi na obszarze, na którym znajduje się jego baza. Koordynacja: Centralizuje i rozpowszechnia informacje z/do obiektu oraz konsoliduje raportowanie wewnętrzne i zewnętrzne realizowane w jego obszarze działania przed przekazaniem ich bezpośredniemu przełożonemu. Ocena/Strategia: Bierze udział w tworzeniu strategii i proponuje nowe interwencje w zależności od potrzeb zidentyfikowanych w swoim obszarze działania. CELE SZCZEGÓŁOWE I ZWIĄZANE Z DZIAŁANIA1. ZAPEWNIJ BEZPIECZEŃSTWO MIENIA I OSÓB NA MIEJSCU Zapewnia, że ​​plan bezpieczeństwa dla obiektu jest aktualny oraz że wszyscy go znają i rozumieją (zarówno ekspatrianci, jak i miejscowi). Zapewnia gromadzenie danych w odniesieniu do bezpieczeństwo na swoim polu działania, dostarcza analizy i przekazuje je swojemu bezpośredniemu przełożonemu regularnie lub doraźnie, jeśli jest to pilne. Sprawdza, czy środki materialne i ludzkie, którymi dysponuje, są wystarczające zapewnienie optymalnego bezpieczeństwa zespołów, materiałów i beneficjentów. Bezzwłocznie powiadamia swojego bezpośredniego przełożonego w przypadku grożącego niebezpieczeństwa zespołów lub beneficjentów. W przypadku wystąpienia zdarzenia zagrażającego bezpieczeństwu (niezależnie od tego, czy miało ono miejsce, czy też było uniknąć), zapewnia, że ​​informacje zostaną niezwłocznie przekazane bezpośredniemu przełożonemu i zgłoszone zgodnie z wytycznymi PUI.2. ZAPEWNIJ WDROŻENIE PROGRAMÓW I PROPONUJ NOWE INTERWENCJE Zapewnia sprawne funkcjonowanie bieżących programów na miejscu (osiąganie celów, dotrzymywanie terminów, monitorowanie budżetu, raportowanie umowne…) i raportuje swojemu bezpośredniemu przełożonemu. On/ona ustanawia formalny system koordynacji, kieruje nim w terenie (spotkania, pisemne raporty...) i raportuje swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Zapewnia prawidłowe przechowywanie wszystkich dokumentów wytworzonych w kontekście projektu(ów) oraz zapewnia dostępność źródeł weryfikacji wskazanych w propozycjach. Proponuje nowe interwencje i omawia je ze swoim bezpośrednim przełożonym. Angażuje się w identyfikację potrzeb w oparciu o uzgodnione TOR (Terms of Reference) i za zgodą bezpośredniego przełożonego. Definiując nowe działania operacyjne, koordynuje pracę odpowiednich działów technicznych oraz zespołów wsparcia administracyjnego i logistycznego, mając na celu przygotowanie propozycji projektów kompletnych i zgodnych z formaty darczyńców i zasady wewnętrzne PUI. Uczestniczy w ćwiczeniu rozwoju Strategii misji.3. NADZORUJE ZESPOŁY PRACOWNIKÓW KRAJOWYCH I MIĘDZYNARODOWYCH NA OBIEKCIE Nadzoruje wszystkie zespoły krajowe i międzynarodowe na obiekcie. Kieruje pracą ekspatriantów na miejscu, śledzi realizację ich celów oraz prowadzi etap średnioterminowy i końcowy ćwiczenia ewaluacyjne. Uczestniczy w procesie rekrutacji, a także we wszelkich decyzjach związanych z rozwiązaniem umów o pracę z lokalnym personelem na budowie. Zapewnia przestrzeganie Regulaminu Wewnętrznego PUI na budowie. /Odpowiada za zarządzanie administracyjne personelem terenowym, w szczególności za obsługę kadrowo-płacową, monitorowanie nieobecności, tworzenie, aktualizację i archiwizację akt administracyjnych personelu. Dba o to, aby wszyscy pracownicy terenowi przynajmniej raz w miesiącu podlegali pisemnej ocenie okres obowiązywania umowy i rocznie. Przyjmuje lub deleguje odpowiedzialność za integrację każdego nowego pracownika na budowie i zapewnia w szczególności, że kontekst realizacji programu, zasady bezpieczeństwa, procedury logistyczne, administracyjne, kadrowe i finansowe, jak również jak również procedury korzystania z komunikacji i transportu są wyjaśnione i zrozumiane. Ukończy programy szkoleniowe dla personelu zagranicznego i lokalnego (wsparcie organizacyjne, metodologia, wsparcie techniczne, w zależności od przypadku, organizacja sesji szkoleniowych...) Opracowuje lub deleguje odpowiedzialność za opracowanie profili stanowisk pracy dla ekspatriantów, którzy mają zostać zastąpieni lub zatrudnieni, i przesyła je do zatwierdzenia swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Przygotowuje profile stanowisk lokalnych pracowników pod swoim bezpośrednim nadzorem, zatwierdza profile stanowisk lokalnych pracowników personelu opracowanego przez Menedżerów Technicznych w jego/jej siedzibie i przekazuje je do zatwierdzenia AFC i każdej innej potencjalnie istotnej stronie (w zależności od stanowiska). On/Ona konstruuje schemat organizacyjny bazy i posiada go zatwierdzony przez jego bezpośredniego przełożonego i AFC. Zajmuje się zarządzaniem konfliktami interpersonalnymi, które pojawiają się na jego terenie, a w przypadku, gdy nie jest w stanie rozwiązać sprawy, przekazuje sprawę swojemu bezpośredniemu przełożonemu sporu. Jest strażnikiem wizerunku PUI na swoim obszarze działania i pełniąc tę ​​funkcję dba o to, aby cała podległa mu kadra zachowywała się zgodnie z wartościami wyznawanymi przez organizację i z pełnym szacunkiem dla lokalnej kultury.4. ZAPEWNIĆ WSPARCIE LOGISTYCZNE, ADMINISTRACYJNE I FINANSOWE DLA OBIEGU. Zapewnia zaspokojenie potrzeb obiektu (wsparcie, programowanie) i co miesiąc informuje ACF o potrzebach, upewniając się przy tym, że przestrzegane są wszystkie procedury darczyńców i procedury wewnętrzne, oraz aby zobowiązania były zgodne z dostępnymi budżetami. Zapewnia wyposażenie terenu w minimum infrastruktury (biura i mieszkania) niezbędne do realizacji pracy i zakwaterowania zespołów, w optymalnych warunkach bezpieczeństwa. Nadzoruje realizację flotę pojazdów, a bardziej globalnie zapewnia jej prawidłowe funkcjonowanie, a także konserwację całego sprzętu należącego do obiektu. Zapewnia odpowiednią organizację przechowywania całego mienia i sprzętu. Zapewnia prawidłową dostawę wszystkich zakupów zaplanowanych na okres operacyjny obiektów. Przygotowuje i aktualizuje inwentaryzację materiałów i sprzętu dla obiektu oraz przekazuje ją do LOGC. Jest odpowiedzialny za optymalizację kosztów; i wykorzystuje w tym celu śledzenie budżetu; zapewnia odpowiednie środki finansowe na prowadzenie obiektu. W zakresie monitorowania budżetu uczestniczy w analizach zespołowych (wraz z zarządzaniem technicznym, administracyjnym i logistycznym) oraz odpowiada za wykrywanie nieprawidłowości i proponowanie korekt w swoich/ swojego bezpośredniego przełożonego oraz AFC. Zapewnia on, że zapisy księgowe są wypełnione zgodnie z wewnętrznymi zasadami i przekazywane AFC zgodnie z ustalonym kalendarzem. Razem z AFC monitoruje przepływ środków pieniężnych dla swojego na miejscu i nadzoruje wypłaty. Wspólnie z AFC dba o to, aby na miejscu istniał system wewnętrznego nadzoru. Zapewnia przestrzeganie procedur podejmowania zobowiązań wydatkowych oraz uczestniczy w procesie zatwierdzania zamówień. Pełni funkcję strażnika prowadzenia ksiąg rachunkowych iw tym charakterze czuwa nad bezwzględnym i trwałym zabezpieczeniem środków pieniężnych i rachunków bankowych poprzez odpowiednie dokumenty księgowe.5. ZAPEWNIJ REPREZENTACJĘ PUI W JURYSDYKCJI OBJĘTEJ JEJ STREFĄ Reprezentuje stowarzyszenie przed lokalnymi podmiotami, niezależnie od tego, czy są one oficjalne, czy nie, i zapewnia utrzymanie dobrych stosunków z każdym z nich, zgodnie z zasadami neutralności i niezależności PUI .Uczestniczy w głównych spotkaniach koordynacyjnych, gdy się one odbywają i aktywnie w nich uczestniczy. W przypadku wizyt Darczyńców uczestniczy w organizacji i realizacji wizyty.6. ZAPEWNIJ RAPORTOWANIE I ROZPOWSZECHNIANIE INFORMACJI Jest odpowiedzialny za pisanie raportów darczyńców w ramach programów realizowanych na jego stronie; raporty, które są w całości lub w części przez niego sporządzone (obejmujące konsolidację sekcji technicznych opracowanych przez kierowników technicznych i/lub osoby odpowiedzialne za zasoby w jego/jej siedzibie). Raporty wewnętrzne i zewnętrzne przesyła swojemu bezpośredniemu przełożonemu, jednocześnie dotrzymywanie wewnętrznych terminów zatwierdzenia (raport sytuacyjny, raport incydentu) i zewnętrznych terminów umownych (raporty z projektów). Organizuje dwukierunkowe rozpowszechnianie informacji: od koordynacji terenowej do koordynacji w terenie oraz od koordynacji terenowej do lokalizacji ( regularne i doraźne raportowanie sytuacji). Uczestniczy w wewnętrznych spotkaniach koordynacyjnych i aktywnie w nich uczestniczy. KWALIFIKACJESzkolenie: Szkolenie z zakresu zarządzania projektami, szkolenie z zakresu zdrowia publicznego / rolnictwa / wody / warunków sanitarnych lub inne, szkolenie z zarządzania finansami, szkolenie z logistyki. Pożądane doświadczenie zawodowe. :minimum 1 rok w sektorach humanitarnych, technicznych i międzynarodowych (szczególnie w tym późniejszym). Pożądane jest doświadczenie w zarządzaniu bezpieczeństwem. Znajomość języka: Biegła znajomość języka ukraińskiego, obowiązkowa dobra znajomość języka angielskiego. Wiedza i umiejętności: doskonała umiejętność pisania, umiejętność zarządzania projektami, zarządzanie zespołem. Mile widziana znajomość procedur dotyczących darczyńców instytucjonalnych (OFDA, ECHO, AAP, agencje ONZ…), zarządzania flotą pojazdów, zapasami, łańcuchami dostaw itp. Oprogramowanie: dobra znajomość pakietu Office. Mile widziana znajomość Sagi. Wymagane Cechy Osobowe (pasowanie do zespołu, przydatność do stanowiska i zadania): Umiejętność samodzielnej pracy przy podejmowaniu inicjatyw i wykazywaniu się poczuciem odpowiedzialności Umiejętność wytrzymywania presji Zmysł dyplomacji Umiejętności analityczne Zdolność do adaptacji i wykazywania się elastycznością organizacyjną Organizacja, dyscyplina i umiejętność dotrzymywania terminówUmiejętność profesjonalnego i dojrzałego działania oraz zarządzania sprawamiUmiejętność reprezentowania działalności i mandatu PUI przed władzami lokalnymiUmiejętność integracji środowiska lokalnego w działalność operacyjną, w jej wymiarze politycznym, gospodarczym i historycznymUmiejętność współpracy z różnymi partnerami, w w duchu otwartości i elastycznych strategiach komunikacji WARUNKI Czas rozpoczęcia: KWIECIEŃ 2024 JAK APLIKOWAĆ: Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesłanie CV w języku angielskim. Test na to stanowisko będzie prowadzony wyłącznie w języku angielskim. Zgłoszenie należy przesłać do 31.03.2024. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami. PUI zastrzega sobie prawo do zamknięcia naboru przed ostatnim dniem składania aplikacji.***