Oficer ds. koordynacji, NPSA-8, DS-Kijów, (stanowisko krajowe) w UNDP Careers

Opis stanowiska pracyPrzebiegProgram Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP) działa w około 170 krajach i terytoriach, pomagając eliminować ubóstwo, zmniejszać nierówności i wykluczenie oraz budować odporność, aby kraje mogły utrzymać postęp. Jako agencja rozwoju Organizacji Narodów Zjednoczonych UNDP odgrywa kluczową rolę w pomaganiu krajom w osiąganiu celów zrównoważonego rozwoju (SDG). Na Ukrainie UNDP działa w pięciu programowych obszarach wsparcia: zdolności rządu w zakresie reagowania kryzysowego i zarządzania nim; utrzymanie świadczenia usług publicznych; prace awaryjne ułatwiające powrót i odbudowę; dochody, źródła utrzymania i reakcja sektora prywatnego; i społeczeństwa obywatelskiego oraz utrzymanie tkanki społecznej. Wojna na Ukrainie spowodowała znaczną liczbę ofiar śmiertelnych; bezprecedensowe przesiedlenia, wewnętrzne i do krajów sąsiadujących; i niszczycielskie zniszczenie infrastruktury. Obecnie ponad 50% infrastruktury energetycznej jest uszkodzone, co powoduje ogromne zakłócenia w dostawach energii w całym kraju, a miliony ludzi doświadczają przerw w dostawie prądu i problemów z ogrzewaniem. Osiemnaście lat osiągnięć społeczno-gospodarczych na Ukrainie jest zagrożonych. Głównym zadaniem UNDP jest możliwie najpełniejsza ochrona zdobyczy rozwojowych oraz jak najszybsze przywrócenie Ukrainy na ścieżkę osiągnięcia celów zrównoważonego rozwoju. 11 kwietnia 2022 r. UNDP uruchomił ramy budowania i odbudowy odporności (RBR) dla Ukrainy, aby natychmiast zareagować na wyzwania wyzwania rozwojowe i humanitarne. Ogólnym celem jest utrzymanie zdobyczy rozwojowych na Ukrainie, łagodzenie ryzyka popadnięcia w kryzys zarządzania i świadczenia usług, włączenie działań na rzecz odbudowy od początku wysiłków humanitarnych oraz ułatwienie szybkiego powrotu na ścieżki i procesy rozwoju w celu osiągnięcia celów krajowych SDGs.UNDP zapewni pomoc techniczną w zakresie wsparcia eksperckiego, aby zapewnić najwyższy poziom jakości procesu zamówień, finansów, inżynierii i monitorowania antykorupcyjnego realizacji Projektu. W tym kontekście UNDP Ukraina zaprasza do składania aplikacji na stanowisko wysoko wykwalifikowanych i doświadczonych specjalistów Specjalisty ds. Koordynacji, który będzie odpowiedzialny za koordynację działań w ramach Projektu, a także sprawowanie nadzoru administracyjnego, finansowego i logistycznego. Obowiązki i odpowiedzialność Osoba na tym stanowisku będzie wykonywać następujące zadania:I. Zapewnienie ogólnego wsparcia projektu Zapewnienie realizacji odpowiednich działań w ramach Projektu i dostarczenie rezultatów odpowiadających potrzebom i doświadczeniom kobiet i mężczyzn zgodnie z dokumentem projektu, planami pracy i innymi wspólnymi porozumieniami pomiędzy EBI i UNDP; Udział w przygotowaniu rocznych, kwartalnych i szczegółowych planów prac wdrożeniowych oraz innych powiązanych dokumentów w celu terminowego rozpoczęcia i wdrożenia działań składowych.II. Zapewnienie skutecznego wsparcia administracyjnego Zapewnienie skutecznego utrzymania funkcji administracyjnych w celu realizacji działań projektu, w tym spraw personalnych, rejestrów obecności, organizowania misji, utrzymania biura, recepcji/rejestru; Zapewnij sprawne funkcjonowanie projektu, przestrzegając ustalonych zasadzasady i procedury operacyjne, w tym przygotowanie dokumentacji uzupełniającej do umów i płatności; Organizuj spotkania projektowe, okrągłe stoły, konferencje, przygotowanie, wdrażanie i monitorowanie innych działań publicznych i komunikacyjnych, rób protokoły ze spotkań; Udział w gromadzeniu, analizie i utrzymaniu baz danych i plików związanych z projektem; prowadzenia dokładnych systemów archiwizacji, informacji i rejestrów w formie elektronicznej i papierowej; Zapewnienie wsparcia logistycznego, w tym organizacji podróży, zakwaterowania, wiz, biletów itp. dla personelu projektu; Zapewnienie, że ustalenia dotyczące podróży i zezwolenia, wnioski o misję, paszporty i wszystkie inne kwestie związane z podróżami personelu projektu krajowego na terenie Ukrainy i poza nią są odpowiednio i terminowo zatwierdzane i przetwarzane; Udział w misjach monitorowania, oceny i audytu projektu, a także misjach ekspertów; Prowadź aktualne zapisy inwentarza i upewnij się, że przestrzegane są przepisy UNDP dotyczące użytkowania, przechowywania i właściwej konserwacji sprzętu. Zapewnić, że transfer/utylizacja sprzętu odbywa się zgodnie z zasadami UNDP; Udział w przygotowaniu raportów, w tym raportów z postępu prac i rocznych, a także raportów technicznych ad hoc; Współpraca z UNDP Ukraine CO w różnych kwestiach związanych z operacjami: zamówieniami, zarządzaniem finansami i zasobami ludzkimi; Zapewnij tłumaczenie i interpretację dokumentów programu w razie potrzeby; Pozyskiwanie i dystrybucja artykułów papierniczych, materiałów biurowych, sprzętu biurowego i mebli w razie potrzeby; Uczestnictwo w szkoleniach dla personelu operacji/projektów z procedur administracyjno-finansowych; Obsługa zapytań telefonicznych i korespondencji dotyczącej projektu; Udział w gromadzeniu, analizie i interpretacji danych w zakresie wdrażania AT (pomocy technicznej).III. Zapewnienie wsparcia finansowych działań operacyjnych projektu Zapewnienie bieżącego zarządzania operacjami finansowymi projektu zgodnie z zasadami i przepisami UNDP oraz odpowiednimi SPO; Przygotowywanie i monitorowanie budżetu operacyjnego, opracowywanie budżetu projektu oraz utrzymywanie niezbędnych kontroli i zapisów budżetowych; Udział w przygotowaniu rocznych i kwartalnych planów pracy projektu, przygotowywaniu raportów z postępu prac i raportowaniu, w oparciu o wymagania UNDP i darczyńców projektu; Przygotowywanie raportów finansowych projektu zgodnie z wymogami UNDP i darczyńców; Monitoruj wydatki i opracowuj prognozy finansowe; Zapewnienie terminowego składania dokumentów dotyczących płatności na rzecz personelu, podwykonawców i usługodawców, zgodnie z ustalonymi harmonogramami płatności i w granicach budżetu projektu; Udział w audycie, monitorowaniu i ocenie projektu; Przygotowuj dokładne korekty budżetu; Przygotowywanie wniosków o autoryzację finansową dla UNDP Ukraine CO zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu; Koordynacja z zespołem ds. zakupów UNDP w zakresie zamówień dostaw, w tym zapotrzebowania, zapytania ofertowego, wyceny usług, maszyn, artykułów pierwszej potrzeby i wszelkich materiałów wymaganych do projektu; Twórz zapotrzebowania w Quantum na projekty deweloperskie i rejestruj przyjęcia towarów w Quantum; Przygotuj vouchery na projekt spoza POd listy płac i inne świadczenia należne pracownikom projektu; Zapewnij terminowe działania naprawcze dotyczące zamówień zakupu z błędami kontroli budżetu, niezaksięgowanymi lub niedopasowanymi kuponami i innymi problemami; Poświadczaj wydatki w celu zatwierdzenia płatności oraz monitoruj/kontroluj wydatki budżetowe i zatwierdzone przydziały; Zapewnić prawidłowe zamknięcie ksiąg na koniec każdego roku budżetowego i przygotowanie wszystkich wymaganych sprawozdań finansowych zgodnie z ustalonymi zasadami i przepisami finansowymi UNDP; Koordynuje i pełni funkcję punktu kontaktowego w kwestiach związanych z finansami i administracją w ramach projektu; Ściśle współpracować z jednostką finansową UNDP Ukraina, jednostkami administracyjnymi i kadrowymi, aby zapewnić właściwą koordynację działań i działań związanych z finansami.IV. Ułatwianie komunikacji w ramach projektu Przeglądanie prasy i publikacji pod kątem artykułów interesujących projekt i rozpowszechnianie ich wśród personelu projektu; Udział w przygotowaniu wydarzeń publicznych, takich jak dyskusje przy okrągłym stole, konferencje prasowe, sesje odpraw, wywiady; Wkład w kampanie informacyjne ONZ, warsztaty medialne, konferencje prasowe, publikacje raportów itp.; Przegląd tłumaczeń, kontakty z drukarniami i innymi dostawcami w celu zapewnienia jakości produkcji i terminowości produkcji materiałów komunikacyjnych; Współpraca z personelem ds. komunikacji innych projektów UNDP; Ściśle współpracuj z działem komunikacji biura krajowego i personelem programu, aby informować o sukcesach i wynikach. Osoba na tym stanowisku wykonuje inne obowiązki w ramach swojego profilu funkcjonalnego, jakie uważa za niezbędne do skutecznego funkcjonowania Biura i Organizacji. Podstawowe kompetencjeOsiągnij wyniki: POZIOM 1: Planuje i monitoruje własną pracę , zwraca uwagę na szczegóły, zapewnia wysoką jakość pracy w terminie Myśl innowacyjnie: POZIOM 1: Otwarty na kreatywne pomysły/znane ryzyko, pragmatycznie rozwiązuje problemy, wprowadza ulepszenia Ciągła nauka: POZIOM 1: Otwarty i ciekawy, dzieli się wiedzą, uczy się na błędach, prosi o informacje zwrotne Dostosuj się zwinnie: POZIOM 1: Adaptuje się do zmian, konstruktywnie radzi sobie z niejednoznacznością/niepewnością, jest elastyczny Działaj z determinacją: POZIOM 1: Wykazuje zapał i motywację, potrafi spokojnie działać w obliczu przeciwności losu, pewny siebie Zaangażowanie i partner: POZIOM 1: Wykazuje współczucie/zrozumienie wobec innych, tworzy pozytywne relacje. Umożliwia różnorodność i włączenie: POZIOM 1: Doceniaj/szanuj różnice, świadomy nieświadomych uprzedzeń, przeciwstawiaj się dyskryminacji Kompetencje przekrojowe funkcjonalne i techniczne Nazwa obszaru tematycznego Definicja Zarządzanie przedsiębiorstwem Zarządzanie operacyjne Zdolność do skutecznego planowania, organizowania i nadzorowania procesów biznesowych Organizacji w aby w najbardziej efektywny sposób przekuć swoje aktywa w najlepsze wyniki. Znajomość odpowiednich pojęć i mechanizmów. Zarządzanie zakupami Zarządzanie zakupami Możliwość nabycia towarów, usług lub robót budowlanych z zewnętrznego źródła zewnętrznego. Ogólne (w obrębie funkcji) Ogólne (w obrębie funkcji) Umiejętność planowania, zarządzania i realizacji wydarzeń publicznych i prywatnych w celu zapewnienia, że ​​wspierają one i wzmacniają indywidualne inicjatywy w zakresie komunikacji i rzecznictwa, a także ogólną markę i mandat UNDP. Administracja i operacje Zarządzanie wydarzeniami (w tym rekolekcje,szkolenia i spotkania) Umiejętność zarządzania wydarzeniami, w tym identyfikacją miejsca, zakwaterowaniem, logistyką, cateringiem, transportem i wypłatami gotówki itp. Administracja i operacje Polityka i procedury dotyczące podróży Znajomość polityki i procedur dotyczących podróży; umiejętność interpretacji polityki podróży, Regulaminu Pracowniczego, okólników administracyjnych i przepisów finansowych oraz zasad podróżowania; powiązane sprawy. Administracja i operacje Zarządzanie pojazdami Znajomość zasad i procedur dotyczących zarządzania flotą. Finanse Zarządzanie budżetem Możliwość wsparcia budżetowych aspektów procesu planowania pracy, sporządzania i zarządzania budżetami zespołów. Wykształcenie Wykształcenie:Wymagane umiejętności i doświadczenie Wymagany jest dyplom ukończenia studiów wyższych (magister lub równoważny) w dziedzinie administracji biznesowej, zarządzania, ekonomii, finansów, nauk humanistycznych lub społecznych, studiów rozwojowych lub innej odpowiedniej dziedziny. Zamiast tytułu magistra należy należycie uwzględnić dyplom ukończenia studiów pierwszego stopnia (licencjat) w dziedzinach wymienionych powyżej w połączeniu z dodatkowymi 2-letnimi kwalifikującymi doświadczeniami. Doświadczenie Odpowiednie doświadczenie na poziomie krajowym lub międzynarodowym w administracji, finansach, komunikacji, usługach wsparcia programów lub w innych odpowiednich dziedzinach będzie atutem. Alternatywnie, jeśli posiadasz tytuł licencjata, wymagane są co najmniej 2 lata takiego odpowiedniego doświadczenia zawodowego. Doświadczenie w obsłudze komputerów i pakietów oprogramowania biurowego (Word, Excel itp.), doświadczenie w obsłudze internetowych systemów zarządzania. Wcześniejsze doświadczenie w Agencji ONZ, Organizacji Międzynarodowej lub w projektach finansowanych przez darczyńców międzynarodowych w dziedzinie operacji (np. administracja, budżetowanie, logistyka) będzie uważane za mocny atut. Doświadczenie w pracy z Quantum lub innymi systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa i SharePoint będzie będzie zaletą.Doświadczenie w procesach biznesowych UNDP (zakupy, finanse i zamknięcie projektów) będzie atutem.Pożądane jest doświadczenie w wykonywaniu zadań administracyjnych i funkcji zarządczych.Doświadczenie w ułatwianiu procesów zakupowych będzie zaletą.Wymagania językowe: Biegła znajomość języka wymagana jest znajomość języka angielskiego. Od lokalnego personelu wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego. Zastrzeżenie Informacje dla kandydatów na temat składów UNDP Uwaga: UNDP zastrzega sobie prawo do wybrania jednego lub większej liczby kandydatów z niniejszego ogłoszenia o naborze. Możemy również zachować aplikacje i rozważyć kandydatów ubiegających się o to stanowisko na inne podobne stanowiska w UNDP na tym samym poziomie zaszeregowania i z podobnym opisem stanowiska, doświadczeniem i wymaganiami edukacyjnymi. NiedyskryminacjaUNDP prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec wykorzystywania i niewłaściwego zachowania seksualnego, molestowanie i nadużycie władzy. W związku z tym wszyscy wybrani kandydaci przejdą rygorystyczną kontrolę referencji i przeszłości oraz oczekuje się od nich przestrzegania tych standardów i zasad. UNDP to pracodawca zapewniający równe szanse i włączający, który nie dyskryminuje ze względu na rasę, płeć, tożsamość płciową, religię, narodowość , pochodzenie etniczne, orientacja seksualna, niepełnosprawność, ciąża, wiek, język, pochodzenie społeczne lub inny status. Ostrzeżenie przed oszustwem Organizacja Narodów Zjednoczonych does nie pobiera żadnych opłat za aplikację, przetwarzanie, szkolenie, rozmowę kwalifikacyjną, testowanie ani innych opłat w związku z aplikacją lub procesem rekrutacji. W przypadku otrzymania wezwania do uiszczenia opłaty prosimy o jego zignorowanie. Ponadto należy pamiętać, że emblematy, logo, nazwy i adresy można łatwo kopiować i powielać. Dlatego zaleca się zachowanie szczególnej ostrożności podczas podawania danych osobowych w Internecie. Pokaż więcej Pokaż mniej Poziom stanowiska Poziom podstawowy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Zakres obowiązków Inne Branże Sprawy międzynarodowe