Krajowy Menedżer Finansowy Ukraina w WeWorld-GVC

Wspieramy ludzi w pokonywaniu sytuacji kryzysowych i staramy się zagwarantować każdemu godne i godne życie, a także możliwości i lepszą przyszłość. Pracujemy w 27 krajach na całym świecie, w tym we Włoszech, realizując ponad 165 projektów w zakresie pomocy humanitarnej i rozwojowej w sytuacjach kryzysowych. Nasze działania obejmują głównie kobiety, dziewczęta i młodych ludzi, aktorów zmian w każdej społeczności na rzecz bardziej sprawiedliwego i bardziej włączającego świata. Działamy w obliczu kilku kryzysów naturalnych i spowodowanych przez człowieka w różnych regionach świata. Reakcja kryzysowa, koordynowana przez Jednostkę Pomocy Humanitarnej, składa się z interwencji wielosektorowych, obejmujących WASH, EiE, CVA, Bezpieczeństwo Żywnościowe, Ochrona i inne. Działamy także w przypadku przedłużającego się kryzysu, dostarczając pomoc humanitarną poprzez zapobieganie, pomoc w sytuacjach kryzysowych i rehabilitację. W ciągu ostatnich 4 lat wzmocniliśmy regiony i kraje, w których pracowaliśmy, stworzyliśmy nowe programy, opracowaliśmy nowe systemy jakości i zgodności, a teraz potrzebujemy nowych ludzi, którzy chcą dołączyć do nas, aby budować świat, jakiego chcemy w nadchodzące lata. Dołącz do nas. Stanowisko: Krajowy kierownik finansowy Ukraina Lokalizacja: Kijów Relacja sprawozdawcza: Regionalny kierownik finansowy (kierownik liniowy funkcjonalny) i przedstawiciel krajowy (kierownik liniowy organizacyjny) Termin składania wniosków: 22.05.2024 r. Data rozpoczęcia: czerwiec 2024 r. Stanowisko rodzinne: NIE Kontekst pracy obsługuje WeWorld ludzi w przezwyciężaniu sytuacji kryzysowych oraz stara się zagwarantować każdemu godne i godne życie, a także możliwości i lepszą przyszłość. Od początku konfliktu na Ukrainie około 17 milionów ludzi na całej Ukrainie potrzebuje pomocy humanitarnej i ochrony. WeWorld współpracuje z tymi, którzy pomimo konfliktu zdecydowali się pozostać, z tymi, którzy wrócili po opuszczeniu domów w wyniku ataków, z wysiedlonymi ze wschodniej części kraju i uchodźcami w Mołdawii. Główne sektory interwencji to WASH, Shelter/NFI, Child Protection i MPCA dla ludności dotkniętej konfliktem na nowo wyzwolonych obszarach oraz osób wewnętrznie przesiedlonych zamieszkujących na zachodzie kraju; działania w zakresie wsparcia psychospołecznego kierowane są głównie do kobiet i dzieci poprzez jednostki mobilne i tworzenie przestrzeni przyjaznych dzieciom; zapewniono dystrybucję żywności i artykułów nieżywnościowych w miejscach zbiorowych dla osób wewnętrznie przesiedlonych i najbardziej bezbronnej ludności na obszarach wiejskich we wschodniej części kraju. Obecnie akcje humanitarne WeWorld prowadzone są w obwodach charkowskim, chersońskim, mikołajowskim, odeskim i kijowskim. Biuro krajowe znajduje się w Kijowie, a biura terenowe w Charkowie, Lwowie, a wkrótce w Mikołajowie. Cel stanowiska Krajowy kierownik finansowy jest odpowiedzialny za wszystkie procesy administracyjne i księgowe, w tym za sprawozdawczość finansową, planowanie budżetu, rozwój i monitorowanie. Zarządza lokalnym personelem finansowym. Raportuje do Regionalnego Menedżera Finansowego (Kierownik Linii Funkcyjnej) oraz Przedstawiciela Krajowego (Kierownik Linii Organizacyjnej). GŁÓWNE FUNKCJE I OBOWIĄZKI Administracja ogólna · Śledzenie i zarządzanie dostawami i harmonogramami związanymi z dotacjami, kontraktami, dostawcami i płatnościamirtners · Monitorowanie administracji grantami w celu zapewnienia zgodności z wymogami sprawozdawczymi i wydatkowymi · Nadzór nad zgodnością dokumentów administracyjnych i ich prawidłowym archiwizacją · Zapewnienie sprawnego przepływu informacji i danych administracyjnych do Centrali i Biura Regionalnego · Nadzór nad przepływem informacji administracyjnych od partnerów projektu i instytucji zgodność z protokołem ustaleń · Nadzór nad lokalnym personelem administracyjnym i finansowym w celu wykonywania rutynowych zadań · Budowanie potencjału lokalnego personelu i organizacji partnerskich w obszarach takich jak zarządzanie finansami, zaopatrzenie i logistyka, administracja, dobre zarządzanie oraz zarządzanie odpowiedzialnością i przejrzystością · Płatności uzupełniające od darczyńców i zamknięcie projektu finansowego. Wdrożyć system kontroli inflacji w obu krajach, zapewniający comiesięczne aktualizacje Zespołowi Zarządzającemu Krajowi i Regionalnemu Dyrektorowi Finansowemu · Uczestnictwo w spotkaniach międzyadministracyjnych z innymi INGO i NGO w koordynacji z Krajowym Przedstawicielem ds. Księgowości · Nadzór i zatwierdzanie regularnej księgowości, w tym miesięczne uzgodnienia, miesięczne i roczne zamykanie rachunków, miesięczne wpisy do dziennika · Nadzór nad procesem sprawdzania salda środków pieniężnych i bankowych przy zamykaniu miesięcznych rachunków · Dbanie o prawidłowe i ciągłe aktualizowanie przepływu kasy · Nadzór nad gospodarką gotówkową i bankową w misji Sprawozdawczość Finansowa · Jest odpowiedzialny za przygotowanie raportów finansowych, w koordynacji z regionalnym kierownikiem finansowym i zespołem administracyjnym. · Zapewnienie zgodności raportów finansowych z darczyńcami oraz wewnętrznymi zasadami i procedurami. Budżet i planowanie. · Współpraca z przedstawicielami krajowymi i programami/projektami. Menedżerowie opracowują budżety zgodnie z przepisami darczyńców · Przeglądają administracyjne/finansowe warunki umów o dotację przed ich podpisaniem (harmonogram płatności i sprawozdawczości finansowej itp.) · Współpraca z Kierownikiem Programu w celu monitorowania rzeczywistych i prognozowanych wydatków w stosunku do budżetu, aby uniknąć niedostatecznych i nadmiernych wydatków projektów, zapewniając zgodność z kryteriami kwalifikowalności i sprawozdawczości darczyńcy. · Monitorować miesięczne przepływy finansowe misji i projektów; opracowywać i przeglądać kwartalne i roczne wnioski o fundusze do centrali · Przewidywać ryzyko finansowe, przedstawiać aktualizacje budżetu i plany łagodzenia skutków oraz zgłaszać je przedstawicielowi krajowemu · Koordynować przygotowanie i stale monitorować/aktualizować podstawowy budżet WeWorld dla Mołdawii i Ukrainy, dostarczając co miesiąc analiza dla przedstawicieli krajowych skupiająca się na lukach i ryzyku Proces audytu · Współpraca przy zarządzaniu audytem finansowym przeprowadzanym w projektach · Nadzór nad rocznym audytem finansowym dotyczącym rachunkowości ogólnej dla władz lokalnych i innych procedur sprawozdawczości finansowej, które mogą być wymagane w obu krajach. · Przygotowuje informacje i jest bezpośrednio odpowiedzialny za wszelkie oceny/audyty przeprowadzane przez darczyńcę w zakresie procedury administracyjnej WeWorld. Zamówienia · Weryfikuje cały proces udzielania zamówień (dokumentacja przetargowa, ocena, umowa) przed zwróceniem się o zatwierdzenie do odpowiedniego zespołu (na poziomie lokalnym lubPoziom centrali) jak wskazano w Lokalnej Instrukcji Operacyjnej i wewnętrznym SOP dotyczącym Zamówień · Zapewnienie aktualizacji planu zamówień we współpracy z punktem kontaktowym ds. zakupów · Sprawdza, czy dokumentacja przetargowa projektu jest kompletna i czy przestrzegane są wytyczne WW/Darczyńcy · Nadzór nad prawidłową archiwizacją Procedury dotyczące dokumentacji zamówień · Wdrażanie procedur administracyjnych, procedur i systemów dostarczonych przez SOP zarządzania finansami WeWorld w celu zwiększenia wydajności, w koordynacji z regionalnym kierownikiem finansów · Kontrolowanie i aktualizacja lokalnego podręcznika operacyjnego dla wszystkich misji w oparciu o procedury WeWorld w celu wdrożenia polityk organizacyjnych, w tym tych związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi w koordynacji z regionalnym kierownikiem finansowym · Ścisła koordynacja z logami/proc. centralnym punktem misji · Zapewnienie, że plany zamówień publicznych projektów są wdrażane zgodnie z zarządzaniem budżetami · Uważne sprawdzanie procedur zamówień przed jakąkolwiek autoryzacją płatności Zasoby ludzkie · Uczestnictwo w analizowaniu potrzeb i kosztów kadrowych, wynagrodzeń i świadczeń oraz praktyk związanych z oceną wyników · Nadzorowanie zgodności ze wszystkimi przepisami dotyczącymi zatrudnienia WeWorld dotyczącymi wynagrodzeń personelu krajowego, ubezpieczenia zdrowotnego, ubezpieczenia pracowniczego, świadczeń pracowniczych · Zapewnienie, że wszyscy pracownicy krajowi mają ważne umowy, aktualne i podpisane warunki referencji · Wsparcie Przedstawiciela Krajowego w monitorowaniu i w razie potrzeby korygowaniu skali wynagrodzeń, a także nadzorowaniu urlopów pracowniczych, urlopów, nadgodzin i zobowiązań umownych · Wsparcie w procesie rekrutacji Krajowego Kadry Wsparcia · W razie potrzeby wsparcie sprawnego przebiegu rekrutacji Kadry Krajowej zgodnie z procedurami krajowymi ZASADNICZE WYMAGANIA Kwalifikacje i wiedza · Tytuł licencjata lub równoważny w zarządzaniu ekonomią/finansami/księgowością · Znajomość procedur darczyńców instytucjonalnych (AICS, UE, agencje ONZ itp.) · Praktyczna znajomość języka angielskiego Doświadczenie zawodowe · Najlepiej dwa lata doświadczenia zawodowego doświadczenie na stanowiskach finansowych/administracyjnych w sektorze współpracy międzynarodowej i/lub przy realizacji projektów pomocy humanitarnej · Doświadczenie w zarządzaniu budżetem i monitorowaniu procedur przetargowych · Umiejętności i zdolności · Wysoka elastyczność i zdolność dostosowywania zachowań do potrzeb sytuacji i kontekstu awaryjnego · Potencjał samodzielna praca oraz zapobieganie/rozwiązywanie problemów · Sprawdzone umiejętności organizacyjne i zdolność do skutecznego zarządzania wieloma zadaniami przy jednoczesnym wspieraniu jakości, ducha zespołowego i pozytywnych relacji w pracy ze współpracownikami · Umiejętność identyfikowania, inicjowania i utrzymywania dobrych relacji z organizacjami partnerskimi, darczyńcami i władzami krajowymi w tym budowanie profesjonalnych relacji z decydentami wyższego szczebla i wpływowymi osobami/liderami · Dobre umiejętności komunikacyjne, negocjacyjne i wrażliwość w kontaktach z lokalnymi instytucjami w kluczowych kwestiach · Wrażliwość kulturowa, płeć, religia i wiek oraz zdolność adaptacji · Silne zaangażowanie w misję We World , autentyczne zainteresowanie tematyką pomocy humanitarnej. POŻĄDANE WYMAGANIA `183; Znajomość języka włoskiego będzie dodatkowym atutem · Znajomość procedur AICS, UE, ECHO · Doświadczenie w realizacji projektów pomocy humanitarnej CO OFERUJEMY Rodzaj umowy: umowa o współpracy na pierwsze 3 (trzy) miesiące podlegająca ocenie; druga umowa o współpracy na okres 6 (sześciu) miesięcy z możliwością przedłużenia, po pozytywnej ocenie pierwszych trzech miesięcy umowy. Warunki ekonomiczne do określenia zgodnie z Polityką wynagrodzeń dla emigrantów WeWorld: Wynagrodzenie podstawowe (staż pracy/zajęte stanowisko) + składki (kompleks ról i trudności w zależności od miejsca pracy) Zakwaterowanie: zakwaterowanie we współdzielonym mieszkaniu Urlop roczny: 2,5 dnia/miesiąc ( dni roboczych) Bilet lotniczy: jeden lot w obie strony co 12 miesięcy umowy Ubezpieczenie zdrowotne: objęte Polisa R&R: 5 dni co 8 tygodni, do 500 euro zwrotu kosztów podróży i 500 euro diety. Proces rekrutacji może zostać zamknięty wcześniej, jeśli znajdzie się odpowiedni kandydat jest znalezione. W związku z dużą liczbą zgłoszeń z góry przepraszamy i odpowiemy tylko na te profile, które uznamy za odpowiednie na dane stanowisko.