Administrator w Golosi ditey, BF

Fundacja Charytatywna Voices of Children to ukraińska fundacja, która wyrosła z inicjatywy wolontariackiej w 2015 roku we wschodniej Ukrainie. Naszą misją jest inspirowanie i wspieranie dzieci, tworzenie warunków, aby ich głosy zostały usłyszane oraz wspieranie ich odporności w obliczu wojny. Fundacja realizuje swoją misję i dąży do tego, aby stać się skuteczną, trwałą i rozpoznawalną instytucją w obszarze alimentów. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne wszelkich działań kierunku: kursy online, wycieczki offline i wydarzenia jednodniowe. Rola łączy pracę operacyjną, komunikację z uczestnikami i zespołem, koordynację zakupów i logistyki, a także udział w wyjazdach w trakcie realizacji programów.

Główne obowiązki1. Wsparcie operacyjne i dokumentacyjne projektu

• Utrzymanie i przygotowanie dokumentacji związanej z prowadzeniem działań (kursy online, wycieczki offline, wydarzenia).

• Przygotowywanie i systematyzacja materiałów sprawozdawczych, list uczestników, formularzy rejestracyjnych, zadań technicznych.

• Tworzenie zapytań o umowy, akty i płatności za usługi w interakcji z dział finansowy.

2. Zakupy i interakcja z wykonawcami

• Organizacja zakupów usług i zasobów niezbędnych do realizacji działań.

• Wyszukiwanie wykonawców, zbieranie ofert handlowych, koordynacja realizacji umów.

• Kontrola zgodności z zatwierdzonym budżetem projektu.

3. Komunikacja z uczestnikami i rodzicami

• Wsparcie informacyjne dla nastoletnich uczestników i ich rodziców.

• Koordynacja udziału w wydarzeniach, odpowiedzi na pytania organizacyjne.

• Zapewnienie prawidłowej, terminowej i nieprzerwanej komunikacji na wszystkich etapach programów.

4. Wsparcie logistyczne wydarzeń

• Udział w wyjazdach do lokalizacji działań w ramach zespołu zarządzającego.

• Przygotowanie lokalizacji, zapewnienie materiałów, koordynacja logistyki.

• Interakcja z facylitatorami, nauczycielami i partnerami bezpośrednio na miejscu.

5. Interakcja z zespołem projektowym

• Ścisła współpraca z kierownikiem projektu i działem finansowym funduszu.

• Wspieranie procesów planowania, monitorowania i realizacji działań.

• Udział w spotkaniach wewnętrznych, planowaniu i ocenie programów rezultatowych.

Profesjonalista kompetencje

• Doświadczenie w administracji, zarządzaniu operacyjnym lub działaniach projektowych

  (doświadczenie w sektorze publicznym będzie dodatkowym atutem).

• Podstawowa znajomość procesów finansowo-prawnych (umowy, ustawy, księgi rachunkowe).

• Umiejętność prowadzenia dokumentacji, organizowania procesów, pracy z tabelami.

• Doświadczenie w komunikacji z różnymi grupami docelowymi, w tym nastolatkami i rodzicami.

Cechy osobiste

• Odpowiedzialność, organizacja, dbałość o szczegóły.

• Umiejętność jasnego, uprzejmego komunikowania się i dyspozycyjność.

• Proaktywność i umiejętność pracy z ludźmi kilka zadań jednocześnie.

• Gotowość do okresowych wyjazdów offline trwających od 1 do 7 dni (w zależności od programu).

Będzie dodatkowym atutem, jeśli:

• Masz doświadczenie w pracy w projektach charytatywnych, kulturalnych lub edukacyjnych.

• Pracowałeś z młodzieżą lub uczestniczyłeś w programy wsparcia młodzieży.

• Zrozumienie podstawowych zasad zakupów i budżetowania w działaniach projektowych.

• Ma doświadczenie w organizacji wydarzeń lub logistyce wydarzeń.

• Uczestniczył w programach terenowych (obozy, szkolenia, programy edukacji pozaformalnej).