Asystent administracyjny w AvantGarde, LLC

Wyślij prywatną wiadomość do ogłoszenia o pracę w imieniu AvantGarde, LLC Jessica Harnish Jessica Harnish Corporate Recruiter w AvantGarde LLC AvantGarde (AG) poszukuje asystenta administracyjnego, który będzie zapewniał wsparcie na miejscu dla naszego Klienta, Policji Kapitolu Stanów Zjednoczonych ( USCP). Na tym kluczowym stanowisku będziesz świadczyć różnorodne profesjonalne usługi administracyjne w celu zwiększenia wydajności Biura Dyrektora Administracyjnego (OCAO). Współpracując z wyższą kadrą kierowniczą, Twoja rola będzie kluczowa w usprawnianiu naszych operacji i zarządzaniu wrażliwymi informacjami z zachowaniem najwyższej dyskrecji. Twój wkład będzie kluczowy dla utrzymania sprawnego i skutecznego funkcjonowania OCAO. PRACA odbiera i przegląda całą korespondencję dla OCAO oraz koordynuje powiązane działania z dyrektorem wykonawczym. Odbiera i sprawdza rozmowy telefoniczne oraz osoby odwiedzające OCAO; odpowiada na pytania i rozwiązuje sprawy. Przeprowadza kontrolę jakości i edytuje korespondencję przychodzącą/wychodzącą, aby zapewnić przejrzystość, spójność, kompletność i zgodność z polityką organizacyjną. Prowadzi system śledzenia korespondencji i wniosków, aby zapewnić dotrzymanie wszystkich terminów, oraz monitoruje, aby upewnić się, że działania są zakończone. Organizuje spotkania, w tym planuje i wysyła przypomnienia. Zarządza kalendarzem CAO i DCAO, umawia spotkania i ustala priorytety najbardziej drażliwych spraw. Pełni funkcję łącznika z różnymi działami w ramach OCAO. Koordynuje przestrzeń fizyczną, zaopatrzenie i kwestie związane z zarządzaniem programami, oraz projekty specjalne dla OCAO. W razie potrzeby przegląda budżety, harmonogramy i wymagania dotyczące danych oraz dostarcza przełożonemu raporty lub aktualizacje statusu. Pomaga w wykonywaniu rutynowych zadań wspierających administrowanie małym, stabilnym budżetem obejmującym podstawowe wydatki administracyjne, takie jak rozpowszechnianie wytycznych dotyczących udziału w formułowaniu budżetu i proces realizacji. Zbiera informacje lub przewiduje potrzeby w ramach przygotowań do istniejących lub nadchodzących cykli budżetowych na rok budżetowy. Przygotowuje i uzgadnia wszystkie vouchery podróżne dla OCAO. Wykazuje wyjątkowy takt i dyplomację w kontaktach z urzędnikami wysokiego szczebla, którzy dzwonią lub osobiście odwiedzają OCAO i którzy reprezentują szerokie spektrum organizacji krajowych, publicznych i prywatnych. Pełni funkcję chronometrażysty biura, prowadzi ewidencję czasu pracy i obecności oraz wprowadza dane za pośrednictwem zautomatyzowanego systemu Workbrain. WYMAGANIA Wymagane wykształcenie średnie, wykształcenie policealne lub doświadczenie w biznesie preferowane zarządzanie lub dziedzina pokrewna plus 2 lata doświadczenia we wspieraniu potrzeb administracyjnych kadry kierowniczej wyższego szczebla Doskonałe umiejętności obsługi klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Profesjonalna postawa oraz umiejętność komunikowania się i interakcji/relacji z różnorodną grupą osób, w tym kadrą kierowniczą wyższego szczebla, kadrą kierowniczą wyższego i średniego szczebla menedżerowie szczebla, pracownicy i zasoby zewnętrzne. Silne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, z możliwością wykonywania wielu zadań jednocześnie i dotrzymywania terminów. Silne umiejętności rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Musi być wysoce proaktywny, samodzielny i zwracać uwagę na szczegółowo.Musi posiadać dużą biegłość w korzystaniu z pakietu Microsoft Office Suite i SharePoint.Musi chcieć pracować na miejscu, w pełnym wymiarze godzin, w centrum DC, z możliwością telepracy 1 dzień w tygodniu.Musi być w stanie stawić się do pracy w godzinach od 7:00 do 6:00: 13:00, okazjonalnie zaistnieje potrzeba wykonania dodatkowych obowiązków zgodnie z żądaniem i zezwoleniem. Musi być w stanie przejść proces kontroli odcisków palców USCP, który jest unikalny dla USCP. Obsługiwać komputer w środowisku biurowym, głównie w pozycji siedzącej. KLIENT / AGENCJA USPC to bardzo dynamiczna i wieloorganizacyjna agencja. Agencja posiada specjalne władze klasyfikacyjne i płatnicze i nie przestrzega standardowych organów płacowych OPM. Funkcja HR agencji jest szczupłą organizacją o wysokich priorytetach. Odpowiedni kandydaci muszą być w stanie pracować na optymalnym poziomie, wspierając osiągnięcie celów organizacji. Kandydaci muszą także wykazywać się elastycznością w podejściu i stylu, aby poznać władze agencji zajmujące się rekrutacją. FIRMA Aby dowiedzieć się więcej o AG, kliknij tutaj: https://www.avantgarde4usa.com/about/ Od momentu powstania w 2011 r. firma AG wykonała ponad 110 kontrakty federalne jako główny wykonawca. Od blisko dekady zapewniamy klientom szerokie wsparcie eksperckie w obszarach strategii kapitału ludzkiego, transformacji organizacyjnej, planowania siły roboczej, oceny obciążenia pracą, zarządzania talentami, szkoleń i innych obszarów zarządzania kapitałem ludzkim i rozwoju organizacji. Lista klientów federalnych AG obejmuje: USA Departamenty Sprawiedliwości, Transportu, Skarbu, Rolnictwa i Handlu oraz Obrony (Armia, Marynarka Wojenna i Gwardia Narodowa), a także Stany Zjednoczone Izba Reprezentantów, architekt Kapitolu, Narodowa Fundacja Nauki, Komisja ds. Handlu Kontraktami Terminowymi Towarowymi, Korporacja Usług Narodowych i Społecznych, żeby wymienić tylko kilka. Podstawowe kompetencje AG skupiają rozwiązania, które odpowiadają całościowym potrzebom naszych klientów w czterech kluczowych obszarach obszary: Ludzie, Proces, Strategia i Technologia. Nasze rozwiązania doradcze i oferta usług obejmują cztery odrębne obszary: zarządzanie kapitałem ludzkim, rozwój organizacyjny, wsparcie operacji biznesowych i technologie informacyjne. Oferujemy kompleksowy zakres usług, które zostały specjalnie zaprojektowane w celu zwiększenia wydajności, efektywności i zdolności adaptacyjnych organizacji.AvantGarde, LLC posiada certyfikat 8(a) (z SBA Texas San Antonio District), mała firma prowadzona przez kobiety w niekorzystnej sytuacji ekonomicznej (EDWOSB) ) ) i małe firmy posiadające certyfikat Texas HUB. Pokaż więcej Pokaż mniej Poziom stanowiska Menedżer średniego szczebla Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Obowiązki zawodowe Działalność administracyjna Branże Stosunki rządowe, egzekwowanie prawa i administracja publiczna