Krajowy Menedżer Finansowy Ukraina w WeWorld-GVC

Wspieramy ludzi w pokonywaniu sytuacji kryzysowych i staramy się zagwarantować każdemu godne i godne życie, a także możliwości i lepszą przyszłość. Pracujemy w 26 krajach na całym świecie, w tym we Włoszech, realizując ponad 179 projektów w zakresie pomocy humanitarnej i rozwojowej w sytuacjach kryzysowych. Nasze działania obejmują głównie kobiety, dziewczęta i młodych ludzi, aktorów zmian w każdej społeczności na rzecz bardziej sprawiedliwego i bardziej włączającego świata. Działamy w obliczu kilku kryzysów naturalnych i spowodowanych przez człowieka w różnych regionach świata. Reagowanie kryzysowe, koordynowane przez Jednostkę Pomocy Humanitarnej, składa się z interwencji wielosektorowych, obejmujących WASH, EiE, CVA, Bezpieczeństwo Żywnościowe, Ochrona i inne. Działamy także w przypadku przedłużającego się kryzysu, dostarczając pomoc humanitarną poprzez podejście zapobiegawcze, doraźne i rehabilitacyjne. W ciągu ostatnich 4 lat wzmocniliśmy regiony i kraje, w których pracowaliśmy, stworzyliśmy nowe programy, opracowaliśmy nową jakość i systemów zgodności, a teraz potrzebujemy nowych ludzi, którzy chcą do nas dołączyć, aby budować świat, jakiego pragniemy w nadchodzących latach. Dołącz do nas.

Stanowisko: Krajowy dyrektor finansowy Ukraina

Lokalizacja: Kijów

Sprawozdawczość < /b> : Regionalny Menedżer Finansowy (Kierownik Linii Funkcyjnej) i Przedstawiciel Krajowy (Kierownik Linii Organizacyjnych)

Termin składania wniosków: 08.02.2024

b> Data rozpoczęcia: JAK NAJSZYBCIEJ

Stanowisko rodzinne: NIE

Kontekst pracy b>

WeWorld wspiera ludzi w pokonywaniu sytuacji kryzysowych i stara się zagwarantować każdemu godne i godne życie, a także możliwości i lepszą przyszłość.

Od początku konfliktu na Ukrainie około 17 milionów ludzi na całej Ukrainie potrzebuje pomocy humanitarnej i ochrony. WeWorld współpracuje z tymi, którzy pomimo konfliktu zdecydowali się pozostać, z tymi, którzy wrócili po opuszczeniu domów w wyniku ataków, z wysiedlonymi ze wschodniej części kraju i uchodźcami w Mołdawii.

Główne sektory interwencji to WASH, Shelter/NFI, Child Protection i MPCA na rzecz ludności dotkniętej konfliktem na nowo wyzwolonych obszarach oraz osób wewnętrznie przesiedlonych zamieszkujących na zachodzie kraju; działania w zakresie wsparcia psychospołecznego prowadzone są głównie na rzecz kobiet i dzieci poprzez jednostki mobilne i tworzenie przestrzeni przyjaznych dzieciom; zapewniono dystrybucję artykułów spożywczych i nieżywnościowych w miejscach zbiorowych dla osób wewnętrznie przesiedlonych i najbardziej bezbronnej ludności na obszarach wiejskich we wschodniej części kraju.

Obecnie akcje humanitarne WeWorld prowadzone są w obwodach charkowskim, chersońskim, mikołajowskim, odeskim i kijowskim. Biuro krajowe znajduje się w Kijowie, a biura terenowe w Charkowie, Lwowie, a wkrótce w Mikołajowie.

Cel roli

Krajowy kierownik finansowy jest odpowiedzialny za wszystkie procesy administracyjne i księgowe, w tym za sprawozdawczość finansową, planowanie budżetu, jego rozwój i monitorowanie. Zarządza lokalnym personelem finansowym. Raportuje do Regionalnego Menedżera Finansowego (Kierownik Linii Funkcyjnej) oraz Przedstawiciela Krajowego (Pion Organizacyjny).Menedżer).

GŁÓWNE FUNKCJE I OBOWIĄZKI

Administracja ogólna

·Śledź i zarządzaj produktami i harmonogramami związanymi z dotacjami, kontraktami, dostawcami i partnerami

·Monitoruj administrację dotacjami, aby zapewnić zgodność z wymogami w zakresie sprawozdawczości i wydatków

·Nadzoruj zgodność dokumentów administracyjnych i ich prawidłowe archiwizowanie

·Zapewnienie sprawnego przepływu informacji i danych administracyjnych do Centrali i Biura Regionalnego

·Nadzorowanie przepływu informacji administracyjnych od partnerów projektu i zgodności z MoU

·Nadzorowanie lokalnego personelu administracyjnego i finansowego w celu realizacji rutynowych zadań

·Budowanie potencjału lokalnego personelu i organizacji partnerskich w obszarach takich jak zarządzanie finansami, zaopatrzenie i logistyka, administracja, dobra zarządzanie i zarządzanie rozliczalnością i przejrzystością

·Płatności uzupełniające od darczyńców i zamknięcie projektu finansowego. Wdrożyć system kontroli inflacji w obu krajach, zapewniający comiesięczne aktualizacje Zespołowi Zarządzającemu Krajowi i Regionalnemu Menedżerowi Finansowemu

·Bierzeć udział w spotkaniach międzyadministracyjnych z innymi INGO i NGO w koordynacji z Przedstawicielem Krajowym

Księgowość

·Nadzorowanie i zatwierdzanie regularnej księgowości, w tym miesięcznych uzgodnień, miesięcznych i rocznych zamknięć rachunków, miesięcznych zapisów księgowych

·Nadzorowanie proces sprawdzania salda środków pieniężnych i bankowych przy zamykaniu miesięcznych rachunków

·Zapewnienie prawidłowego prowadzenia i ciągłej aktualizacji przepływu środków pieniężnych w księgach

·Nadzorowanie zarządzania środkami pieniężnymi i bankowymi w misji

Sprawozdawczość finansowa

·Odpowiada za przygotowanie raportów finansowych, w koordynacji z Regionalnym Kierownikiem Finansowym i zespołem administracyjnym

·Zapewnianie zgodności sprawozdań finansowych z darczyńcami oraz wewnętrznych zasad i procedur

Budżet i planowanie

·Współpraca z przedstawicielami krajowymi oraz kierownikami programów/projektów w celu opracowywać budżety zgodnie z przepisami darczyńców

·Przeglądać warunki administracyjne/finansowe umów o dotację przed ich podpisaniem (harmonogram płatności i raportowania finansowego itp.)

·Współpraca z Menedżerem programu w celu monitorowania rzeczywiste i prognozowane wydatki w stosunku do budżetu, aby uniknąć niedostatecznych i nadmiernych wydatków na projekty, zapewniając zgodność z kwalifikowalnością i ramami raportowania darczyńcy

·Monitoruj miesięczne przepływy finansowe misji i projektów; opracowywać i przeglądać kwartalne i roczne wnioski o fundusze do centrali

·Przewidywać ryzyko finansowe, przedstawiać aktualizacje budżetu i plany łagodzące oraz zgłaszać je przedstawicielowi krajowemu

·Koordynować przygotowania i stale monitorować /aktualizacja podstawowego budżetu WeWorld dla Mołdawii i Ukrainy, dostarczanie miesięcznych analiz przedstawicielom krajowym skupiających się na lukach i ryzyku

Proces audytu

·Współpraca w celu zarządzanie audytem finansowym projektów

·Nadzorowanie rocznego audytu finansowego w zakresie rachunkowości ogólnej dla władz lokalnych i innych procedur sprawozdawczości finansowej, które mogą być wymagane w obu krajach.

·Przygotuj inforacji i jest bezpośrednio odpowiedzialny za wszelką ocenę/audyt przeprowadzany przez darczyńcę w ramach procedury administracyjnej WeWorld

Zamówienia

·Zweryfikuj cały proces zamówienia (dokumentacja przetargowa, ocena , kontrakt) przed zwróceniem się do odpowiedniego zespołu (na poziomie lokalnym lub centrali) o zatwierdzenie, jak wskazano w Lokalnej Instrukcji Operacyjnej i wewnętrznych SOP dotyczących zamówień

·Zapewnij aktualizację planu zamówień we współpracy z dyrektorem ds. zakupów pkt

·Weryfikuje kompletność dokumentacji przetargowej projektów i przestrzeganie wytycznych WW/Darczyńcy

·Nadzoruje prawidłową archiwizację dokumentacji przetargowej

Procedury

·Wdrażanie procedur administracyjnych, procedur i systemów dostarczonych w ramach SOP zarządzania finansami WeWorld w celu zwiększenia wydajności, w koordynacji z regionalnym kierownikiem ds. finansów.

·Kontrola i aktualizacja lokalnego planu operacyjnego Podręcznik dla wszystkich misji opartych na procedurach WeWorld w celu wdrożenia polityk organizacyjnych, w tym związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, w koordynacji z regionalnym kierownikiem finansowym

·Ścisła koordynacja z dziennikami/proc. centralnym punktem misji

·Upewnij się, że plany zamówień publicznych projektów są realizowane zgodnie z zarządzaniem budżetami

·Dokładnie sprawdź procedury zamówień przed jakąkolwiek autoryzacją płatności

Zasoby ludzkie

·Bierzeć udział w analizie potrzeb i kosztów kadrowych, wynagrodzeń i świadczeń oraz praktyk związanych z oceną wyników

·Nadzorowanie zgodności ze wszystkimi przepisami dotyczącymi zatrudnienia WeWorld dotyczącymi wynagrodzeń personelu krajowego, ubezpieczenia zdrowotnego, ubezpieczenia pracy, pracowników świadczenia

·Upewnij się, że wszyscy pracownicy krajowi mają ważne umowy, zaktualizowane i podpisane Warunki korzystania

·Wspieraj Przedstawiciela Krajowego w monitorowaniu i korygowaniu siatki wynagrodzeń, jeśli to konieczne, a także nadzorowaniu urlopów pracowników , urlopy, nadgodziny i zobowiązania umowne

·Wsparcie w procesie rekrutacji Kadr Krajowych

·W razie potrzeby wsparcie sprawnego przebiegu rekrutacji Kadr Krajowych zgodnie z procedurami krajowymi