Specjalista ds. wydarzeń i podróży (klaster MLG) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH w Kijowie poszukuje wykwalifikowanego Specjalisty ds. Wydarzeń i Podróży do Klastra Dobrego Wielopoziomowego Zarządzania („Klaster MLG”) do stanowiska:

Specjalisty ds. Wydarzeń i Podróży (etat, Kijów)

(wewnętrzny SAP code: Specjalista ds. administracyjnych)

 Dobry Klaster Wielopoziomowego Zarządzania („Klaster MLG”) w ramach ukraińskiego portfela GIZ obejmuje projekty wspierające przejrzystą, wydajną i zrównoważoną reformę zarządzania w wysiłkach na rzecz odbudowy już prowadzonych w kraju dotkniętym wojną, kształtując jego przyszłość jako nowoczesnego narodu europejskiego. Projekty zapewniają efektywną współpracę na szczeblu administracji krajowej, regionalnej i lokalnej, promując pomocniczość jako zasadę demokracji w związku z dostosowywaniem się Ukrainy do dorobku wspólnotowego Unii Europejskiej. 

 Jednostka Obsługi Klastra (MLG-SU) zatrudniająca około 40 pracowników zapewnia obsługę handlową i administracyjną projektów w Klastrze MLG. MLG-SU jest podzielony na cztery zespoły (finanse i księgowość; umowy i zaopatrzenie; wydarzenia i podróże oraz zarządzanie biurem).

Obszary obowiązków:

• Organizacja wydarzeń: planuje i koordynuje różnego rodzaju wydarzenia (offline, online, hybrydowe) na Ukrainie i za granicą, w tym konferencje, warsztaty i wizyty studyjne. Doradza, księguje i negocjuje opłaty za lokal; wyszukuje i wybiera dostawców w oparciu o jakość i koszty, zapewniając zgodność z procedurami GIZ.
• Zarządzanie podróżami: Organizuje wszystkie potrzeby związane z podróżami, takie jak planowanie, rezerwacje, obsługa wizowa i dokumentacja zgodnie z przepisami GIZ i procesami wewnętrznymi.
• Koordynacja logistyczna: Zarządza całą logistyką, w tym transportem i współpracą z firmami logistycznymi, zapewniając płynną realizację bez umów ramowych.
• Współpraca między zespołami: Ściśle współpracuje ze wszystkimi projektami, Zespoły MLG-SU wspierają procesy wydarzeń od planowania po kontynuację.
• Budżetowanie i finanse: pomaga w budżetowaniu wydarzeń, śledzi finanse (paragony, fakturowanie, raportowanie) i zapewnia zgodność usług z zasadami delegowania.
• Zgodność i dokumentacja: przeprowadza badania rynku, przestrzega zasad zgodności i zamówień oraz zarządza danymi, dokumentacją i archiwizacją.
• Udoskonalanie procesów: ciągłe szuka sposobów na ulepszenie wydarzeń i podróży procesy 
• Dodatkowe zadania administracyjne na zlecenie kierownictwa.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Licencjat lub równoważny w odpowiedniej dziedzinie (np. logistyka, ekonomia).
• Co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego na porównywalnym stanowisku.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne oraz doświadczenie w zarządzaniu wydarzeniami i podróżami. 
• Umiejętność realizacji projektów na własną odpowiedzialność w zespole
• Gracz w zespole z umiejętnościami komunikacji międzykulturowej i nastawieniem na usługi
• Wybitne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie, rozwiązywania problemów, zarządzania i dotrzymywania terminów oraz utrzymywania wysokiej jakości pracy
• Niezawodność, poufność, elastyczność i odporność na stres
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej
• Wysoki poziom lojalności, samoorganizacji i motywacji
• Dobra praktyczna znajomość pakietu MS Office
• Rodzimy Ukrainiec, biegła znajomość języka angielskiego, znajomość języka niemieckiego będzie atutem
• Chęć do pracy podnoszenie kwalifikacji zgodnie z wymaganiami zadań do wykonania. 

Oferujemy:

• Praca służbowa, stałe wynagrodzenie w EUR, premie uzależnione od wyników oraz 13-sta pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Możliwe elastyczne oraz pracę zdalną (w zależności od potrzeb projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy). 
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe. Czas trwania umowy będzie wynosił 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

Aplikacja:

Czekamy na Twoje zgłoszenie w języku angielskim, zawierające Twoje CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do COB 13 marca 2026, piątek. W sprawie dalszych etapów rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

•   Nazwisko Imię_CV

•   Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ