Zastępca dyrektora ds. finansów w FHI 360

Długość umowy do 30 września 2026

Opis projektu 

Projekt „Spotkanie celów i utrzymanie kontroli epidemii” (EpiC) to ośmioletni (2019–2027) globalny projekt zdrowotny finansowany przez Departament Stanu USA (DoS) w ramach prezydenckiego planu awaryjnego na rzecz pomocy w walce z AIDS (PEPFAR). EpiC działa w około 50 krajach, zajmując się kluczowymi wyzwaniami w zakresie zdrowia publicznego, takimi jak HIV/AIDS, gotowość na pandemię i globalne bezpieczeństwo zdrowotne.  

Na Ukrainie projekt otrzymuje fundusze w ramach Globalnego Bezpieczeństwa Zdrowia (GHS) w celu wzmocnienia globalnych, regionalnych i lokalnych systemów zdrowia publicznego w oparciu o szerokie doświadczenie i istniejące możliwości, które są zgodne z krajowymi priorytetami GHS i celami rządu USA. EpiC będzie wspierać krajowe i regionalne instytucje zdrowia publicznego, zakłady opieki zdrowotnej, instytuty badawcze i wydziały regionalne Państwowej Służby Ukrainy ds. Bezpieczeństwa Żywności i Ochrony Konsumentów, instytucje akademickie, a także organizacje społeczeństwa obywatelskiego we wzmacnianiu zdolności GHS w zakresie zapobiegania i kontroli infekcji (IPC), oporności na środki przeciwdrobnoustrojowe (AMR), zarządzania kryzysowego w zakresie zdrowia (HEM), ze szczególnym naciskiem na zapobieganie, wykrywanie i reagowanie na ogniska chorób zakaźnych o znaczeniu epidemicznym. Wszystkie działania będą zgodne z krajowymi przepisami, wytycznymi i standardami, a także odpowiednimi ramami międzynarodowymi.   

FHI 360 poszukuje wykwalifikowanych kandydatów na zastępcę dyrektora ds. finansów z siedzibą w Kijowie na Ukrainie. Stanowisko to jest otwarte dla obywateli Ukrainy mieszkających na Ukrainie lub chcących przenieść się na Ukrainę. Wymagana jest profesjonalna znajomość języka ukraińskiego w mowie i piśmie. 

Streszczenie stanowiska:

Zastępca dyrektora (AD) ds. finansów będzie odpowiedzialny za ogólne zarządzanie finansami i administrację projektem EpiC na Ukrainie. AD zapewni zgodność z procedurami, zasadami i przepisami finansowymi i księgowymi FHI 360, rządu USA i Ukrainy; będzie kierować opracowywaniem budżetu, sprawozdawczością finansową, monitorować wydatki programu; i utrzymywanie systemów dokumentacji finansowej. Będzie odpowiedzialny za zarządzanie poddotacjami, monitorowanie i zgodność z przepisami oraz zapewni rozwój potencjału podwykonawcom w celu wzmocnienia ich systemów zarządzania dotacjami i zapewnienia, w razie potrzeby, dobrego zarządzania umowami wykonawczymi. Stanowisko będzie zapewniało wytyczne, monitorowanie i nadzór nad zespołem projektowym oraz innymi członkami zespołu finansowego i operacyjnego, w tym zaopatrzenie w towary i usługi, wsparcie logistyczne w zakresie podróży lokalnych i międzynarodowych (w tym raporty wydatków) dla personelu i konsultantów, kontraktyrozwój, zarządzanie i utrzymanie zapasów biurowych. Zapewni, że zasoby USG zostaną odpowiednio skierowane na priorytety projektu i będą zgodne z planami prac projektu. Stanowisko to będzie również nadzorować procedury administracyjne dotyczące projektu i zapewniać zgodność działań programu z przepisami USG i FHI 360, w tym dotyczącymi zamówień, podróży, zasobów ludzkich i innych polityk administracyjnych. Będzie ściśle współpracował z krajowymi, regionalnymi i centralnymi biurami FHI 360 w celu monitorowania i zapewniania kondycji finansowej projektu oraz przygotowywania wewnętrznych i zewnętrznych raportów i wyników.   

Zadania służbowe

• Opracowywanie budżetu i raportowanie finansowe, monitorowanie wydatków w ramach programu i utrzymywanie systemów dokumentacji finansowej.   

• Prowadź prognozy przychodów i regularne, dokładne analizy rurociągów finansowych oraz przygotowuj miesięczne raporty finansowe do celów wewnętrznej analizy i śledzenia, które będą przeglądane przez zespół kierowniczy wyższego szczebla EpiC Ukraine i centralę EpiC.   

• Regularnie sprawdzaj stan funduszy projektu i przygotuj miesięczne wnioski o gotówkę

• W razie potrzeby nadzoruj zarządzanie dotacjami dodatkowymi, monitorowanie i przestrzeganie warunków. Zapewnij rozwój potencjału i wsparcie techniczne beneficjentom podrzędnym, aby wzmocnić ich systemy zarządzania dotacjami i zapewnić solidne zarządzanie umowami podrzędnymi

• Przejrzyj wszystkie wnioski o płatność oraz odpowiedniość, dokładność, kompletność i prawidłowe kodowanie wszystkich wydatków zgodnie z polityką FHI 360.  

• Współpracuj z Działem Obsługi Biznesowej w centrali, aby utrzymać status prawny w kraju (rejestracja/odnowienie), spełniać ustawowe wymogi w zakresie raportowania i ograniczać wszelkie ryzyko prawne (dzierżawa, umowy itp.)  

• Ściśle współpracuj z biurem FHI 360 Ukraina w celu zarządzania i łagodzenia skutków zidentyfikowane ryzyko finansowe. 

• Opracuj plan zamówień EpiC Ukraine i nadzoruj właściwe procedury zamówień na dostawy i sprzęt, przy wsparciu usług korporacyjnych.  

• Zapewnij zespołowi projektowemu wskazówki, monitorowanie i wsparcie, w tym zakup towarów i usług, wsparcie logistyczne w zakresie podróży lokalnych i międzynarodowych (w tym raporty wydatków) dla personelu i konsultantów, opracowywanie umów i zarządzanie nimi oraz utrzymanie zapasów biura.   

• Pomoc w kontaktach z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi w celu przeglądu zarządzania finansami projektu

• Ściśle współpracuj z dyrektorem projektu EpiC na Ukrainieoraz personel Centrali do monitorowania i zapewniania kondycji finansowej projektu oraz do przygotowywania wewnętrznych i zewnętrznych raportów i wyników.   

• Zapewnij skuteczną koordynację wszystkich funkcji operacyjnych biura („usług dla przedsiębiorstw”). Obejmuje to finanse i księgowość, podróże, logistykę, wsparcie administracyjne, zasoby ludzkie, umowy i dotacje (C&G) oraz funkcje ICT.  

• Nadzorowanie i mentorowanie zespołu wspierającego finansowanie projektów oraz ścisła koordynacja z zespołami ds. zamówień i dotacji, aby zapewnić zgodność;  

• Wspieraj zespół EpiC Ukraine w budowaniu i utrzymywaniu silnych relacji z darczyńcami, partnerami i innymi zainteresowanymi stronami.  

• 
  

Zastosowana wiedza i umiejętności:

• Kompleksowa wiedza na temat koncepcji, praktyk i procedur z zakresu księgowości, finansów kontroli i systemów informacji finansowej.  

• Doskonałe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej.  

• Doskonałe i wykazane umiejętności organizacyjne i prezentacyjne.  

• Doskonałe i udokumentowane umiejętności zarządzania projektami.  

• Zdolność wpływania, motywowania, negocjowania i współpracy z innymi.  

Wykształcenie oraz umiejętności i doświadczenie: **

• Wymagany tytuł licencjata w dziedzinie rachunkowości lub finansów lub pokrewnej dziedziny lub równorzędny.  

• Certyfikowany księgowy (CPA) lub inny odpowiedni certyfikat/kwalifikacja zawodowa będzie dodatkowym atutem.  

• Co najmniej osiem lat pracy w księgowości, operacjach i zarządzaniu finansami w dużych programach międzynarodowej pomocy rozwojowej. Wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu zespołami finansowymi i operacyjnymi.  

• Pięć lat odpowiedniego doświadczenia w analizie finansowej, raportowaniu finansowym, analizie przepływów pieniężnych, opracowywaniu budżetu i prognozowaniu, najlepiej w międzynarodowych projektach zdrowotnych;  

• Udokumentowane doświadczenie w zakresie zasad kosztowych USG, w tym przepisów PEPFAR, zasad rachunkowości GAAP i zarządzania umowami o dotacje; w tym zarządzanie nagrodami głównymi i nagrodami dodatkowymi

• Wykazane doświadczenie i umiejętności w zakresie opracowywania dużych budżetów i zarządzania nimi, nadzorowania zadań związanych z zamknięciem miesiąca, zapotrzebowania na gotówkękoszty, praca i podział kosztów.  

• Doświadczenie w opracowywaniu i/lub wdrażaniu zasad, procedur i systemów finansów i rachunkowości;  

• Doświadczenie w opracowywaniu i/lub wdrażaniu zasad, procedur i systemów administracyjnych biura

• Doskonałe umiejętności dyplomatyczne oraz sprawdzona umiejętność nawiązywania i utrzymywania relacji interpersonalnych i zawodowych z darczyńcami, odpowiednikami i przedstawicielami innych kluczowych interesariuszy, takich jak organizacje pozarządowe, organizacje społeczeństwa obywatelskiego i sektor prywatny.  

• Znajomość ukraińskiego sektora zdrowia publicznego, organizacji pozarządowych (NGO) i organizacji społecznych (CBO) na Ukrainie jest wysoce pożądana.  

• Potrafi pracować zarówno w ramach bezpośrednich, jak i matrycowych relacji raportowania, a także osiągać cele pod ogólnym kierownictwem w niezależny sposób.   

• Doskonałe umiejętności rozwiązywania problemów, organizacji, wielozadaniowości i zarządzania czasem, z możliwością pracy pod napiętymi terminami.  

• Udane doświadczenie w nadzorowaniu i trenowaniu personelu finansowego i operacyjnego oraz budowaniu pozytywnego środowiska w zespole.  

• 
  

• Wyraźny, profesjonalny i potrafiący komunikować się w jasny i pozytywny sposób z klientami i personelem.  

• Musi umieć czytać, pisać i mówić płynnie po angielsku i ukraińsku.  

Typowe wymagania fizyczne:

• Typowe środowisko biurowe.  

• Możliwość spędzania długich godzin na patrzeniu na ekran komputera i wykonywaniu powtarzalnych prac na klawiaturze.  

• Możliwość siedzenia i stania przez dłuższy czas.  

• Możliwość podnoszenia/przemieszczania do 3 kg. 

Wykorzystywana technologia:

• Komputer osobisty/laptop, aplikacje Microsoft (tj. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), telefony komórkowe/technologia mobilna i standardowy sprzęt biurowy.  

Wymagania dotyczące podróży:

• Mniej niż 10%

**Lub równoważna kombinacjaposiadanie odpowiedniego wykształcenia i/lub doświadczenia wystarczającego do skutecznego wykonywania kluczowych obowiązków na danym stanowisku. W tym opisie stanowiska podsumowano główne obowiązki na tym stanowisku. Nie określa ani nie ogranicza dokładnych zadań, jakie można przypisać do wykonywania tych obowiązków. Niniejszy dokument nie powinien być w żaden sposób interpretowany jako umowa o pracę. Kierownictwo zastrzega sobie prawo do przeglądu i zmiany niniejszego dokumentu w dowolnym momencie.  

Aplikuj za pomocą powyższego linku na stronie z ofertami pracy lub wyślij swoje CV i list motywacyjny na adres [email protected], wpisując w temacie „Associate Director, Finance”. Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski złożone w języku angielskim. 

Do składania aplikacji zachęcamy kandydatów niepełnosprawnych