Specjalista ds. koordynacji i operacji w EUAM Ukraine

Specjalista ds. koordynacji i operacji będzie podlegał kierownikowi operacji (HoOPS). W ramach Szefa Biura Operacyjnego będzie przyczyniał się do sprawnej i efektywnej realizacji odpowiednich zadań w ramach mandatu EUAM. 

Kontekst

Szef Biura Operacyjnego wspiera pracę Szefa i Zastępcy Szefa Operacji, aby m.in. sprawny przepływ informacji produkty pracy z Działu Operacyjnego dla wyższej kadry kierowniczej, ukraińskich rozmówców, aktorów społeczności międzynarodowej i centrali CPCC w Brukseli.

Zadania i odpowiedzialność

Zgodnie z mandatem EUAM Ukraine, kodeksem postępowania i ogólnymi warunkami świadczenia usług dla personelu kontraktowego zatrudnionego lokalnie przez EUAM Ukraine pełniącego służbę na Ukrainie specjalista ds. koordynacji i operacji będzie zobowiązany do wykonywania następujących zadań:

• Wspieranie Szefa Operacji i Zastępcy Szefa Operacji we wspieraniu ich wysiłków na rzecz rozwoju ukraińskiego rządu i polityki reform ministerialnych zgodnie z polityką i wytycznymi Misji;
• Wspieranie Szefa Operacji oraz Zastępcy Szefa Operacji w codziennej koordynacji Działu Operacyjnego w zakresie planowania i realizacji zadań operacyjnych zgodnie z Planem Realizacji Misji. Prace te będą prowadzone pod kierunkiem Krajowego Eksperta ds. Reform i Koordynacji;  
• Koordynowanie planowania i realizacji wizyt operacyjnych i spotkań z władzami lokalnymi, interesariuszami i organizacjami międzynarodowymi;
• Wspieranie kierownika operacyjnego w planowaniu, przygotowaniu, wdrażaniu i raportowaniu projektów ;
• Wspieranie koordynacji projektów przy wykorzystaniu środków zewnętrznych pochodzących z państw członkowskich UE i innych partnerów międzynarodowych;  
• Projekty pisemnych analiz, raportów i prezentacji;
• Wykonujemy tłumaczenia wszelkiego rodzaju dokumentów, m.in. prawa, administrowanie regulaminami, prezentacjami, pismami, raportami itp. z języka angielskiego na język ukraiński i odwrotnie;
• wykonuję tłumaczenia ustne w trybie symultanicznym i konsekutywnym z języka angielskiego na język ukraiński i odwrotnie, m.in. podczas spotkań i sesje mentorskie na szczeblu rządowym dla międzynarodowych członków EUAM zgodnie z przydzielonymi zadaniami;
• Rób notatki/protokoły;
• Zbieraj i analizuj informacje zawarte w komunikatach i publikacjach otrzymanych z różnych źródeł, w tym press, w odniesieniu do odpowiedniego obszaru reform;
• Zapewnianie wsparcia w opracowywaniu, planowaniu i organizowaniu spotkań i wydarzeń z władzami lokalnymi, zainteresowanymi stronami i organizacjami międzynarodowymi;
• Wykonywanie obowiązków administracyjnych i sekretarskich , sporządzać projekty e-maili, notatek, listów i innych wymaganych dokumentów zgodnie z wymaganiami, w tym w celu zapewnienia przejrzystości dokumentów i utrzymywania systemów archiwizacji;
• Utrzymywać, opracowywać i archiwizować dokumenty oraz zapisane dane w odpowiednich bazach danych, arkuszach kalkulacyjnych i wszystkich pliki związane z danymi;
• Nadawaj priorytety zadaniom i dostarczaj wysokiej jakości pracę w terminie, nawet pod presją, w razie potrzeby wykonuj dyżury i nieregularny harmonogram pracy; 
• Zachowuj się w zastępstwiekieruj i zastępuj innych współpracowników z biura Szefa Operacji;
• Zarządzaj wszystkimi informacjami, między innymi informacjami operacyjnymi, zachowując poufność i dyskrecję;
• Wykonuj wszelkie inne powiązane zadania zgodnie z żądaniem Lini Menedżer. 

Kwalifikacje i doświadczenie

Kryteria kwalifikacyjne:

• Ciesz się pełnym prawa obywatelskie i nieposiadanie przeszłości kryminalnej; 
• Obywatelstwo Ukrainy i/lub posiadanie pozwolenia na pobyt stały i pracę zgodnie z prawem ukraińskim;
• Ukończenie pełnego cyklu studiów uniwersyteckich potwierdzone uzyskaniem tytułu licencjata w dziedzinie administracji publicznej, polityki Nauka, Stosunki Międzynarodowe, Prawo, Nauki Społeczne, Dyplomacja, Lingwistyka lub kierunek pokrewny (wymagany licencjat); 
• Po spełnieniu wymogów edukacyjnych, co najmniej pięć (5) lat odpowiedniego i potwierdzonego doświadczenia zawodowego w pełnym wymiarze godzin w sektorze prywatnym i/lub publicznym.

Zasadnicze kryteria:

• Być sprawnym fizycznie, aby móc wykonywać obowiązki związane ze stanowiskiem;
• biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego w mowie i w mowie pisemne;
• Bardzo dobra znajomość i doświadczenie w zakresie pakietu Office;
• Dobry poziom elastyczności i samodzielności; 
• Doświadczenie i sprawdzona umiejętność zarządzania projektami i usprawniania procesów w złożonej organizacji;   
• Umiejętności analityczne i raportowe oraz wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu projektami;
• solidna wiedza na temat ukraińskich struktur rządowych, instytucji rządowych, struktur i procesów zarządzania w kontekście reformy cywilnego sektora bezpieczeństwa.
• li>

Dodatkowe atuty:

• Doświadczenie zawodowe w środowisku unijnym i/lub międzynarodowym (misje i/lub organizacje międzynarodowe);  
• Doświadczenie pracy w środowisku międzykulturowym, z poszanowaniem różnorodności.

Atuty osobowości:

• Masz silne poczucie inicjatywy, odpowiedzialności i autonomii; 
• Utrzymuj najwyższy poziom poufności i dyskrecji podczas postępowania z informacjami;
• Umiejętność budowania produktywnych i opartych na współpracy relacji roboczych z innymi członkami personelu;
• Umiejętność radzenia sobie pomocnie i uprzejmie w stosunku do ludzi, także do kontaktów zewnętrznych;
• Umiejętność ustalania priorytetów zadań i terminowego dostarczania pracy wysokiej jakości, nawet pod presją;
• Umiejętność wykonywania bieżących zadań dzwonić i pracować nieregularnie, a w razie potrzeby uczestniczyć w dłuższych wyjazdach służbowych na terenie Ukrainy i poza nią.