Asystent dyrektora w FARMA PERSONAL

Międzynarodowa, zróżnicowana korporacja z branży opieki zdrowotnej z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, skupiająca się na leczeniu złożonych chorób. Poprzez swoje oddziały i oddziały dostarcza leki pacjentom chorym na nowotwory, hemofilię, po ciężkich urazach, cierpiącym na choroby układu odpornościowego, nerek, choroby zakaźne i inne.
Firma zajmuje wiodącą pozycję w branży rozwoju technologii tworzenia roztworów dożylnych i dializacyjnych, sprzętu, opakowań i systemów podawania leków oraz posiada własne opatentowane technologie.
Produkty firmy sprzedawane są w ponad 100 krajach.

Zaprasza do dołączenia do zespołu na Ukrainie

Podsumowanie

• Odpowiedzialny za wspieranie zespołu handlowego na Ukrainie (podleganie lokalnemu kierownictwu i dyrektorowi Business Unite Renal – Ukraina, WNP i Izrael);?
• Zapewnianie wsparcia na odpowiednim poziomie regionalnym  w celu zapewnienia spójnego podejścia w obszarach specjalizacji;   
• Odpowiedzialny za wsparcie administracyjne i projektowe dla ukraińskiego biura;   
• Zarządzanie umowami dystrybutorów usług (przedłużona gwarancja, logistyka, prognoza popytu, program podróży, walidacja materiałów tłumaczeniowych) zarządzanie zmianami w procesach, przygotowywanie projektów umów i poprawek, proces zatwierdzania wewnętrznego, sprawdzanie podpisywania raportów, wysyłanie faktur do kodowania, wysyłania dokumentów do podpisu w Zurychu, tworzenia zamówień, zatwierdzania zamówień.

GŁÓWNE OBOWIĄZKI I OBOWIĄZKI

Zewnętrzne i przygotowanie wewnętrznych kongresów i wydarzeń (wirtualnych lub bezpośrednich) na poziomie ECEMEA (ECEMEA – z akcentem na zespół Ukraine Commercial):?  

• Współpraca z zespołami marketingowymi przy koordynowaniu F2F  poprzez zapewnienie komunikacji i wsparcia przy organizacji wydarzeń;?    
• Koordynator wydarzeń inicjowanych/organizowanych przez firmę Baxter;?    
• Zapewnienie komunikacji wewnętrznej związanej z kampaniami marketingowymi:?   
• Pomoc w opracowywaniu planów komunikacji dla partnerów biznesowych i pomoc w ich realizacji;?  
• Zastosuj najczęściej potrzebną komunikację, odpowiednią do potrzeb komunikacyjnych;?    
• Komunikacja z klientami indywidualnymi w sprawie ich udziału w wydarzeniach;
• Prowadzenie dokumentacji dotyczącej udziału zaproszonych prelegentów w kongresach i związanych z tym wydatków;
• Łączność pomiędzy uczestnikami i organizacją zespół; ?    
• Zapewnienie rejestracji klientów do udziału w kongresach branżowych;   
• Granty: zbieranie potrzebnych informacji, tworzenie dokumentów i zarządzanie nimi we współpracy z lokalnym personelem administracyjnym w zależności od lokalizacji wydarzenia, nadzór, działania zamykające;    
• Organizuj, koordynuj, dokumentuj i archiwizuj wszystkie informacje/pliki finansowe/księgowe. Pełnić funkcję punktu kontaktowego w zakresie finansów/księgowości wewnętrznej i zewnętrznej;   
• Zarządzanie budżetem związanym z wydarzeniami;    
• Wsparcie potrzeb biznesowych w zakresie administrowania dokumentacją.

Obowiązki administracyjne dla Ukrainy

•  Administracja przedsiębiorstwa i inne zadania dla Baxter CRM (Boost) do tworzenia kont, kampanii;?   
• Być odbiorcą ogólnej skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej dla UA;?    
• Zarządzanie zamówieniami i dostawami;?    
• Wsparcie i współpraca z zewnętrznymi służbami księgowymi w celu przygotowania w oczekiwanym terminie: ?    Faktury: przygotowanie arkusza opisowego i dzienników faktur, koordynacja płatności;  
• Raporty z wydatków/podróży w terminie;?    
• Codzienna koordynacja z działem księgowości i finansami firmy Baxter w zakresie wszelkich kwestii związanych z finansami;?    
• Przygotowywanie zamówień zakupu zgodnie z wytycznymi korporacyjnymi we współpracy z wewnętrznym Specjalistą ds. Księgowości;?    
• Prowadzenie wewnętrznej ewidencji środków trwałych (prawidłowy i szczegółowy opis) we współpracy z zewnętrznym dostawcą usług księgowych;?    
• Koordynowanie szkolenia;?    
• Lokalna osoba kontaktowa w przypadku zdarzeń związanych z pracą;?    
• Zapewnienie wypełnienia wszystkich dokumentów i przestrzeganie procedur;
• Uczestniczenie w szkoleniach wskazanych przez firmę Baxter oraz szkoleniach zewnętrznych, jeśli zajdzie taka potrzeba, w BAXU lub innych;?    
• Zbieraj wszelkie raporty o zdarzeniach niepożądanych, inne informacje dotyczące bezpieczeństwa, skargi dotyczące produktów i zapytania medyczne dotyczące produktów leczniczych firmy Baxter, wyrobów medycznych i przesyłaj je zgodnie z wewnętrznymi harmonogramami do odpowiedniego działu ds. nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii lub jakości firmy Baxter.

WYMAGANIA STANOWISKA

• Licencjat w dziedzinie administracji/biznesu
•  Liczba lat doświadczenia: Co najmniej 3 lata
• Dziedzina: Administracja, zarządzanie projektami, procesy biznesowe
• Znajomość języków: ukraiński - biegle, angielski - B1-B2
• Umiejętności obsługi komputera:   Średniozaawansowany - Word, Excel, Outlook, Power Point.

Jeśli masz pewność, że sprostasz tej ofercie, z przyjemnością przyjmiemy CV i zaproś na rozmowę kwalifikacyjną.