Asystent wykonawczy bibliotekarza w Nonprofit HR

Biblioteka Folger Shakespeare w Waszyngtonie poszukuje doświadczonego asystenta wykonawczego bibliotekarza, który dołączy do zespołu ds. zbiorów. Funkcja ta, pod nadzorem Bibliotekarza i Dyrektora Zbiorów, zapewni wsparcie administracyjne i wykonawcze dla Bibliotekarza i całego działu Zbiorów. Asystent wykonawczy odgrywa kluczową rolę we wspieraniu podstawowych obowiązków bibliotekarza w zakresie zarządzania usługami bibliotecznymi, wystawami i inicjatywami interdyscyplinarnymi. Do głównych obowiązków należy zarządzanie kalendarzem i pocztą elektroniczną bibliotekarza, regularna koordynacja i wsparcie administracyjne dla działań obejmujących cały wydział i instytucję, zarządzanie projektami dla różnych inicjatyw bibliotecznych oraz utrzymywanie zorganizowanych systemów administracyjnych i archiwalnych dla zespołu. Silni kandydaci będą posiadać wzorowe umiejętności zarządzania czasem i umiejętność identyfikowania i przewidywania potrzeb Bibliotekarza i Działu Zbiorów. Będą osobą zorientowaną na szczegóły, potrafiącą bezproblemowo pracować nad zadaniami zarówno indywidualnie, jak i w środowisku zespołowym. Umiejętności zarządzania projektami są niezwykle istotne na tym stanowisku. Harmonogram na tym stanowisku jest elastyczny, a zespół ds. windykacji ma podstawowe godziny pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:45–16:45. Osoba na tym stanowisku będzie okazjonalnie zapewniać wsparcie wieczorowe i weekendowe. Stanowisko to będzie głównie realizowane na miejscu, a po kilku miesiącach będzie otwarte na rozwiązanie hybrydowe. Wybrany kandydat będzie musiał znajdować się w niewielkiej odległości od biura DC (DC, MD, VA) przed datą rozpoczęcia. Zdrowie i bezpieczeństwo: Zdrowie i dobre samopoczucie całego personelu, wykonawców i gości jest naszym najwyższym priorytetem. Chociaż Folger nie wymaga już masek ani szczepień (z wyjątkiem przestrzeni AEA), wspieramy i zachęcamy poszczególne osoby do stosowania środków bezpieczeństwa, które są dla nich najwygodniejsze, i prosimy o szanowanie indywidualnych wyborów. Folger oferuje finansowane przez organizację plany opieki zdrowotnej dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin oraz szerokie opcje urlopów dla całego personelu w przypadku jakichkolwiek problemów zdrowotnych. Gdy tego lata zakończymy budowę i zaczniemy bardziej konsekwentnie pracować na miejscu, Folger będzie w dalszym ciągu przeglądać i aktualizować zasady w rozmowie z naszymi pracownikami. Wynagrodzenie: Jest to stanowisko z wynagrodzeniem miesięcznym, którego roczna stawka wynosi 68 000–72 000 USD. Całkowite wynagrodzenie obejmuje rozbudowany plan świadczeń, w tym hojną składkę na podstawie ustawy 403(b) i wyrównanie, opisane na stronie . Obowiązki: Przejmuje główną odpowiedzialność za codzienne zarządzanie biurem i wsparcie administracyjne dla Bibliotekarza, w tym: czytanie i ustalanie priorytetów wiadomości e-mail, określanie ważności oraz sporządzanie korespondencji lub odpowiadanie w imieniu Bibliotekarza; prowadzenie kalendarzy spotkań oraz zapewnienie jasnego celu i strategicznego wykorzystania czasu Bibliotekarza; przygotowywanie materiałów i prezentacji ze spotkań oraz nadzorowanie wszystkich aspektów planowania i realizacji spotkań, sporządzanie notatek i protokołów oraz koordynowanie dalszych działań; pomoc w długoterminowym planowaniu i koordynowaniu relacji zewnętrznych z dostawcami; w razie potrzeby pomoc w organizacji podróży; przetwarzanie faktur i tworzenie miesięcznych raportów wydatków. Prowadzenie kalendarza terminów dla zespołu ds. windykacji. Śledzi ważne terminy i zapewnia terminowość dostaw. Asystuje przy wnioskach i raportach, zgodnie z przydzielonymi zadaniami. Koordynuje i/lub zarządza elementami projektów i celów instytucjonalnych. Współpracuje z bibliotekarzem, aby zapewnić jasne komunikowanie celów i planów wdrożenia oraz ich przestrzeganie. Prowadzi kalendarze grup roboczych lub komisji, śledzi decyzje i współpracuje z odpowiednimi stronami, aby upewnić się, że praca została ukończona, sprawdza komunikację i wysyła ją w imieniu grup/bibliotekarza. Zapewnia skuteczną komunikację pomiędzy Bibliotekarzem, zespołem ds. Zbiorów oraz partnerami wewnętrznymi i zewnętrznymi, a także pozostałym personelem Folger, darczyńcami, badaczami i członkami Zarządu. Prowadzi niezależne badania nad przydzielonymi projektami, pozyskuje informacje i zapewnia streszczenie tematów na wysokim poziomie. Bada i sporządza projekty raportów Zarządu oraz innych komunikatów wysokiego szczebla. Pomaga w przygotowaniu budżetu Kolekcji i wykonuje drobne obowiązki księgowe, takie jak raporty wydatków, śledzenie budżetu i zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi. Prowadzi dokumentację i akta bibliotekarza, w tym notatki, listy, faktury i raporty. Wspiera przejrzystość działu poprzez pisanie komunikatów, archiwizację i pisanie raportów dla bibliotekarza. Postępuje zgodnie z wytycznymi dotyczącymi włączania, usuwania i archiwizowania materiałów oraz współpracuje z archiwistą w celu prowadzenia inwentarza plików Zbiorów. Zapewnia regularność wydarzeń i spotkań personelu ds. windykacji oraz przygotowuje ich programy. Współpracuje z zespołem, aby angażować pracowników na nowe sposoby. Podejmuje się zadań specjalnych, w tym między innymi: uczestniczenia w spotkaniach i sporządzania protokołów; formatowanie wykresów, tabel i innych grafik do prezentacji; utrzymywanie i przesyłanie treści na wewnętrzną wiki i zewnętrzną stronę internetową, jeśli zajdzie taka potrzeba; oraz koordynowanie projektów specjalnych z innymi instytucjami. Wykształcenie i doświadczenie: mile widziane wykształcenie wyższe z zakresu administracji biznesowej lub pokrewne. Ponad 4 lata doświadczenia we wspieraniu pracownika na szczeblu C/wykonawczego, najlepiej w instytucji non-profit lub podobnej.Doskonałe umiejętności zarządzania czasem z sprawdzoną umiejętnością dotrzymywania terminów. Doświadczenie w planowaniu, przygotowywaniu i rozpowszechnianiu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz prezentacji. Pożądane doświadczenie w organizacji non-profit, zajmującej się dziedzictwem kulturowym, muzeum lub instytucji akademickiej. Umiejętności i wiedza: Silne umiejętności zarządzania projektami i organizacji, które odzwierciedlają zdolność do wykonywania wielu zadań i ustalania priorytetów wielu zadań z doskonałą dbałością o szczegóły. Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, aplikacji Teams i Workday; Umiejętność i chęć uczenia się nowych systemów. Postawa „można to zrobić” z wykazaną zdolnością do działania w szybkim tempie i dotrzymującym terminów. Znakomite umiejętności interpersonalne oraz umiejętność budowania silnych relacji, wykazując się taktem i dyskrecją. Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. Umiejętność dobrego wykonywania zadań zarówno w ramach niezależnych inicjatyw, jak i w ramach zgranego zespołu. Wymagane podstawowe umiejętności w zakresie śledzenia finansów lub księgowości. Sprawdzona umiejętność dyskretnego postępowania z informacjami poufnymi. Umiejętność przewidywania zbliżających się problemów i ustalania planów na przyszły sukces. Warunki pracy/wymagania fizyczne: Na tym stanowisku pracujemy w profesjonalnym środowisku biurowym. Pracownik może być narażony na działanie różnych elementów środowiska biurowego, takich jak oświetlenie fluorescencyjne, pyłki, kurz, powietrze pochodzące z recyklingu, wentylatory chłodzące, obszary półzamknięte, centralne ogrzewanie, sezonowo wyższe temperatury i hałas biurowy. Opisane tutaj wymagania fizyczne są reprezentatywne dla tych, które musi spełnić pracownik, aby skutecznie wykonywać podstawowe funkcje na tym stanowisku. Można wprowadzić rozsądne udogodnienia, aby umożliwić osobom niepełnosprawnym wykonywanie podstawowych funkcji. Normalny tydzień pracy to poniedziałek - piątek w godzinach 8:45 - 16:45. Możliwość pracy w różnych godzinach i w dodatkowych godzinach, w zależności od potrzeb projektu (w tym w razie potrzeby wieczorami i weekendami). Umiejętność długotrwałej pracy przy komputerze z dużą dokładnością. Chęć i zdolność do pracy w środowisku biurowym na stanowisku pracy oraz do wielokrotnego przychodzenia i wychodzenia w ciągu dnia, jeśli jest to konieczne, w celu wykonywania różnych obowiązków. Umiejętność komunikowania się osobiście lub przy użyciu metod komunikacji wideo, telefonicznej lub elektronicznej. Nasze zaangażowanie na rzecz różnorodności, równości, włączenia i przynależności Dział HR organizacji non-profit stara się wspierać i utrzymywać środowisko pracy, w którym różnorodność, równość i włączenie społeczne (DEI) są ważne w pełni zintegrowani ze wszystkim, co robimy dla dobra naszych pracowników i klientów, którym służymy. Aby w pełni zrealizować nasz cel, priorytetowo traktujemy zrozumienie złożoności DEI wśród naszych pracowników, co wpływa na nasze podejście do zarządzania talentami. Wierzymy, że wyznacza to kierunek naszej pracy, doradza naszym klientom w zakresie operacjonalizacji DEI oraz pozycjonowania naszych treści, a możliwości edukacyjne pomagają wzmocnić potencjał zarządzania talentami w sektorze wpływu społecznego.Kontynuuj czytanie naszego zaangażowania na stronie Powered by JazzHRwgFVvqI1fS Pokaż więcej Pokaż mniej Должностной уровень Руководитель среднего звена Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанно сти Административная деятельность Отрасли Интернет-издательство