Zastępca Koordynatora Projektu Cash w ACTED

ACTED to francuska organizacja pozarządowa założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie społecznościom bezbronnym, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, aby przerwać cykl ubóstwa, promować rozwój i zmniejszyć podatność na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Zastępca Koordynatora Projektu z siedzibą w Kijowie pomaga w nadzorowaniu realizacji projektu oraz zapewnia skuteczne i terminowe zakończenie działań pieniężnych i realizację przez cały czas, dostarczanie wysokiej jakości produktów i osiągnięcie rezultatów przy maksymalnym wpływie na beneficjentów. Zastępca Koordynatora Projektu pomaga w nadzorowaniu personelu projektu w codziennym zarządzaniu wszystkimi aspektami projektu Cash oraz wspiera współpracę z odpowiednimi działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi i interesariuszami projektu. CELE Przyczynić się do ogólnego sukcesu projektu gotówkowego i dopilnować, aby produkty dotarły na czas, w zakresie, w ramach budżetu, w akceptowalnym poziomie jakości, zgodnie z wymaganiami darczyńców i w oparciu o potrzeby beneficjentów. 

Funkcje

Planowanie projektu

• Wspieranie rozwoju ogólnej strategii wdrażania projektu gotówkowego (w tym strategii przejścia/wycofywania), systemów, podejść, narzędzi i materiały;
• Pomoc w opracowaniu i aktualizacji Standardów Procedur (SOP) w celu organizacji różnych rezultatów projektu i terminowej realizacji działań pieniężnych;
• Wkład w przygotowanie planu pracy i narzędzia śledzenia zgodnie z harmonogramem w postaci kompleksowej i szczegółowej mapy modelowej pomyślnej realizacji projektu;
• Pomoc w organizacji i planowaniu spotkań inauguracyjnych projektu i innych spotkań związanych z planowaniem projektu oraz dalszych działań punkty działań związane z projektem wynikające z tych spotkań.

Dokumentowanie i zgodność

• Zapewnij, że zapisy i dokumenty projektu, w szczególności dokumenty potwierdzające zakończenie działań (lista beneficjentów, listy obecności, raporty dostawców usług finansowych itp.) są odpowiednio przygotowane, skompilowane i złożone zgodnie z obowiązującymi procedurami i procedurami specyficznymi dla darczyńców;
• Koordynacja prowadzenia bazy danych beneficjentów zawierającej wszystkich beneficjentów informacje rejestracyjne i podstawowe, a także działania, z których skorzystali beneficjenci, zapewniają ochronę danych przed niewłaściwym wykorzystaniem zgodnie z polityką ochrony danych Acted;
• Zapewnij pracownikom świadomość i przestrzeganie kodeksu postępowania Acted, procedur FLATS i wymagań darczyńców.

Zaangażowanie i odpowiedzialność beneficjentów

• Zapewnij, że pracownicy projektu przestrzegają Kodeksu postępowania Acted Postępuj i traktuj wszystkich beneficjentów z szacunkiem i bez jakichkolwiek rozróżnień lub dyskryminacji ze względu na narodowość, rasę, pochodzenie etniczne, plemię, płeć, przekonania religijne, opinie polityczne lub niepełnosprawność;
• Pomóż w nadzorowaniu odpowiedniego, osiągalnego i akceptowalnego wyboru beneficjentów projektu;
• Pomoc w opracowaniu strategii komunikacji ze społecznościami, aby zapewnić zainteresowanym stronom projektu rzeczowe, obiektywne i przydatne informacje;
• Zapewnij interesariuszom projektu możliwość udziału w całym projekcie cykl;
• Zapewnij, że mechanizm składania skarg i reagowania Acted jest komunikowany społecznościom docelowym i rozwiązuj skargi związane z projektem w koordynacji z jednostką MEAL.

Koordynacja wewnętrzna

• Pomoc w organizowaniu regularnych spotkań koordynacyjnych projektu z zespołem projektu gotówkowego;
• Przekazuj aktualne informacje na temat postępu we wdrażaniu działań gotówkowych, wyzwań, ryzyka, zmian w kontekście Ukrainy oraz raportowania zmian lub sugestii rozwiązywania wyzwań i ryzyka.

Koordynacja zewnętrzna i zaangażowanie interesariuszy

• Wspieranie, ułatwianie lub podejmowanie działań komunikacyjnych i łącznikowych w celu aktywnego konsultowania się i angażowania beneficjentów, kluczowych informatorów, aktorów, partnerów i interesariuszy na wszystkich etapach projektowania projektu (współpraca z jednostką PD) i wdrażania;
• Koordynowanie i współpraca z innymi poprzez kultywowanie dobrych relacji z kluczowymi podmiotami humanitarnymi – lokalnymi i międzynarodowych, w tym władz rządowych i podmiotów niepaństwowych, poprzez regularne uczestnictwo w spotkaniach technicznych i bilachspotkania terenowe;
• Pomaganie w identyfikowaniu możliwości współpracy i koordynowania wysiłków z innymi organizacjami, aby zapewnić, że nasze działania opierają się na pracy innych, a nie powielają je;
• Przekazuj niezaspokojone potrzeby innym odpowiednim podmiotom;
• Dziel się na zewnątrz wiedzą i innowacjami ze społecznościami i innymi zainteresowanymi stronami.

Zarządzanie partnerami

• Wyjaśnij role/obowiązki, a także oczekiwania, szczególnie w warunki procesów, których należy przestrzegać, a także budżet, od początku partnerstwa, aby uniknąć problemów na późniejszym etapie.
• Zapewnij wsparcie partnerom w realizacji projektu oraz zapewnij terminową i jakościową realizację projektów przez partnerów zgodnie z wymogami ustawowymi i wymaganiami darczyńców;
• Prowadź spotkania przeglądowe z partnerami, ze szczególnym uwzględnieniem relacji partnerskich współpracy i zapewniaj, że wszelkie problemy lub spory zostaną rozwiązane w odpowiednim czasie sposób.

Bezpieczeństwo

• Wsparcie w analizie kontekstu na obszarze realizacji projektu poprzez identyfikację i śledzenie mikrosygnałów (np. wskaźników bezpieczeństwa, wskaźników społeczno-ekonomicznych) oraz wsparcie Koordynatora Obszaru i Działu Bezpieczeństwa;
• Zapewnienie interesariuszom projektu dobrego wizerunku Acted, zwiększając w ten sposób akceptację obecności i działań Acted na obszarze realizacji projektu;
• Pomoc w zarządzaniu przemieszczania się zespołu realizującego projekt i zapewnienia ścisłego przestrzegania SCR przez członków zespołu;
• W razie potrzeby negocjuj dostęp z lokalnymi interesariuszami.

Zasoby ludzkie

• Pomóż w określeniu struktury zespołu projektu gotówkowego i opracuj schemat organizacyjny projektu w ramach ograniczeń budżetu i zgodnie z priorytetami;
• Pomoc w opracowaniu i/lub dostosowaniu ToR określających role pracowników i obowiązki zgodnie z obowiązującymi standardami;
• Wspieranie składania planu rekrutacji do projektu do Działu HR;
• Bierzeć udział w rekrutacji personelu projektu gotówkowego w obszarach realizacji działań gotówkowych;
• Upewnij się, że personel projektu rozumie i jest w stanie wykonywać swoje role i obowiązki; 
• Śledzenie planów pracy i codziennych działań personelu projektu;
• Zapewnianie pozytywnego środowiska pracy i dobrej dynamiki zespołu; 
• Dokonuj regularnych ocen personelu i śledź zarządzanie karierą;
• Zarządzaj konfliktami międzyludzkimi;
• Zapewniaj budowanie potencjału pracowników w odpowiednich sektorach.

Logistyka

• Bierz udział w procesach planowania zamówień, terminowo uruchamiaj zamówienia wymagane dla projektu i ściśle śledź zamówienia we współpracy z logistyką;
• Wysyłaj dokładne i precyzyjne formularze zamówień w odpowiednim czasie;
• Sprawdzaj jakość wymaganych towarów/dostaw na etapie zawierania umowy, a także w punkcie odbioru i współpracuj z komisjami ds. zakupów w celu sfinalizowania wyboru dostawców zgodnie z mającym zastosowanie scenariuszem;
• Ściśle monitoruj projektypoziomy zapasów w koordynacji z logistyką oraz proaktywnie monitoruj bieżące, rurociągowe, rozproszone i wymagane zapasy;
• Bierz udział w skutecznym zarządzaniu flotą poprzez terminowe i rozsądne zamówienia pojazdów;
• Upewnij się, że zespół projektowy posiada odpowiednie zasoby niezbędne do wykonywania swoich obowiązków.

Finanse

• Bierz udział w przeglądzie BFU oraz prognozuj koszty początkowe i regularne oraz sprawdzaj wydatki działania związane z projektami gotówkowymi;
• Wsparcie w prognozowaniu miesięcznych potrzeb finansowych projektu i przedłożenie go AC;
• Bierzeć udział w procesach opracowywania nowych budżetów poprzez zapewnianie eksperckich porad programowych związanych z wiedzą kontekstową.                 

Kontrola jakości

• Bierzeć udział w procesach planowania MEAL i aktywnie wspierać realizację działań MEAL zgodnie z ramami MEAL projektu;
• Pomagać w planowaniu i organizowaniu wewnętrznych kontroli zapewnienia jakości przez zespół projektowy;
• Oceniać podjęte działania i zapewniać efektywne wykorzystanie zasobów;
• Podejmować regularne wizyty w terenie w celu zapewnienia wskazówek technicznych i nadzoru oraz regularnie monitoruje postęp prac projektowych; 
• Omawiaj, planuj i wdrażaj odpowiednie działania naprawcze, w tym w oparciu o ustalenia i zalecenia MEAL;
• Pomagaj w gromadzeniu i stosowaniu odpowiednich wniosków i najlepszych praktyk w bieżących projektach oraz dbaj o to, aby te wnioski były aktywnie udostępniane przełożonemu, MEAL i innym członkom zespołu, aby zastosować je w przyszłych procesach rozwoju projektu.

Zarządzanie grantami

• Regularne raportowanie działań w ramach projektu, wyzwania i wskaźniki poprzez comiesięczne przedkładanie raportu PMF i PM; w szczególności zapewnia regularne i terminowe aktualizacje postępów i wyzwań dla przełożonych i innych członków zespołu;
• Wkład w sporządzanie (zewnętrznych) raportów z postępu projektu, zapewniając jakość i dokładność przekazywanych informacji technicznych;
• Wkład w organizację spotkania zamykającego projekt i śledzenie punktów działań związanych z projektem wynikających z tego spotkania;
• Bierze udział w działaniach komunikacyjnych poprzez regularne gromadzenie zdjęć i historii związanych z projektem działania;
• Bierzeć udział w procesach opracowywania nowych wniosków poprzez zapewnianie eksperckich porad programowych związanych z wiedzą kontekstową;
• W stosownych przypadkach współpracować z darczyńcami i blisko współpracować z partnerami w zakresie aktualizacji projektów, wizyt w terenie i innych form komunikacji, w koordynacji z Jednostką ds. Rozwoju Projektu.

Doświadczenie i umiejętności

• Co najmniej 2-letnie doświadczenie w pomocy humanitarnej na stanowisku kierowniczym stanowisko.
• Licencjat z administracji biznesowej / ekonomii / pokrewnej dziedziny lub odpowiednie doświadczenie praktyczne.
• Umiejętności zarządzania danymi i wizualizacji (MS Word, Excel itp.)
• Zaangażowanie w wysokiej jakości adaptacyjne i odpowiedzialne programowanie humanitarne
• Biegła znajomość języka ukraińskiego i wyższego szczeblapoziom średniozaawansowany w języku angielskim
• Wysoki poziom elastyczności i motywacji

Kluczowe wskaźniki wydajności

• % kamieni milowych zrealizowanych na czas zgodnie z pierwotnym planem
• Liczba zidentyfikowanych i rozwiązanych problemów
• Liczba opracowanych narzędzi Cash i dokumentów strategicznych
• % skonsolidowanego, aktualnego PMF udostępnianego co miesiąc koordynacji krajowej
• Projekt ukończony terminowo i bez potrzeby dla NCE
• Projekt ukończony w ramach elastyczności budżetu (nie wymagającej zmiany budżetu dla linii projektu)
• % osiągniętych wskaźników wykonania umowy
• % oceny MEAL Terminowe zapoznanie się z zakresem obowiązków i ustaleniami
• Zapisy i dokumenty projektu (listy beneficjentów, arkusze obecności, arkusze płatności, raporty dostawców usług finansowych) dostępne dla wszystkich działań w ramach projektu
• Pozytywne raporty z monitorowania i oceny (wewnętrzne i zewnętrzne) 
• % pracowników przeszkolonych w zakresie odpowiedzialności i CFM
• % wydatków niekwalifikowalnych w pozycjach budżetu projektu
• % wskaźnika zatrzymania personelu projektu przez cały czas trwania projektu

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby pełniące służbę wojskową muszą w trakcie zatrudnienia przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne.

Ми пропонуємо;

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (do 15 dni на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 dni на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

„ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec seksualności wyzysku, molestowania i molestowania (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może skutkować zwolnieniem.