Koordynator ds. budżetu i raportowania/ Koordynator ds. budżetu i raportowania w CARE

Lokalizacja: Kijów

Czas trwania: do 31.12.2026 z prawdopodobnym przedłużeniem

Data rozpoczęcia: do ustalenia

Wynagrodzenie i świadczenia: 2377,14 € – 2790,56 €, 200 € (ryzyko zasiłek), prywatne ubezpieczenie medyczne, usługa PSS.

CARE

CARE jest jedną z największych na świecie międzynarodowych pozarządowych konfederacji pomocy humanitarnej i rozwoju. CARE została założona w 1945 roku przez amerykańskie organizacje charytatywne w celu przezwyciężenia kryzysu żywnościowego

w Europie po II wojnie światowej.  Posiada konfederacyjną strukturę organizacyjną. Obecnie biura krajowe działają w ponad 110 krajach świata. Pomoc humanitarna CARE dotarła do około 200 milionów ludzi. Organizacja przywiązuje szczególną wagę do poszerzania praw i możliwości kobiet. CARE ściśle przestrzega zasad godności ludzkiej, równości płci, niedyskryminacji i równego dostępu do usług humanitarnych dla wszystkich ludzi, bez względu na płeć, wiek, tożsamość płciową, przynależność polityczną lub religijną czy pochodzenie.

Wizją CARE jest poszukiwanie świata nadziei, integracji i sprawiedliwości społecznej; gdzie ubóstwo zostało przezwyciężone, a ludzie żyją w godności i bezpieczeństwie. Aby zmaksymalizować wpływ naszej pracy oraz stworzyć bardziej sprawiedliwe i zrównoważone struktury, ściśle współpracujemy ze społeczeństwem obywatelskim, instytucjami rządowymi i sektorem prywatnym w naszych krajach partnerskich. Przywiązujemy szczególną wagę do współpracy z lokalnymi partnerami projektu, zwłaszcza z organizacjami promującymi

prawa i możliwości kobiet. Stanowią ważną gwarancję trwałego sukcesu i tego, że nasze działania

są dostosowane do rzeczywistych potrzeb ludzi. Wspólnie wypracowujemy rozwiązania, angażujemy lokalne instytucje takie jak władze, samorządy, samorządy czy grupy nieformalne np. grupy kobiece. W ten sposób zapewniamy, że lokalna wiedza specjalistyczna jest zawsze na pierwszym planie i kieruje naszymi działaniami. Współpracujemy z partnerami, którzy podzielają naszą wizję i cele. Relacje z naszymi partnerami opierają się na solidnym fundamencie naszych wartości, wzajemnym zaufaniu, przejrzystości, równości i chęci uczenia się od siebie nawzajem. 

Kontekst na Ukrainie

CARE rozpoczęła operacje humanitarne na Ukrainie w marcu 2022 r. w bezpośredniej odpowiedzi na inwazję na pełną skalę i szybko eskalujący kryzys humanitarny. Gdy miliony ludzi zostały zmuszone do opuszczenia swoich domów, a infrastruktura krytyczna została zaatakowana, zespół CARE zmobilizował się do zapewnienia natychmiastowej, ratującej życie pomocy społecznościom dotkniętym konfliktem w całym kraju. W początkowej fazie reakcji CARE skupiło się na zaspokojeniu pilnych potrzeb poprzez wielosektorowe podejście humanitarne, obejmujące pomoc pieniężną, wodę, urządzenia sanitarne i higienę (WASH), ochronę, zdrowie seksualne i reprodukcyjne (SRH) oraz wsparcie w postaci schronisk. Od samego początku ochrona i godność były centralnym elementem wszystkich interwencji, wyznaczając kierunki projektowania i realizacji programów we wszystkich sektorach. 

Od 2022 r. programy wspierane przez CARE dotarły do ​​ponad 1,5 miliona osób na całej Ukrainie.  

CARE UKRAINA

Reakcja CARE wRealizacja działań na Ukrainie odbywa się przede wszystkim poprzez partnerstwa z ukraińskimi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, w tym z grupami kierowanymi przez kobiety i organizacjami działającymi na rzecz praw kobiet, które są głęboko zakorzenione w społecznościach, którym służą. Ponad 70% środków CARE na Ukrainie jest przekazywanych za pośrednictwem partnerów krajowych, co wzmacnia lokalne przywództwo i umożliwia zrównoważone działania humanitarne kierowane przez społeczność. Od początku swojej działalności w kraju CARE nawiązała współpracę z ponad 20 organizacjami ogólnopolskimi, m.in. Służbami Wsparcia Stabilizacji, Girls, YurFem, East SOS, Avalyst, Women’s Perspective i innymi.  

Cechą charakterystyczną działalności CARE na Ukrainie jest jej wiodąca pozycja w wspieraniu działań humanitarnych uwzględniających aspekt płci. Wraz z organizacją pozarządową Girls CARE współprzewodniczy Grupie Roboczej ds. Płci w Akcjach Humanitarnych (GiHA) na Ukrainie i była jedną z pierwszych organizacji, które przeprowadziły i opublikowały Rapid Gender Analyses w odpowiedzi na kryzys. Dowody i zalecenia wygenerowane w wyniku tych analiz umożliwiły od tego czasu przyjęcie uwzględniającego płeć i przekształcającego płeć podejścia do działań humanitarnych na całej Ukrainie, wpływając zarówno na programowanie CARE, jak i szersze praktyki sektorowe. 

W praktyce zaangażowanie to znajduje odzwierciedlenie w silnym skupieniu programowym CARE na ochronie, ze szczególnym naciskiem na zapobieganie przemocy ze względu na płeć i reagowanie na nią oraz zaspokajanie potrzeb psychospołecznych. CARE i jej partnerzy zapewniają zarządzanie przypadkami GBV, wsparcie psychospołeczne i prawne oraz zestawy na rzecz godności, ściśle współpracując z zaufanymi organizacjami kierowanymi przez kobiety i organizacjami zajmującymi się prawami kobiet, aby zapewnić dostępność usług, skupienie się na ofiarach i odpowiednie kontekstowo. 

Cele ogólne

Koordynator ds. budżetu i raportowania 

Koordynator ds. budżetu i raportowania zapewnia terminowe i dokładne wypełnianie wszystkich obowiązków sprawozdawczych darczyńców, wspiera zarządzanie budżetem na poziomie projektu i kraju oraz pełni funkcję centralnego punktu w zakresie sprawozdawczości finansowej PeopleSoft i alokacji kosztów SPC. Stanowisko to zapewnia krytyczne wsparcie Menedżerowi Finansowemu w przygotowywaniu skonsolidowanych analiz finansowych, w tym wkładów do Budżetu Głównego.

Funkcja 

Obowiązki 

Wsparcie w zarządzaniu budżetem

• Zapewnianie wsparcia technicznego Menedżerowi Finansowemu w przygotowywaniu i aktualizowaniu Rocznego Budżetu Głównego, w szczególności w zakresie konsolidacji budżetów finansowanych przez darczyńców i elastycznych/nieograniczonych. 
• Pomoc w przygotowaniu projektów propozycji budżetowych we współpracy z rozwojem biznesu, menedżerami programów i działami wsparcia, zapewniając zgodność z wymogami darczyńców i CARE DE. 
• Bierzeć udział w opracowywaniu wytycznych budżetowych dla Biura Krajowego. 
• Pomoc w konsolidacji budżetów na potrzeby prognozowania i negocjacji z darczyńcami. 

Budżety zatwierdzone przez darczyńców (DAB) i kodowanie

• Przygotowywanie i przetwarzanie formularzy budżetu zatwierdzonego przez darczyńców (DAB) dla nowych projektów, zapewniając dokładny przepływ pracy i przesyłanie do SSC. 
• Weryfikuj przesyłanie budżetu kwartalnego w PeopleSoft i w razie potrzeby koordynuj korekty. 
• Przypisz i przekaż kody funduszy, identyfikatory PID i aktywacjeidentyfikatory umożliwiające prawidłowe kodowanie wydatków. 

Raportowanie budżetowe a rzeczywiste (BvA) 

• Prowadź miesięczny proces BvA: wyodrębniaj dane z PeopleSoft, przygotowuj raporty i udostępniaj je kierownikom projektów, kierownikom regionalnym i SMT. 
• Umożliwiaj regularne spotkania dotyczące przeglądu finansowego z kierownikami projektów w celu przeglądu wskaźników spalania, odchyleń i ewentualnych korekt budżetu. 
• Zapewnij wsparcie techniczne w zakresie korekt budżetu, zwiększania kosztów i bezpłatnych rozszerzeń we współpracy z menedżerem finansowym i menedżerami programów. 

Sprawozdania dotyczące darczyńców

• Przygotuj projekty raportów finansowych darczyńców (okresowych i końcowych), zapewniając zgodność z przepisami dotyczącymi darczyńców i zgodność z raportami opisowymi. 
• Utrzymuj i regularnie aktualizuj harmonogram raportowania dawców oraz dbaj o terminowość zgłoszeń. 
• Archiwizuj wszystkie raporty dawców (kopie papierowe i elektroniczne) zgodnie z polityką dotyczącą dokumentacji CARE. 

PeopleSoft i SPC

• Działaj jako centralny punkt raportowania PeopleSoft, opanowując odpowiednie moduły księgowe i raportowania. 
• Co miesiąc przeprowadzaj proces alokacji SPC zgodnie z Polityką SPC CARE, łącznie z uzgadnianiem ogólnych identyfikatorów działań z prawidłowymi budżetami darczyńców. 
• Zapewnij wsparcie techniczne i wskazówki współpracownikom zajmującym się finansami i programami w zakresie raportów PeopleSoft i narzędzi do monitorowania budżetu. 

Audyt i zgodność

• Dostarczanie dokumentacji i analiz wymaganych do audytów wewnętrznych i zewnętrznych, szczególnie w zakresie raportów finansowych darczyńców, BvA i uzgodnień budżetowych. 
• Wsparcie realizacji zaleceń audytowych związanych ze sprawozdawczością darczyńców i zarządzaniem budżetem. 

Budowanie potencjału i wsparcie zespołu

• Wspieranie budowania potencjału pracowników programu, grantów i finansów w zakresie monitorowania budżetu, przestrzegania zasad darczyńców i korzystania z raportów PeopleSoft. 
• Zapewnij mentoring członkom zespołu finansowego, którzy wspierają funkcje związane z budżetem i raportowaniem. 
• Działaj jako wsparcie dla Menedżera Finansowego przy zadaniach związanych z raportowaniem darczyńców i monitorowaniem budżetu, jeśli jest to wymagane. 

Wsparcie w budowaniu potencjału partnerów

• Na żądanie Działu Partnerstwa możesz uczestniczyć w działaniach związanych z budowaniem potencjału partnerów, w tym w sesjach szkoleniowych, warsztatach i wizytach w terenie. 
• Wspieranie w razie potrzeby doradztwa technicznego, mentoringu i coachingu dla dyrektorów finansowych Partnerstwa. 
• W oparciu o ustalenia z audytu projektu wspieraj Dział Partnerstwa w rozwiązywaniu problemów związanych z audytem u partnerów, dzieląc się zaleceniami, dokumentując obserwacje i przekazując informacje zwrotne w celu wzmocnienia zdolności operacyjnych i programowych partnerów. 

Inne obowiązki 

• Utrzymuj aktualne dokumenty dotyczące dotacji, w tym budżety, raporty darczyńców i zatwierdzenia. 
• Bądź na bieżąco z przepisami dotyczącymi dawców i udostępniaj istotne aktualizacje współpracownikom. 
• Zapewnij wsparcie operacyjne Działowi Finansowemu, jeśli jest to wymagane. 
• Zapewnij ścisłą poufność wszystkich danych finansowych i transakcji. 

 Kryteria obowiązkowe:

• Licencjat z rachunkowości, finansów, finansów rozwoju lub dziedziny pokrewnej jest wyróżnieniemc przewaga. Preferowany tytuł magistra i/lub stanowisko w zakresie księgowości.
• Co najmniej 7 lat doświadczenia w zarządzaniu operacyjnym w międzynarodowych organizacjach pozarządowych,
• Doświadczenie w pracy w sektorze humanitarnym minimum 5 lat,
• Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu dużymi budżetami i pracy z darczyńcami.
• Zaawansowane umiejętności obsługi aplikacji Microsoft Office i praktyczna znajomość Peoplesoft Accounting Oprogramowanie.

Oczekiwane

• Doskonałe umiejętności interpersonalne, komunikacyjne i słuchania,
• Umiejętność podejmowania dużego obciążenia i pracy pod presją,
• Gotowość do okazjonalnych wyjazdów w teren (Dniepr i Odessa)
• Udokumentowane doświadczenie w pracy z partnerami krajowymi, władzami lokalnymi/rządowymi
• Dostosowanie, świadomość kulturowa i umiejętność pracy z różnymi narodowości i wzorce kulturowe
• Umiejętności budowania potencjału kadry narodowej.
• Płynna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Udokumentowane umiejętności przywódcze i kompetencje w zakresie zarządzania ludźmi
• Kompetencja w zapewnianiu wskazówek technicznych i szkoleń
• Udokumentowane umiejętności analitycznego i krytycznego myślenia
• Umiejętność podejmowania znacznych obciążeń i pracy pod presją,
• Doskonałe umiejętności interpersonalne, umiejętność pracy samodzielnej i wykonuj zadania i twórz produkty wysokiej jakości.
• § Proaktywny w rozwiązywaniu problemów, inicjowaniu działań i podejmowaniu decyzji operacyjnych.

Główne obowiązki obejmują:

Odpowiedzialność w ramach CARE:

Zaangażowanie w wartości CARE i ramy uczciwości CARE ma kluczowe znaczenie dla współpracy z CARE. Od każdego kandydata, któremu zaoferowano pracę w CARE, oczekuje się przestrzegania następujących kluczowych obszarów odpowiedzialności:

• Przestrzeganie zasad i procedur CARE w zakresie ochrony, kodeksu postępowania, zdrowia i bezpieczeństwa, poufności, zasad nie szkodzić i protokołów niedopuszczalnego zachowania.
• Zgłaszaj wszelkie wątpliwości dotyczące dobra dziecka lub bezbronnej osoby dorosłej, a także wszelkie wykroczenia w naszym obszarze programowania. 
• Zgłaszaj wszelkie wątpliwości dotyczące niewłaściwego zachowania personelu lub partnera CARE.

Ochrona:

Dzieci i bezbronni dorośli, którzy mają kontakt z CARE w wyniku naszych działań, muszą być chronieni w maksymalnym możliwym stopniu przed umyślnymi lub niezamierzonymi działaniami i błędami, które narażają je na ryzyko molestowania, wykorzystywania seksualnego, obrażeń i wszelkich innych krzywd. Jednym ze sposobów, w jaki CARE pokazuje swoje ciągłe zaangażowanie w ochronę, jest włączenie rygorystycznej kontroli przeszłości i referencji w procesie selekcji wszystkich kandydatów. 

Równość płci: 

CARE zobowiązuje się do przestrzegania standardów Międzynarodowej polityki płci CARE (2019). Poprzez tę politykę CARE stara się promować równą realizację godności i praw człowieka dla dziewcząt, kobiet, chłopców i mężczyzn niezależnie od różnorodności oraz eliminację biedy i niesprawiedliwości. W szczególności ta polityka ma na celu poprawę wyraźnego uwzględniania płci w praktykach programowych i organizacyjnych. 

Jak złożyć wniosek:

CARE ceni równość szans i różnorodność. Nie dyskryminujemy ze względu na rasę, religię, kolor skóry, pochodzenie narodowe, płeć, orientację seksualną, wiek, stan cywilny lub niepełnosprawność. 

CV (w formacie pdf maksymalnie 4 strony) i list motywacyjny w języku angielskim prosimy przesyłać na adres [email protected] najpóźniej do 16.03.2026.  Prosimy o zatytułowanie dokumentów Nazwisko_CV, Nazwisko_List motywacyjny.  W tytule e-maila wpisz „Nazwa stanowiska”: [email protected]

Kandydaci biorą udział w rozmowach kwalifikacyjnych w trybie ciągłym. Organizacja zastrzega sobie prawo do obsadzenia stanowiska przed upływem terminu składania ofert.

Prosimy pamiętać, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.   Referencje zostaną podane dopiero po rozmowie kwalifikacyjnej. 

Proszę zwrócić uwagę – to stanowisko jest otwarte wyłącznie dla kandydatów krajowych.

Zachęcamy osoby niepełnosprawne do aplikowania. Zachęcamy weteranów wojennych do składania wniosków.