Asystent Kierownika Projektu w Fondazione Progetto Arca

Fondazione Progetto Arca to organizacja społeczeństwa obywatelskiego zaangażowana w programy pomocy humanitarnej i rozwoju, z siedzibą we Włoszech i działającą na Ukrainie od lutego 2022 r.

W ramach trzyletniego projektu finansowanego przez Włoską Agencję Współpracy Rozwojowej - AICS, którego celem jest poprawa sytuacji kobiet na Ukrainie poprzez promowanie szans na zatrudnienie i włączenia społeczno-pracowniczego w miastach Kijów i Równe dla kobiet znajdujących się w trudnej sytuacji, Fundacja poszukuje zastępcy kierownika projektu z siedzibą w Kijowie, z możliwością wyjazdu na misje do Równe.

OPIS STANOWISKA
Projekt EmpowerHER ma na celu promowanie zatrudnienia kobiet na Ukrainie, szczególnie wśród 600 kobiet znajdujących się w trudnej sytuacji (weteranek, osób wewnętrznie przesiedlonych i młodzieży NEET), poprzez wspieranie zintegrowanych ścieżek szkoleniowych (umiejętności techniczne i zawodowe, umiejętności miękkie oraz szkolenia menedżerskie) dostosowanych do zapotrzebowania rynku pracy, a także tworzenie start-upów w wielofunkcyjnych przestrzeniach.

The Zastępca kierownika projektu (junior) wspiera kierownika projektu w operacyjnej koordynacji działań projektowych, planowaniu, organizacji logistyki i codziennym monitorowaniu, pełniąc funkcję głównego interfejsu z lokalnymi partnerami, personelem terenowym i beneficjentami.

Zastępca kierownika projektu będzie pracować pod bezpośrednim nadzorem kierownika projektu Fondazione Progetto Arca na emigracji, w ścisłej współpracy z lokalnymi partnerami, sekretariatem Akademii i centralą we Włoszech.

ZADANIA ORAZ OBOWIĄZKI
Wsparcie w zakresie koordynacji operacyjnej i organizacyjnej
- Wspieranie Kierownika Projektu w planowaniu i organizowaniu codziennych działań, w tym harmonogramów szkoleń, wydarzeń, wizyt studyjnych i misji monitorujących;
- Wspieranie organizacji posiedzeń Komitetu Sterującego (co miesiąc) i Komitetu Metodologicznego, przygotowywanie programów, materiałów informacyjnych, protokołów i działań następczych w związku z decyzjami;
-Zarządzanie komunikacją wewnętrzną pomiędzy partnerami, personelem lokalnym i centralą we Włoszech, zapewnienie terminowego przepływu informacji.

Wsparcie w zakresie monitorowania i raportowania
- Udział w operacyjnym monitorowaniu działań (uczestnictwo w szkoleniach, postęp zapisów, wyniki szkoleń), zbieranie danych od sekretariatów i partnerów do raportów okresowych;
- Wsparcie w gromadzeniu danych na potrzeby wskaźników projektu i przygotowanie tabel monitorowania;
- Pomoc w przygotowaniu wewnętrznych miesięcznych raportów z postępu prac, a także raportów okresowych i końcowych dla AICS i do użytku wewnętrznego;
- Współpraca przy opracowywaniu dokumentów podsumowujących postęp projektu, kluczowe wyniki i wszelkie krytyczne kwestie w celu wsparcia wewnętrznej koordynacji;
- Wspieranie przygotowywania protokołów ustaleń, standardowych procedur i innych dokumentów proceduralnych, przyczyniając się do standaryzacji procesów wewnętrznych i usług projektowych;
- Niezwłocznie sygnalizuj ryzyko operacyjne (np. rezygnację beneficjentów, opóźnienia logistyczne, problemy partnerów) i proponuj działania naprawcze.

Zarządzanie zasobami i administracjae Wsparcie
- Wspieranie zarządzania lokalnym personelem, w tym planowanie wewnętrzne, wdrażanie i ocena wyników;
- Współpraca z lokalnym administratorem/księgowym przy weryfikacji wydatków operacyjnych, zaliczek na rzecz partnerów i śledzeniu budżetu według wyników (R1, R2, R3);
- Organizowanie misji personelu i partnerów.

Wsparcie działań w zakresie szkoleń i zatrudnienia
- Współpraca z Komitetem Metodologicznym przy wyborze beneficjentów oraz w aktualizowaniu i dostosowywaniu programów szkoleniowych w koordynacji z partnerami odpowiedzialnymi za różne elementy szkolenia;
- Wspieranie sekretariatów w krytycznych fazach rekrutacji, testów wstępnych/orientacji i wydawania certyfikatów, monitorowanie wskaźników ukończenia;
- Pomaganie partnerom i kierownikowi projektu w tworzeniu sieci kontaktów z firmami i urzędami pracy w celu pośrednictwa pracy i rozwoju mikroprzedsiębiorstw;
- Udział, wraz z partnerami, w organizowaniu wydarzeń uświadamiających, dni otwartych i wizyt studyjnych we Włoszech dla nauczycieli metodologicznych Komitet.
- Wspieranie produkcji i rozpowszechniania materiałów informacyjnych AICS (plakaty, treści w mediach społecznościowych, sprawozdania z wydarzeń);
- Utrzymywanie kontaktów z lokalnymi stronami zainteresowanymi (ministerstwa, gminy, Kijowska Izba Handlowa) w celu uzyskania wsparcia instytucjonalnego.

WYMAGANE DOŚWIADCZENIE I UMIEJĘTNOŚCI
- Obywatelstwo ukraińskie lub zezwolenie na pobyt stały na Ukrainie z możliwością krótkich misji;
- Krótkoterminowe doświadczenie (1–2) lat) w zarządzaniu projektami lub wsparciu koordynacyjnym w ramach projektów współpracy międzynarodowej, najlepiej w kontekście humanitarnym/rozwojowym lub w kontekście organizacji pozarządowych;
- Wiedza na temat włączenia społeczno-ekonomicznego, równości płci i szkoleń zawodowych (kształcenie i szkolenie zawodowe oraz umiejętności miękkie);
- Doskonałe umiejętności organizacyjne, planowania i rozwiązywania problemów w środowiskach wielokulturowych i wielopartnerskich;
- Silna postawa pracy zespołowej, skuteczna komunikacja, zarządzanie relacjami z partnerami/interesariuszami, autonomia i elastyczność;
- Umiejętność sporządzania raportów w Angielski i podstawowa znajomość procedur AICS/PRAG.

SPOSOBY I HARMONOGRAM PRACY
Czas trwania umowy i współpracy, a także wynagrodzenie zostaną określone na etapie kontraktowania, zgodnie z doświadczenie kandydata.
Asystent kierownika projektu będzie pracował autonomicznie, zarówno na miejscu w biurach Fondazione Progetto Arca w Kijowie z możliwymi wyjazdami do biur projektów (miejsc działań), jak i zdalnie.