Asystent wykonawczy dyrektora generalnego w AltexSoft

Jesteśmy firmą zajmującą się tworzeniem zaawansowanego oprogramowania, poszukującą wykwalifikowanego i zmotywowanego asystenta wykonawczego, który dołączy do naszego zespołu w celu podjęcia pracy zdalnej. Twoim głównym zadaniem będzie wspieranie kadry zarządzającej firmy. Grafik zostanie przesunięty bliżej popołudnia. Wymagania: Samodzielny użytkownik języka angielskiego (C1 – zaawansowany i wyższy) Przewidywanie potrzeb i realizowanie zadań bez pytania. Komunikacja werbalna i pisemna – umiejętność komunikowania się w sposób niewłaściwy, logiczny i skuteczny; pozytywne nastawienie w kontaktach ze współpracownikami, klientami, gośćmi itp. Dokładność i dbałość o szczegóły Biegła znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Dokumentów Google Organizacje podróżne – znajomość witryn wyszukiwania biletów lotniczych, internetowych rynków zakwaterowania; proces ubiegania się o wizęUmiejętności planowania i harmonogramowaniaZdolność ustalania priorytetów zadań z dużą dbałością o szczegółyUmiejętności przywódczeUmiejętności społeczneUmiejętności komunikacyjneObszary odpowiedzialności1. Organizacja procesów operacyjnych. Obsługa różnorodnych zadań administracyjnych i zagadnień organizacyjnych: planowanie i organizacja spotkań bezpośrednich, spotkań online, podróży służbowych itp. Organizacja produktywnego i wygodnego harmonogramu pracy. Realizacja zadań rutynowych/małych/biurowych/kontrolujących zleconych przez przełożonego. 2. Zarządzanie czasem Tworzenie i harmonogramowanie harmonogramu przełożonego, ustalanie priorytetów spotkań i śledzenie harmonogramów. Ustalanie zadań i przypominanie o nich przełożonemu, informowanie o terminach, spotkaniach, wyjazdach i innych wydarzeniach. Optymalna organizacja dnia pracy dyrektora.3. Obsługa podróży Organizowanie podróży służbowych menadżera (wizy, rezerwacje pociągów i samolotów, transfery, hotele). Planowanie miesięcznych, kwartalnych i rocznych podróży służbowych managera i przedstawianie ich Travel Managerowi do zaksięgowania. Organizowanie wyjazdów logistycznych.4. Komunikacja i wsparcie projektów Komunikacja z klientami/partnerami menadżera: koordynacja terminów/godzin/lokalizacji spotkań. Organizowanie i zgodnie z wymaganiami, bezpośrednie uczestnictwo w spotkaniach w siedzibie i poza nią na życzenie przełożonego, sporządzanie protokołów ze spotkań. Prowadzenie korespondencji biznesowej (w dość dużym zakresie – w języku angielskim) .Komunikacja z pracownikami firmy na zlecenie przełożonego. Udzielanie wsparcia projektom niezwiązanym bezpośrednio z podstawową działalnością: projekty charytatywne, projekty dla studentów itp.5. InneRealizacja osobistych poleceń przełożonego: umawianie wizyt na badania lekarskie, samoopieka itp. Czekamy na Twoje CV wyłącznie w języku angielskim