Specjalista ds. wydarzeń i podróży (klaster SED) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do Klastra Zrównoważonego Rozwoju Gospodarczego na stanowisko:

Specjalista ds. wydarzeń i podróży (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Specjalista ds. administracyjnych)

The Sustainable Klaster Rozwoju Gospodarczego (SED) Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH obejmuje różne projekty realizowane w imieniu rządu niemieckiego wspierające Ukrainę w rozwoju prężnego i konkurencyjnego sektora gospodarczego.

Partnerami projektów są ukraińskie ministerstwa na poziomie krajowym, administracja na poziomie regionalnym, zainteresowane strony na poziomie gmin oraz firmy z sektora prywatnego. W portfelu klastra znajduje się 8 projektów bilateralnych, regionalnych i globalnych. 

Obszar obowiązków: 

Wydarzenia

• Wsparcie w opracowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia na usługi eventowe, w tym określenie wymagań dotyczących miejsca.
• Doradzanie w sprawie miejsc na każde konkretne wydarzenie, rezerwacja miejsc i negocjowanie opłat.
• Wyszukiwanie dostawców (zakwaterowanie, catering itp.) i proponowanie najlepszych połączenie jakości i kosztów; aktualizacja listy odpowiednich lokalizacji wydarzeń do różnych celów.
• Zarządzanie i koordynowanie dostawcami oraz całą logistyką wydarzeń.
• Koordynacja z firmami logistycznymi tam, gdzie jest to potrzebne do wydajnej pracy.
• Zapewnianie wysokiego poziomu usług w zakresie organizacji wydarzeń i przestrzeganie zasad składania Zleceń serwisowych.
• Nadzorowanie procedur wydarzeń i szybkie działanie w celu rozwiązywania problemów.
• Obsługa zapytań uczestników w celu zapewnienia sprawnej współpracy i procesów zgodnie z GIZ zasady.
• Śledzenie finansów wydarzeń, w tym wpływy, wnioski, fakturowanie i raportowanie.
• Planowanie wydarzeń z dbałością o szczegóły – zwłaszcza ograniczenia finansowe, czasowe i związane z bezpieczeństwem.
• Pomoc w przygotowywaniu budżetów i dostarczaniu okresowych raportów z postępów kierownictwu klastra/projektu w przypadku każdego wydarzenia.
• Przewidywanie i planowanie różnych scenariuszy.
• Zarządzanie wieloma wydarzeniami jednocześnie poprzez staranne planowanie, koordynacja i wsparcie.
• Opracowywanie nowych pomysłów usprawniających proces planowania i realizacji wydarzeń.

 Podróże

• Wsparcie Krajowego Punktu Kontaktowego ds. Podróży w Klastrze.
• Dokonywanie ustaleń związanych z zarządzaniem podróżami (planowanie, rezerwacje hoteli, pomoc wizowa, ubezpieczenie, przygotowanie wszystkich odpowiednich dokumentów, dokumentacja podsumowująca itp.).
• Wsparcie organizacyjne i przygotowanie logistyczne takich działań jak wizyty studyjne, konferencje, warsztaty, wizyty delegacyjne itp.
• Koordynowanie dostawców usług transportowych.

Ogólne

• Ścisła współpraca i koordynacja pracy z innymi Punktami Kontaktowymi ds. Podróży, zespołami projektowymi oraz zespołem ds. finansów i zakupów Klastra.
• Bycie głównym punktem kontaktowym w przypadku zapytań członków zespołu i związanych z wydarzeniami i podróżami. partnerzy zewnętrzni.
• Regularne zajmowanie się dokumentacją i archiwizacją, a także zarządzanie danymi.
• Doradzanie w zakresie kanałów komunikacji i przechowywania dokumentów w przypadku materiałów związanych z wydarzeniami i podróżami.
• Prowadzenie i aktualizowanie dokumentów i list związanych z wydarzeniami i podróżami.
• Wprowadzanie nowych członków, zapewnianie im niezbędnych informacji i dostępu do tematów związanych z wydarzeniami i podróżami.
• Okazjonalne przeprowadzanie badań ogólnych i przedstawianie wniosków.
• Przestrzeganie zasad GIZ i standardy.
• Wykonywanie innych obowiązków i zadań na zlecenie kierownictwa.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Licencjat z administracji biznesowej, marketingu, ekonomii lub porównywalny.
• Co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe na porównywalnym stanowisku.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i doświadczenie przy realizacji wydarzeń zarządzanie.
• Umiejętność realizacji projektów na własną odpowiedzialność w zespole.
• Gracz w zespole posiadający umiejętności komunikacji międzykulturowej i nastawienie na usługi.
• Wybitne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, umiejętność jednoczesnego zarządzania wieloma zadaniami, rozwiązywania problemów, zarządzania i dotrzymywania terminów oraz utrzymywania wysokiej jakości pracy.
• Niezawodność, poufność, elastyczność i odporność na stres.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Wysoki stopień lojalności, samoorganizacja i motywacja.
• Dobra praktyczna znajomość pakietu MS Office.
• Rodzinny język ukraiński, biegła znajomość języka angielskiego, znajomość języka niemieckiego będzie dodatkowym atutem.
• Chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od wykonywanych zadań. 
• Możliwość wyjazdów na terenie Ukrainy i za granicę w razie potrzeby w celu realizacji wydarzenia.

 Oferujemy:

• Praca urzędowa.
• Wynagrodzenie stałe w EUR, premie uzależnione od wyników oraz 13. pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, twarde i twarde szkolenia z zakresu umiejętności miękkich.
• Indywidualne i grupowe wsparcie psychologiczne.
• Możliwa praca zdalna i elastyczna (w zależności od potrzeb projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy).
• Praca sensowna i wartościowa, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia

Praca na pełen etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Data rozpoczęcia przydziału to 1 kwietnia 2026 r.. Umowa obowiązuje do 31.12.2026 z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferującym atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności. 

Aplikacja:

Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do COB 13 marca 2026 r., piątek. W ramach kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami z krótkiej listy.

 Kandydaci są proszeniprosimy o przesłanie dokumentów o następującym tytule:

•   Nazwisko Imię_CV

•   Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ