Technik ds. dokumentów - BOE oraz ewidencja i archiwizacja w Doña Ana County

To ogłoszenie zostanie zamknięte o godzinie 17:00 w ostatecznym terminie. Zapewnia obsługę klienta społeczeństwu i pracownikom hrabstwa Doña Ana. Wykonuje różnorodne specjalistyczne funkcje związane z przeglądem dokumentów administracyjnych i obsługą biura urzędnika hrabstwa, w tym między innymi pomoc przy wyborach, obsługę kasjera i inne czynności związane z przetwarzaniem dokumentów. Zapewnia obsługę klienta przy kasie dla pracowników publicznych i okręgowych. Wita klientów i odwiedzającym i zapewniać dokładne informacje, odpowiednie usługi lub kierować ich do odpowiednich zasobów. Odbierać i kierować połączenia telefoniczne od pracowników publicznych i okręgowych. Wyszukiwać zapytania klientów i przekazywać informacje. Przestrzega zasad i procedur kasjerskich, obejmujących przyjmowanie, przetwarzanie i dokumentowanie płatności. Wykonuje obowiązki w zakresie tworzenia kopii zapasowych przydzielonych przez przełożonego. Przetwarzanie danych i zarządzanie plikami. Tworzenie plików i zarządzanie nimi. Wprowadzanie danych do internetowych baz danych różnych dokumentów oraz odpowiedzialność za konserwację i archiwizację dokumentów. dokumentacja. Rejestruj codzienne obowiązki w arkuszach odpraw lub innych narzędziach do rejestrowania działań działu Urzędnika. Przygotowuj i wysyłaj całą korespondencję związaną z działem Urzędnika. Obowiązki związane z procesem rejestrowania oraz procesami wydawania zezwoleń na działalność gospodarczą, alkohol i małżeństwa, w tym miesięczne fakturowanie i planowanie rocznego przechowywania/zniszczenia Obowiązki związane z indeksowaniem akt i utrzymaniem rejestrów i archiwizacji, w tym weryfikacja i redagowanie dokumentów, zapewnianie dostępu do firm tytułowych i opinii publicznej, obowiązki związane z mikrofilmowaniem i dokumentacją archiwalną. Odbieranie i rozpowszechnianie poczty wydziałowej. Otwiera pocztę wydziałową i kieruje przekazać go właściwemu pracownikowi w celu przetworzenia. Podczas wyborów odbieraj i rozdawaj pocztę co najmniej dwa (2) razy dziennie lub tak często, jak to konieczne. Rejestruj pocztę zgodnie z procedurami działu urzędnika. Wybory Odpowiadaj na pytania i zapewniaj pomoc w zakresie różnych dokumentów charakterystycznych dla departamentu, takie jak rejestracje wyborców, karty do głosowania korespondencyjnego i wnioski o karty do głosowania, tymczasowe karty do głosowania. Pomoc w zakresie wniosków o usługi publiczne, w tym wnioski o informacje dotyczące rejestracji wyborców („PSR”) i materiały wyborcze. Pomoc w koordynacji wyborów, w tym kandydatów, kart do głosowania, materiałów eksploatacyjnych i tabulatorów . Utwórz lokale wyborcze i pomóż we wcześniejszym głosowaniu oraz w wyznaczonym dniu wyborów. DODATKOWE OBOWIĄZKI. Wykonuje inne powiązane obowiązki zgodnie z przydzielonymi zadaniami. Edukacja. Dyplom ukończenia szkoły średniej lub wykształcenie ogólne (GED).Doświadczenie. Dwa lata zaawansowanego doświadczenia w administracji lub obsłudze klienta i obsłudze gotówki. Wykształcenie/doświadczenie zastępcze. Zgodnie z polityką hrabstwa. Licencje/certyfikaty. Ważne prawo jazdy, preferowany notariusz NM. Po przesłaniu oferty badania lekarskiego, wariografu, sprawdzenia przeszłości, historii jazdy itp. Należy przejść weryfikację przeszłości, obejmującą sprawdzenie zdolności kredytowej i sprawdzenie historii pojazdu silnikowego. Preferowana znajomość języka dwujęzycznego (angielski/hiszpański). WIEDZA, UMIEJĘTNOŚCI I MOŻLIWOŚCI WYMAGANE NA STANOWIsku Wiedza Musi posiadać wiedzę na temat ogólnych praktyk i procedur biurowych oraz obsługi sprzętu biurowego; przepisy i zmiany dotyczące sprawozdań finansowych Jednolitego Kodeksu Handlowego oraz dokumentów i rejestrów nieruchomościowych i nienieruchomościowych; lokalne, stanowe i federalne kodeksy i regulacje właściwe dla przypisanego działu; właściwe metody prowadzenia dokładnych zapisów. Umiejętności Musi posiadać umiejętności obsługi komputera i odpowiedniego oprogramowania; Ocena faktów lub sytuacji w celu ustalenia odpowiednich działań; Profesjonalnie i taktownie podchodzić do wrażliwych i poufnych kwestii; Radzenie sobie z populacją zróżnicowaną kulturowo; Nawiązywanie i utrzymywanie skutecznych i opartych na współpracy relacji roboczych z innymi.UmiejętnościUmiejętność komunikowania się w mowie i piśmie; pracować niezależnie; umiejętność pisania raportów, korespondencji biznesowej. Umiejętność czytania i rozumienia prostych instrukcji, krótkiej korespondencji i notatek, zasad bezpieczeństwa, instrukcji obsługi i konserwacji oraz instrukcji procedur. Pokaż więcej Pokaż mniej Должностной уровень Молодой специалист Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Ин женерное дело i Информационные технологии Отрасли Государственное управление