KOORDYNATOR TERENOWY w Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgece Internationale (PUI) to organizacja non-profit, apolityczna i niereligijna humanitarna organizacja pozarządowa. PUI rozpoczęło interwencję humanitarną na Ukrainie w lutym 2015 r. Misja ma na celu poprawę lub przywrócenie równego dostępu do podstawowej opieki zdrowotnej ludności lokalnej i wysiedlonej dotkniętej konfliktem zbrojnym oraz poprawę jej warunków życia poprzez zaspokojenie podstawowych potrzeb.

Miejsce pracy - Charków

Koordynator terenowy odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie strony projektu i prawidłową implementację programów opracowanych na tej stronie.

ZADANIA I OBOWIĄZKI

• Bezpieczeństwo: On/ Jest odpowiedzialna za bezpieczeństwo obiektu. 
• Programy: Koordynuje pracę zespołów i dba o prawidłową realizację programów na budowie, pod nadzorem bezpośredniego przełożonego. 
• Zasoby ludzkie: nadzoruje wszystkie zespoły w zakładzie, a także personel krajowy i międzynarodowy. 
• Wsparcie logistyczne, administracyjne i finansowe: nadzoruje elementy logistyczne, administracyjne i finansowe na miejscu w celu realizacji programu oraz zapewnia zgodność z odpowiednimi przepisami procedur, przy wsparciu merytorycznym ze strony Koordynatora ds. Logistyki (LOGC) oraz Koordynatora Administracyjnego i Finansowego (AFC) misji. 
• Reprezentacja: Reprezentuje organizację przed partnerami, władzami i różnymi lokalnymi podmiotami działającymi na obszarze, na którym znajduje się jego baza.
•  Koordynacja: centralizuje i rozpowszechnia informacje z/do witryny oraz konsoliduje wewnętrzne i zewnętrzne działania w zakresie raportowania realizowane w jego obszarze działalności przed przekazaniem ich bezpośredniemu przełożonemu . 
• Ocena/Strategia: Uczestniczy w opracowywaniu strategii i proponuje nowe interwencje w zależności od potrzeb zidentyfikowanych w swoim obszarze działania.

SZCZEGÓŁOWE CELE I POKREWANE DZIAŁANIA




1. ZAPEWNIJ BEZPIECZEŃSTWO MIENIA I OSÓB NA MIEJSCU

• On/Ona zapewnia, że plan bezpieczeństwa dla obiektu jest aktualny oraz że wszyscy go znają i rozumieją (zarówno ekspatrianci, jak i miejscowi). 
•  Zapewnia gromadzenie danych w kontekście bezpieczeństwa na swoimobszarze działalności, dostarcza analizy i rozpowszechnia je swojemu bezpośredniemu przełożonemu regularnie lub doraźnie, jeśli jest to pilne. 
• Weryfikuje, czy posiadane przez niego środki materialne i ludzkie są odpowiednie, aby zapewnić optymalne bezpieczeństwo zespołów, materiałów i beneficjentów. 
• Bezzwłocznie powiadamia swojego bezpośredniego przełożonego w przypadku grożącego niebezpieczeństwa zespołów lub beneficjentów. 
• W przypadku incydentu bezpieczeństwa (niezależnie od tego, czy miał on miejsce, czy też został uniknięty), zapewnia on, że informacja zostanie przekazana jego bezpośredniemu przełożonemu bezzwłocznie i zgłoszone zgodnie z wytycznymi PUI.

2. ZAPEWNIJ WDROŻENIE PROGRAMÓW I PROPONUJ NOWE INTERWENCJE

• On/Ona zapewnia sprawne działanie bieżących programów na miejscu (osiąganie celów, dotrzymywanie terminów, monitorowanie budżetu, raportowanie umowne…) i raporty dla swojego bezpośredniego przełożonego. 
• Tworzy formalny system koordynacji, kieruje nim w terenie (spotkania, pisemne raporty...) i składa raporty swojemu bezpośredniemu przełożonemu. 
• Zapewnia prawidłowe złożenie wszystkich dokumentów wytworzonych w kontekście projektów oraz zapewnia dostępność źródeł weryfikacji wymienionych we wnioskach. 
• Proponuje nowe interwencje i omawia je ze swoim bezpośrednim przełożonym. 
• Jest zaangażowany w identyfikowanie potrzeb na podstawie uzgodnionego TOR (zakresu zadań) i za zgodą swojego bezpośredniego przełożonego. 
• Przy definiowaniu nowych działań operacyjnych koordynuje pracę odpowiednich działów technicznych oraz zespołów wsparcia administracyjnego i logistycznego, mając na celu przygotowanie propozycji projektów, które są kompletne i zgodne z formatami darczyńców i wewnętrznymi zasadami PUI”. 
• On/ona uczestniczy w ćwiczeniu opracowania strategii misji.




3. NADZOROWAĆ ZESPOŁY PRACOWNIKÓW KRAJOWYCH I MIĘDZYNARODOWYCH NA MIEJSCU

• On/Ona nadzoruje wszystkie krajowe i międzynarodowe zespoły na miejscu. 
• On/Ona kieruje pracą ekspatriantów na miejscu, śledzi realizację ich celów oraz prowadzi oceny śródokresowe i końcowe. 
• Bierze udział w procesie rekrutacji, a także we wszelkich decyzjach związanych z rozwiązaniem umów o pracę z lokalnym personelem na budowie. 
• Zapewnia przestrzeganie Regulaminu Wewnętrznego PUI w serwisie. 
• On/Ona odpowiada za administracjęefektywne zarządzanie kadrami terenowymi, w szczególności obsługa kadrowo-płacowa, monitorowanie nieobecności, tworzenie, aktualizacja i archiwizacja akt administracyjnych personelu. 
• Dbaje o to, aby wszyscy lokalni pracownicy zostali poddani pisemnej ocenie przynajmniej raz w okresie obowiązywania umowy i w roku. 
• Przyjmuje lub deleguje odpowiedzialność za integrację każdego nowego pracownika na budowie i zapewnia w szczególności, że kontekst realizacji programu, zasady bezpieczeństwa, wyjaśnione i zrozumiane zostaną procedury logistyczne, administracyjne, kadrowe i finansowe, a także procedury dotyczące korzystania z komunikacji i transportu. 
• Realizuje programy szkoleniowe dla personelu zagranicznego i lokalnego (wsparcie organizacyjne, metodologia, wsparcie techniczne, w zależności od przypadku, organizacja sesji szkoleniowych…)
• Przygotowuje lub deleguje odpowiedzialność za opracowanie profili stanowisk pracy dla ekspatriantów, którzy mają zostać zastąpieni lub zatrudnieni, i przesyła je do zatwierdzenia swojemu bezpośredniemu przełożonemu. 
• Przygotowuje profile stanowisk pracy lokalnego personelu pod swoim bezpośrednim nadzorem, zatwierdza profile stanowisk pracy lokalnego personelu opracowane przez Menedżerów Technicznych w jego zakładzie, i przekazuje je do zatwierdzenia AFC oraz każdej innej potencjalnie istotnej stronie (w zależności od stanowiska). 
• Konstruuje schemat organizacyjny bazy i zatwierdza go bezpośredniemu przełożonemu oraz AFC. 
• Zajmuje się zarządzaniem konfliktami interpersonalnymi pojawiającymi się na jego terenie, a w przypadku, gdy nie jest w stanie rozstrzygnąć sporu. 
• Jest strażnikiem wizerunku PUI na swoim obszarze działania i w tym charakterze dba o to, aby cała podległa mu kadra zachowanie zgodne z wartościami wyznawanymi przez organizację i z pełnym poszanowaniem lokalnej kultury.

4. ZAPEWNIJ WSPARCIE LOGISTYCZNE, ADMINISTRACYJNE I FINANSOWE DLA STRONY

• On/Ona zapewnia, że potrzeby ośrodka są zaspokajane (wsparcie, programowanie) i co miesiąc zgłaszają te potrzeby ACF, upewniając się jednocześnie, że przestrzegane są wszystkie procedury darczyńców i procedury wewnętrzne oraz że zobowiązania są zgodne z dostępnymi budżetami.
• Zapewnia wyposażenie terenu w minimum infrastruktury (biura i mieszkania) niezbędne do realizacji pracy i zakwaterowania zespołów, w optymalnych warunkach bezpieczeństwa. 
• On/Ona nadzoruje flotę pojazdów, a bardziej globalnie czuwa nad jej prawidłowym funkcjonowaniem, a także konserwacją całego sprzętu należącego do obiektu. 
• Zapewnia odpowiednie warunki przechowywania całego mienia i sprzętu. 
• On/Ona czuwa nad prawidłowym dostarczeniem wszystkich pzakupy zaplanowane dla lokalizacji operacyjnych. 
• Przygotowuje i aktualizuje wykaz materiałów i sprzętu dla obiektu oraz przesyła go do LOGC. 
• Odpowiada za optymalizację kosztów; i wykorzystuje w tym celu śledzenie budżetu; zapewnia odpowiednie środki finansowe na prowadzenie obiektu. 
• W zakresie monitorowania budżetu uczestniczy w analizach zespołowych (wraz z zarządzaniem technicznym, administracyjnym i logistycznym) oraz odpowiada za wykrywanie nieprawidłowości i proponowanie korekt jego/jej bezpośredniemu przełożonemu oraz AFC. 
• On/ona zapewnia, że ​​zapisy księgowe są uzupełniane zgodnie z wewnętrznymi zasadami i przekazywane AFC zgodnie z ustalonym kalendarzem. 
• Wspólnie z AFC śledzi przepływ środków pieniężnych w swojej witrynie i nadzoruje wypłaty. 
• Wraz z AFC dba o to, aby w zakładzie istniał system wewnętrznego nadzoru. Zapewnia przestrzeganie procedur podejmowania zobowiązań wydatkowych oraz uczestniczy w procesie zatwierdzania zamówień. 
• On/Ona stoi na straży prowadzenia ksiąg rachunkowych iw tym charakterze czuwa nad tym, aby salda gotówkowe i rachunki bankowe były bezwzględnie i trwale poparte odpowiednimi dokumentami księgowymi.< /li>

5. ZAPEWNIJ REPREZENTACJĘ PUI W JURYSDYKCJI OBJĘTEJ JEGO/JEJ WITRYNĄ

• On/ Reprezentuje stowarzyszenie przed lokalnymi podmiotami, niezależnie od tego, czy są one oficjalne, czy nie, i dba o utrzymanie dobrych relacji z każdym z nich, zgodnie z zasadami neutralności i niezależności PUI. 
• Uczestniczy w głównych spotkaniach koordynacyjnych, jeśli się odbywają, i aktywnie w nich uczestniczy.
• W w przypadku wizyt Darczyńców uczestniczy w organizacji i realizacji wizyty.

6. ZAPEWNIJ ZGŁASZANIE I ROZPOWSZECHNIANIE INFORMACJI

• On/Ona jest odpowiedzialna za pisanie raportów dawców dla programy zaimplementowane na jego/jej stronie; raporty, które są w całości lub częściowo przez niego sporządzone (obejmujące konsolidację sekcji technicznych opracowanych przez kierowników technicznych i/lub osoby odpowiedzialne za zasoby w jego witrynie).
• Przesyła raporty wewnętrzne i zewnętrzne swojemu bezpośredniemu przełożonemu, dotrzymując wewnętrznych terminów zatwierdzenia (raport sytuacyjny, raport incydentu) i zewnętrznych terminów umownych (raporty z projektów). 
• On/Ona organizuje dwustronne rozpowszechnianie informacji: od lokalizacji do koordynacji w terenie i od koordynacji w terenie do lokalizacji (regularne i doraźne). raportowanie).
• Zajmuje się koordynacją wewnętrzną m.inuczestniczy w spotkaniach i aktywnie w nich uczestniczy.

KWALIFIKACJE

Szkolenie: szkolenie z zakresu zarządzania projektami, szkolenie z zakresu zdrowia publicznego / rolnictwa / wody / warunki sanitarne lub inne, pożądane jest szkolenie z zarządzania finansami, szkolenie z logistyki.

Doświadczenie zawodowe: co najmniej 1 rok w sektorach humanitarnych, technicznych i międzynarodowych (zwłaszcza później). Pożądane jest doświadczenie w zarządzaniu bezpieczeństwem.

Znajomość języka: Biegła znajomość języka Język ukraiński, wymagany dobry poziom języka angielskiego. 

Wiedza i umiejętności: doskonałe umiejętności pisania, umiejętności zarządzania projektami, Zarządzanie zespołem. Pożądana jest znajomość procedur dotyczących darczyńców instytucjonalnych (OFDA, ECHO, AAP, agencje ONZ…), zarządzania flotą pojazdów, zapasami, łańcuchami dostaw itp. 

Oprogramowanie: dobra znajomość pakietu Office. Mile widziana znajomość Sagi.

Wymagane cechy osobiste (pasowanie do zespołu, przydatność do stanowiska i zadania):

• Zdolność do samodzielnej pracy, podejmowania inicjatyw i wykazywania się poczuciem odpowiedzialności
• Zdolność do wytrzymywania presji
< li style="font-weight: 400">Zmysł dyplomacji
• Umiejętności analityczne
• Zdolność do dostosowywać się i wykazywać elastycznością organizacyjną
• Organizacja, dyscyplina i umiejętność dotrzymywania terminów
• Umiejętność pracy i zarządzania sprawy profesjonalnie i z dojrzałością
• Umiejętność reprezentowania działalności i mandatu PUI przed władzami lokalnymi
• Umiejętność integracji środowiska lokalnego w działalność operacyjną w jej wymiarze politycznym, gospodarczym i historycznym
• Umiejętność współpracy z różnymi partnerami, w duchu otwartości i przy elastycznych strategiach komunikacyjnych

WARUNKI

Czas rozpoczęcia:  lipiec 2024 r.


JAK APLIKOWAĆ:

Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesłanie CV w języku angielskimh.

Test i rozmowy kwalifikacyjne na to stanowisko będą prowadzone wyłącznie w języku angielskim. 

Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami. PUI zastrzega sobie prawo do zamknięcia naboru przed ostatnim dniem składania aplikacji.

 ***