Specjalista ds. administracyjnych / Recepcjonista w Roche Ukraine LLC

Poszukujemy Specjalisty ds. administracji/recepcjonisty, który dołączy do zespołu Roche, jednej z wiodących firm farmaceutycznych na świecie.

O nas Us

Roche to firma o zasięgu globalnym, w której ponad 100 000 pracowników w 100 krajach każdego dnia przesuwa granice opieki zdrowotnej. Pracując razem, staliśmy się jedną z wiodących grup badawczych w dziedzinie medycyny na świecie. Nasz sukces opiera się na innowacyjności, ciekawości i różnorodności. Roche jest pracodawcą zapewniającym równe szanse.

Twoje przyszłe zadania:

Specjalista ds. administracyjnych (60%)
- Pomoc i wsparcie w zakupie towarów/usług dla działów Spółki.
- Komunikacja z dostawcami towarów/usług.
- Przetwarzanie faktur/aktów do zatwierdzenia i podpisu.
- Przetwarzanie i przetwarzanie umów.
- Tworzenie zapotrzebowań zakupowych, kontrola dalszych zamówień i otrzymanych towarów/usług (zapotrzebowanie na zakup do odbioru towaru).
- Przygotowanie faktur do zapłaty.
- Wprowadzanie informacji o fakturach do rejestru dokumentacji pierwotnej.
- Sprawdzanie pakietu dokumentów pierwotnych od dostawców, kontrola aktualność i poprawność dokumentów rejestracyjnych.
- Sporządzanie aktów odpisu wartości towarów i materiałów na podstawie faktur kosztowych.
- Przyjmowanie, formowanie, przetwarzanie, skanowanie, archiwizacja i przechowywanie dokumentów.
- Szybkie przetwarzanie zapytań wewnętrznych i zewnętrznych.
- Wsparcie działu finansowo-księgowego.
- Wykonywanie innych obowiązków i zadań w zakresie swoich kompetencji i specjalizacji.

Recepcjonista (40%)
- Zapewnienie terminowego wysyłania/odbierania poczty i korespondencji elektronicznej.
- Odbieranie przychodzących połączeń telefonicznych.
- Spotkanie z gośćmi i gośćmi biura. Tworzenie wniosków w systemie (w szczególności o parkowanie).
- Rejestracja dokumentacji przychodzącej i wychodzącej, przechowywanie oryginałów/kopii w odpowiednich folderach.
- Organizacja przekazywania dokumentów do podpisu, kontrola zwrotu podpisanych dokumentów i ich przekazania osobie odpowiedzialnej na przechowanie.
-  Pomoc w przypadku dodatkowych próśb od współpracowników.

Nasze oczekiwania wobec kandydatów:

• Pewna znajomość MS Office. Znajomość lub doświadczenie w Vchasno, MeDoc, SAP będzie dodatkowym atutem.

• Wykształcenie: finanse, ekonomia, księgowość.

• Proaktywność, odpowiedzialność i terminowość w wykonywaniu obowiązków.

• Umiejętność pracy w warunkach wielozadaniowości.

• Umiejętności organizacyjne i komunikacyjne, umiejętność pracy w zespole.

• Znajomość wymagań obowiązujących przepisów dotyczących dokumentacji podstawowej.

• Zrozumienie specyfiki procesu zakupu usług i materiały oraz ich dokumentacja. style="font-weight: 400">Poziom języka angielskiego: średnio zaawansowany.

Oferujemy:

• Urzędowe zatrudnienie zgodnie z KZpP.

• Godziwe i terminowe wynagrodzenie.

• Grafik pracy: poniedziałek-piątek od 09:00 do 18:00.

• Ubezpieczenie medyczne od pierwszego dnia pracy.

• Nowoczesne biuro niedaleko metra.

Jeśli jesteś zorganizowany i proaktywny - chętnie Cię poznamy!