Dyrektor ds. finansów i compliance – Ukraina w Mercy Corps

OpisO Mercy CorpsMercy Corps to wiodąca globalna organizacja, której siłą napędową jest wiara w to, że lepszy świat jest możliwy. W obliczu katastrofy, trudności, w ponad 40 krajach na całym świecie, współpracujemy, aby wdrażać śmiałe rozwiązania – pomagając ludziom zatriumfować nad przeciwnościami losu i budować silniejsze społeczności od wewnątrz. Teraz i na przyszłość. Streszczenie programu/departamentu Reakcja kryzysowa Korpusu Miłosierdzia na Ukrainie ma na celu zaspokojenie potrzeb humanitarnych bezbronnych Ukraińców i innych osób dotkniętych konfliktem tam, gdzie się znajdują: przesiedleńców na Ukrainie, uchodźców w Polsce, Rumunii i Mołdawii lub uwięzionych za liniami frontu. Naszym celem jest dotarcie do 500 000 osób bezbronnych za pomocą wielofunkcyjnej pomocy pieniężnej, rzeczowego wsparcia humanitarnego i usług ochrony w czterech krajach. Prawie całość naszych działań będzie realizowana w partnerstwie: z ukraińskimi, polskimi, rumuńskimi i mołdawskimi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego w ramach programu dotacji łączącego działania humanitarne ze wzmacnianiem potencjału, a także z partnerskimi międzynarodowymi organizacjami pozarządowymi za pośrednictwem konsorcjum na Ukrainie. Streszczenie stanowiska dyrektora of Finance & Compliance Ukraine Response odpowiada za wszystkie operacje finansowe związane z konfiguracją reakcji. Stanowią część Działu Finansowego Mercy Corps i jako tacy są odpowiedzialni za wszystkie aspekty zarządzania finansami programów krajowych, współpracując w celu zapewnienia zgodności z wewnętrznymi zasadami i procedurami Mercy Corps, a także przepisami dotyczącymi darczyńców. Pracują pod kierunkiem Dyrektora Reagowania i są odpowiedzialni za wszystkie funkcje finansowe w Reagowaniu na Ukrainę, w tym księgowość, płatności i bankowość, płace, budżetowanie, sprawozdawczość finansową oraz zarządzanie finansami dotacji i zgodność z przepisami. Dyrektor ds. finansów i zgodności, wspierając Departament Programu, terminowo dostarcza raporty i pomaga Dyrektorowi Reagowania oraz zespołowi Programu, aby zapewnić efektywne i efektywne wykorzystanie zasobów finansowych. Podstawowe obowiązki na stanowisku pracy Strategia i wizja ● Wyznaczaj kierunek poprzez ustalanie priorytetów i organizowanie działań i zasobów w celu osiągnięcia celów i przyczynienia się do rozwoju strategii obejmującej szeroką gamę krajów w regionie. ●Rozpoznawanie możliwości innowacyjnych działań i tworzenie środowiska wzmacniającego pozycję. Operacje - Finanse. ● Inicjowanie i przeprowadzanie ustanowienia kontroli wewnętrznej oraz lokalnych zasad i procedur finansowych (np. matryca organów zatwierdzających, matryca podziału obowiązków, obsługa gotówki oraz procedury bankowe/płatnicze). , alokacja kosztów, szczególne okoliczności itp.).·Oceń bieżące i przewidywane potrzeby finansowe oraz odpowiednią strukturę w miarę rozwoju Reagowania na Ukrainę.·Zapewnij efektywne, przejrzyste wykorzystanie zasobów finansowych zgodnie z zasadami i procedurami Mercy Corps oraz darczyńców.·Oceń środowisko bankowe i opcje walutowe; udostępniaj rekomendacje; uczestniczyć w wyborze banku i zakładaniu konta. ●Utrzymywać relacje bankowe oraz planować i monitorować wymagania dotyczące przepływów pieniężnych w kraju, aby zapewnić sprawną realizację programów Mercy Corps. ●Utrzymywać odpowiednią lokalną ochronę ubezpieczeniową w koordynacji z Administratorem. Departament, aby chronić Korpus Miłosierdzia.·Przekazuj comiesięczne standardowe sprawozdania księgowe do Kwatery Głównej Mercy Corps, w tym pliki księgi głównej, uzgodnienia kont, wydatki według miejsca powstawania kosztów/projektu, wymagane raporty dla podwykonawców, a także inne informacje finansowe w sposób terminowy i dokładny.·Utrzymuj harmonogramy w celu rejestrowania i śledź budżet w porównaniu ze środkami pieniężnymi i zobowiązaniami w czasie rzeczywistym na wczesnych etapach tej reakcji, ● Dostarczaj w odpowiednim czasie raporty zarządcze ad hoc dyrektorowi reagowania i kierownikom programu, w tym wydatki według miejsc powstawania kosztów/projektów, raporty o podwykonawcach i inne informacje finansowe i dokładny. ● Opracuj budżety główne wspólnie z Dyrektorem Reagowania oraz opracuj i wdrażaj systemy budżetowania i prognozowania dotacji wraz z Menedżerami Programów. ● Nadzoruj/przeprowadzaj przegląd finansowy raportów z wydatków członków Zespołu Programowego (raporty z wydatków na podróże i raporty z wydatków operacyjnych), płatności wnioski, prośby o zakup, umowy. ● Kierowanie/nadzorowanie rozwoju planu płac i szablonu księgowego zespołu krajowego. ● Zapewnienie zgodności z krajowymi i lokalnymi przepisami podatkowymi i prawem pracy. ● Kierowanie procesem zakładania księgi krajowej w finansach Navigator Mercy Corps system oprogramowania w koordynacji z centralą finansową. ● Wiodąca rola w interakcjach z międzynarodowymi i lokalnymi odbiorcami podrzędnymi z punktu widzenia finansów (tj. oceny przed przyznaniem nagrody dodatkowej, budżetowanie programu, transfery środków, sprawozdawczość finansowa, uzgadnianie i monitorowanie finansowe).·Wiodąca rola terenowa w opracowywaniu budżetów propozycji w koordynacji z zespołami terenowymi i centralą.Zarządzanie programem·Wypełnianie minimalnych wymagań dotyczących zarządzania programem Mercy Corps Standardy oparte na przewodniku dla całej organizacji.·Upewnij się, że wszystkie interwencje są zgodne z Kodeksem postępowania Mercy Corps; dokumenty przewodnie dotyczące płci, różnorodności i włączenia społecznego; Podstawowe zasady humanitarne i zarządzanie zespołem „nie szkodzić” ● Uczestniczenie i/lub kierowanie rekrutacją i zatrudnianiem członków zespołu działu finansowego w zależności od poziomu stanowiska (potencjalnie od poziomu asystenta finansowego do starszego specjalisty ds. finansów). ● Zapewnienie, że członkowie zespołu poprawiają wyniki i osiągają cele. Promuj odpowiedzialność, komunikuj oczekiwania i nieformalnie i formalnie przekazuj konstruktywne informacje zwrotne w drodze regularnych rozmów indywidualnych i ocen wyników. ● Stwórz i utrzymuj środowisko pracy oparte na wzajemnym szacunku, w którym członkowie zespołu dążą do osiągnięcia doskonałości oraz pielęgnują odporność i dobre samopoczucie w trudnych sytuacjach. Wpływ i reprezentacja ●Kontaktuj się z przedstawicielami darczyńców, aby w razie potrzeby przekazywać informacje o programach. ●Komunikuj się z naszymi partnerami, aby zweryfikować ich systemy oraz upewnić się, że rozumieją i przestrzegają wszystkich odpowiednich procedur i archiwizacji. ●Bierz udział w dzieleniu się najlepszymi praktykami z organizacjami pozarządowymi i agencjami rządowymi. Konsekwentnie wykazuj się elastycznością, odpornością i zdolnością do utrzymywania pozytywnych relacji i opanowania, nawet w trudnych okolicznościach. ●Utrzymuj wysokie standardy etyczne oraz traktuj ludzi z szacunkiem i godnością. ●Wykazuj świadomość własnych mocnych stron i potrzeb rozwojowych.Bezpieczeństwo ●Zapewniaj przestrzeganie zasad bezpieczeństwa procedury i zasady ●Przyczyniaj się do tworzenia bezpiecznego środowiska dla członków zespołu.Odpowiedzialność nadzorczaMenedżer ds. finansów– Menadżer ds. księgowości, finansów, subwencji i zgodności. Raporty odpowiedzialności bezpośrednio do: Dyrektora reagowania z pośrednią linią do międzynarodowego zespołu finansowego. Współpracuje bezpośrednio z: Kierownikiem ds. bezpieczeństwa terenowego / Regionalnym dyrektorem finansowym centrali / Członkami zespołu operacyjnego, Menedżerami programów awaryjnych / członkami zespołu TSU / Menadżerem ds. zasobów ludzkich. /Rola MEL/Odbiorca ds. zakupów i logistyki/Specjalista ds. rozwoju programu, raportowania i komunikacji/Punkt kontaktowy AiE/Doradca CTP/Menedżer programu ds. bezpieczeństwa żywności i środków utrzymania/Menedżer programu WASH/inniWiedza i doświadczenie ●Co najmniej 5+ lat doświadczenia w progresywnym zarządzaniu finansami, w tym doświadczenie nadzorcze (wymagane). ● wymagane 4 lata doświadczenia w zarządzaniu finansami dotacji (budżetowanie, monitorowanie, zgodność itp.); ●Wymagane 3 lata doświadczenia międzynarodowego (preferowane w sektorze pomocy humanitarnej) ●Preferowane jest wcześniejsze oddelegowanie do pracy w sytuacjach kryzysowych w wielu krajach ●Wcześniejsze doświadczenie w niepewnych lub zmieniających się środowiskach ●Wymagany licencjat/licencjat lub równoważny z rachunkowości lub finansów; preferowane wykształcenie wyższe.Wymagana doskonała znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie; biegła znajomość języka rosyjskiego będzie dodatkowym atutem.Wymagana biegła znajomość oprogramowania MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Preferowane podstawowe kompetencje humanitarne Mercy Corps (zgodnie z definicją w Ramach zdolności humanitarnych). Kompetencje techniczne: Ponad 50% Mercy Reakcje korpusu opierają się na gotówce/kuponach, dlatego zaleca się, aby każdy ratownik wdrażany w kontekście, w którym oczekuje się, że CTP będzie posiadał następujące kompetencje: ●Rozumie teoretyczną i stosowaną wiedzę na temat CTP. ●Umie współpracować z kierownikami programów i zespołami operacyjnymi w celu :○budżet dla CTP (wystarczający personel, opłaty za mechanizm płatności)○opracuj standardowe procedury operacyjne CTP w celu zapewnienia kontroli wewnętrznej○efektywnie współpracuj z dostawcami usług finansowych w zakresie płatności gotówkowych○zapewnij wdrożenie procedur zgodności w celu śledzenia i zarządzania płatnościami gotówkowymi ●Rozumie wymagania zgodności dotyczące jakości kontrola towarów.Kompetencje funkcjonalne ●Posiada wiedzę na temat zarządzania finansami ●Posiada wiedzę na temat zarządzania budżetem ●Rozumie regulacje i przestrzeganie przepisów dotyczących darczyńców ●Rozumie pojęcia z zakresu rachunkowości ●Potrafi rozpoznać nadużycia i korupcję oraz wie, jak je zgłosić ●Posiada wiedzę księgową i budżetową w tej dziedzinie (nie jest wymagane w każdym projekcie) ●Rozumie, monitoruje i dostosowuje budżety programów Wymagane do reagowania w krajach, w których Mercy Corps nie jest obecny: ●Umie zastosować sposoby pracy Mercy Corps w różnych kontekstach kryzysowych i w różnych krajach (w tym gdzie nie istnieją normatywne struktury terenowe Korpusu Miłosierdzia) ● Potrafi analizować i wdrażać przepływy pieniężne i kontrole w trudnych kontekstach (np. gdzie Mercy Corps nie ma konta bankowego) ●Potrafi dokonać przeglądu alternatywnych mechanizmów zatrudniania, gdzie (wbrew normom) prawdopodobnie będzie wymagany postęp operacyjny.Kompetencje przywódcze. ●Dostrzega możliwości innowacyjnych działań i tworzy środowisko, w którym mile widziane są alternatywne punkty widzenia. ● Zwiększa wpływ. budując zespoły o wysokiej wydajności.·Poszerza wpływy poprzez wzorowanie się na rolach i wykorzystywanie sieci.·Zapewnia utrzymanie niezbędnych standardów zgodności pomimo wyzwańkontekstu sytuacji kryzysowej Czynniki sukcesu Wybrany kandydat będzie potrafił skutecznie współdziałać w ramach międzynarodowych i krajowych zespołów zajmujących się programami i finansami, zarówno na stanowiskach kierowniczych, jak i szkoleniowych. Będą w stanie wspierać cele programowe za pomocą aktualnych i znaczących informacji finansowych, a także dotrzymywać terminów i przetwarzać informacje w celu wsparcia zmieniających się działań programu. Niezbędne są nienaganne standardy zawodowe w zakresie etyki finansów i zamówień publicznych, a także chęć i zdolność do egzekwowania zgodności z zasadami i procedurami Mercy Corps oraz darczyńcami. Wybrany kandydat musi chcieć regularnie podróżować do biur terenowych i miejsc realizacji projektów Mercy Corps. Członkowie personelu Mercy Corps, którzy odnoszą największe sukcesy, są silnie zaangażowani w pracę zespołową i odpowiedzialność, dobrze radzą sobie w zmieniającym się i zmieniającym się środowisku, a skuteczna komunikacja pisemna i ustna jest priorytetem we wszystkich sytuacjach. Warunki życia / Warunki środowiskowe Stanowisko znajduje się na Ukrainie i kwalifikuje się do świadczeń z tytułu trudnych warunków pracy oraz świadczeń R&R. Zakwaterowanie odbywa się w indywidualnych mieszkaniach, a dostęp do usług – medycznych, prądu, wody itp. jest zapewniony, ale może ulec zmianie w zależności od sytuacji. To stanowisko wymaga podróży do sąsiednich krajów, o ile pozwala na to bezpieczeństwo. Biorąc pod uwagę kontekst awaryjny, stanowisko to wymaga wyjątkowych harmonogramów pracy, w tym wieczorów i weekendów. Ciągłe uczenie się Wspierając nasze przekonanie, że organizacje uczące się są bardziej skuteczne, wydajne i istotne dla społeczności, którym służymy, upoważniamy wszystkich członków zespołu do poświęcenia 5% swojego czasu czas na naukę zajęć, które wspierają rozwój osobisty i/lub zawodowy Różnorodność, równość i włączenie społeczneRealizacja naszej misji zaczyna się od tego, jak budujemy nasz zespół i współpracujemy. Dzięki naszemu zaangażowaniu we wzbogacanie naszej organizacji o ludzi o różnym pochodzeniu, przekonaniach, pochodzeniu i sposobie myślenia jesteśmy w stanie lepiej wykorzystać zbiorową siłę naszych zespołów i stawić czoła najbardziej złożonym wyzwaniom świata. Dążymy do kultury zaufania i szacunku, w której każdy wnosi swój punkt widzenia i autentyczną osobę, wykorzystuje swój potencjał jako jednostka i zespół oraz współpracuje, aby wykonać najlepszą pracę w swoim życiu. Zdajemy sobie sprawę, że różnorodność i włączenie społeczne to podróż, dlatego angażujemy się w uczenie się, słuchanie i ewolucję, aby stać się bardziej różnorodni, sprawiedliwi i włączający niż jesteśmy dzisiaj. Równe szanse zatrudnieniaMercy Corps to pracodawca zapewniający równe szanse, który nie toleruje dyskryminacji z jakiejkolwiek przyczyny . Aktywnie poszukujemy różnorodnych środowisk, perspektyw i umiejętności, abyśmy mogli wspólnie być silniejsi i mieć trwały wpływ na skalę globalną. Zależy nam na zapewnieniu środowiska pełnego szacunku i bezpieczeństwa psychicznego, w którym dla wszystkich dostępne są równe możliwości zatrudnienia. Nie angażujemy się ani nie tolerujemy dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, tożsamość płciową, ekspresję płciową, religię, wiek, orientację seksualną, pochodzenie narodowe lub etniczne, niepełnosprawność (w tym status HIV/AIDS), stan cywilny, status weterana wojskowego lub każda inna grupa chroniona w lokalizacjach, w których pracujemy. Ochrona iOrganizacja EthicsMercy Corps dokłada wszelkich starań, aby wszystkie osoby, z którymi stykamy się w naszej pracy, niezależnie od tego, czy są to członkowie zespołu, członkowie społeczności, uczestnicy programu czy inne osoby, były traktowane z szacunkiem i godnością. Przestrzegamy podstawowych zasad dotyczących zapobiegania wykorzystywaniu i molestowaniu seksualnemu określonych przez Sekretarza Generalnego ONZ i IASC oraz przystąpiliśmy do Międzyagencyjnego Programu Ujawniania Niewłaściwego Postępowania. Nie będziemy tolerować wykorzystywania dzieci, wykorzystywania seksualnego, molestowania ani molestowania ze strony członków naszego zespołu. W ramach naszego zaangażowania na rzecz bezpiecznego i włączającego środowiska pracy od członków zespołu oczekuje się, że będą postępować w sposób profesjonalny, szanować lokalne przepisy i zwyczaje oraz zawsze przestrzegać zasad i wartości Kodeksu postępowania Mercy Corps. Członkowie zespołu są zobowiązani do ukończenia obowiązkowych kursów e-learningowych dotyczących Kodeksu postępowania przy zatrudnieniu i raz w roku.