Asystent administracyjny (zarządzanie programem) w World Health Organization

CELE PROGRAMU Biuro Krajowe WHO współpracuje z władzami krajowymi w celu osiągnięcia najwyższego standardu zdrowia jako podstawowego prawa człowieka, w oparciu o sprawiedliwość i zasadę celów zrównoważonego rozwoju, zgodnie z którą nie pozostawia się nikogo w tyle. Działania WHO są zakorzenione w 13. Ogólnym programie pracy WHO, którego trzyczęściowe cele to: promowanie zdrowszych populacji, zapewnienie bezpieczeństwa świata poprzez reagowanie na sytuacje kryzysowe dotyczące zdrowia oraz ochrona osób bezbronnych poprzez powszechną ochronę zdrowotną. Mandat WHO koncentruje się wokół sześciu podstawowych funkcji: (i) zapewnianie przywództwa w dziedzinie zdrowia na świecie; (ii) kształtowanie programu badań w dziedzinie zdrowia; (iii) ustalanie norm i standardów; (iv) formułowanie opcji politycznych opartych na dowodach; (v) zapewnianie krajom wsparcia technicznego; oraz (vi) monitorowanie i ocena trendów zdrowotnych. Biuro Krajowe WHO jest integralną częścią Biura Regionalnego WHO na Europę. Jego główną rolą jest ułatwianie i koordynowanie wszystkich działań WHO na poziomie krajowym oraz wdrażanie Europejskiego Programu Pracy na lata 2020–2025 – „Wielka Akcja na rzecz Lepszego Zdrowia w Europie”, który określa wizję tego, w jaki sposób Biuro Regionalne WHO na Europę może lepsze wspieranie krajów w spełnianiu oczekiwań obywateli w zakresie zdrowia. WHO na poziomie krajowym zapewnia to poprzez praktyczne, wykonalne i ukierunkowane na kraj rozwiązania problemów zdrowotnych, mając na uwadze, że osiągnięcie zdrowia i dobrego samopoczucia to przedsięwzięcie całego społeczeństwa; Odbywa się to poprzez ułatwianie wdrażania dwuletniej umowy o współpracy z krajem i odpowiadającego jej planu pracy. Biuro Krajowe WHO utrzymuje dobre stosunki robocze i zapewnia wymianę informacji między krajem a WHO, politykę i strategiczne wytyczne dotyczące kwestii zdrowotnych dla wszystkich partnerów krajowych i międzynarodowych w kraju, zapewnianie w razie potrzeby bezpośredniej wiedzy technicznej oraz ma na celu większe zaangażowanie i uczestnictwo społeczności oraz promowanie równości w zdrowiu. Celem Jednostki ds. Zarządzania Programem oraz Jednostki ds. M&E jest wspieranie skutecznej realizacji programu poprzez mobilizację zasobów, zarządzanie dotacjami, zarządzanie projektami, monitorowanie i ocenę, raportowanie oraz wysiłki na rzecz budowania partnerstwa, a nadrzędnym celem jest poprawa wyniki zdrowotne i wzmacnianie systemów opieki zdrowotnej w sytuacjach nadzwyczajnych i innych. CEL POSTÓW będących częścią Jednostki Zarządzania Programem oraz M&E, celem tego stanowiska jest wspieranie wdrażania zintegrowanych systemów planowania, budżetowania, monitorowania i raportowania w WCO poprzez codzienne wsparcie przy wdrażaniu i monitorowaniu planu pracy i budżetu oraz operacjach związanych z personelem w odpowiednich systemach, zapewniając zgodność z zasadami i przepisami WHO oraz wymogami projektu; a także szereg ogólnych czynności administracyjnych związanych z pracą Jednostki Zarządzania Programem i M&O. Streszczenie przydzielonych obowiązków W ramach Jednostki Zarządzania Programem i M&O, celem stanowiska jest wspieranie wdrażania zintegrowanego planowania, budżetowania , monitorowania i raportowania w WCO poprzez codzienne wsparcie przy wdrażaniu i monitorowaniu planu pracy i budżetu, a także działaniach związanych z personelemw obowiązujących systemach, zapewniając zgodność z zasadami i przepisami WHO oraz wymaganiami projektu; a także różnorodne ogólne działania administracyjne związane z pracą Jednostki ds. Zarządzania Programem oraz M&E. Opis obowiązków Zarządzanie budżetem i finansami: Pomoc w planowaniu budżetu i pracy podczas ćwiczeń w całej organizacji i biurze. Inicjowanie działań dotyczących alokacji przestrzeni budżetowej i dystrybucji zasobów finansowych w odpowiednich systemach, w tym między innymi wniosków o aktywację nagrody (AAR), zmianę (AMR) i dystrybucję (ADR) Finansowanie projektu/planu pracy, budżetowanie nagród i plany zasobów zgodnie z umowami z darczyńcami i zatwierdzonymi planami pracy. Prowadzić akta powiązanych dokumentów. Przeglądanie, analizowanie i korygowanie wszystkich nagród w ramach przypisanych obszarów programowych; kontaktować się z programami i/lub zainteresowanymi urzędnikami w celu wyrównania rozbieżności, rozwiązania wszelkich kwestii związanych z budżetem i planowaniem. W ramach czynności związanych z zamknięciem rachunków należy zapewnić przestrzeganie zapisów ręcznych/specjalnych instrukcji/harmonogramów. Przygotowywanie rutynowych i ad hoc danych statystycznych/analitycznych i/lub raportów w celu włączenia ich do raportów ustawowych lub prezentacji przez kierownictwo lub na żądanie kierownictwa CO, RO/HQ i darczyńców. Wdrażanie i monitorowanie projektu/planu pracy: Zapewnienie wsparcia administracyjnego przy opracowywaniu i utrzymywaniu planów pracy w odpowiednich systemach. Pomoc w terminowym inicjowaniu niezbędnych działań w związku z rekrutacjami i przedłużaniem umów pracowniczych, w szczególności w zakresie mapowania stanowisk i nagród zgodnie z zatwierdzonym planem kadrowym i budżetowym. Terminowe wsparcie przy miesięcznym rozliczaniu wynagrodzeń. Weryfikuj wydatki pod kątem zgodności z planami pracy, zasadami i przepisami finansowymi oraz umowami o przyznanie nagród i w razie potrzeby podejmuj niezbędne działania naprawcze w porozumieniu z PMO i/lub odpowiedzialnymi urzędnikami. Sprawdzaj i przeglądaj różne materiały umowne, wydawaj numery PTAEO, przeznaczaj środki oraz weryfikuj i rozliczaj wnioski o płatność; przygotować odpowiednie projekty umów dla osób fizycznych lub usługodawców, np. APW, oraz inne warunki umów. Wspieraj PMO w monitorowaniu i działaniach następczych na poziomach realizacji programu, zwracając uwagę PMO/Heald of PMU/odpowiedzialnych funkcjonariuszy na wykryte problemy, niespójności, opóźnienia i inne anomalie. Inne usługi: W razie potrzeby współpracuje z personelem administracyjnym i technicznym, aby zapewnić właściwą koordynację i synergię między programami w CO. Wspiera PMO w koordynowaniu i monitorowaniu kwestii administracyjnych Jednostek Zarządzania Programem. Pomagaj w organizacji spotkań wewnętrznych, bierz w nich udział i rób notatki, jeśli zajdzie taka potrzeba. Udział w organizacji dużych spotkań międzynarodowych wysokiego szczebla związanych z pracą PMU oraz koordynacja logistyki spotkań wyjazdowych. Wykonywanie innych powiązanych obowiązków zgodnie z wymaganiami lub instrukcjami, w tym zapewnianie wsparcia w innych obszarach pracy przypisanych do ogólnych kompetencji tego stanowiska.Wymagane kwalifikacjeWykształcenie KwalifikacjeNiezbędne: Ukończenie szkoły średniej lub równoważnej.Pożądane: Tytuł licencjata lub równoważny w administracji publicznej lub biznesowej, publiczne uzdrowienielub pokrewną dziedzinę od akredytowanej instytucji.DoświadczenieNiezbędne: Co najmniej 5 lat stopniowo odpowiedzialnego doświadczenia w dziedzinie administracji, szczególnie na stanowiskach odpowiedzialnych za nadzór/koordynację administracyjną w obszarach budżetu i finansów LUB połączenie odpowiedniego stopnia licencjata z 3 lata doświadczenia w administracji, szczególnie na stanowiskach odpowiedzialnych za przegląd/koordynację administracyjną w obszarach budżetu i finansów Pożądane: doświadczenie w pracy z systemami ERP będzie atutem. Wiedza i umiejętności funkcjonalne Doskonała znajomość obsługi komputera: ERP oraz standardowe oprogramowanie, umiejętności językowe i komunikacyjne. Udowodnione zrozumienie zasad i procedur WHO i/lub ONZ. Wykazana umiejętność nawiązywania i utrzymywania skutecznych relacji roboczych z interesariuszami na wszystkich poziomach. Wysokie umiejętności komunikacyjne. Umiejętność wyjaśniania technicznych kwestii administracyjnych różnym interesariuszom przy użyciu jasnego i prostego języka. Możliwość wygodnej pracy w dynamicznym środowisku. Umiejętność dostosowania się do zmieniającego się otoczenia z nastawieniem na rozwój. Umiejętność rozpoznawania własnych emocji i zarządzania nimi oraz pomagania innym w tym samym. Kompetencje WHO1) Praca zespołowa2) Szacunek i promowanie różnic indywidualnych i kulturowych3) Komunikacja przynosząca rezultaty Znajomość siebie i zarządzanie sobąWykorzystywanie umiejętności językowychNiezbędne: Ekspercka znajomość języka angielskiego i ukraińskiego. Pożądana: Średnia znajomość języka inne oficjalne języki WHO. Informacje dodatkowe Niniejsze ogłoszenie o naborze może zostać wykorzystane do obsadzenia innych podobnych stanowisk na tym samym poziomie zaszeregowania. Skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami poważnie rozważanymi. Jako formę przeglądu można zastosować test pisemny i/lub asynchroniczną ocenę wideo. Jeżeli Twoja kandydatura zostanie zakwalifikowana na rozmowę kwalifikacyjną, będziesz zobowiązany do dostarczenia z wyprzedzeniem zeskanowanej kopii stopni/dyplomów/certyfikatów wymaganych na tym stanowisku. WHO bierze pod uwagę wyłącznie wyższe kwalifikacje uzyskane od instytucji akredytowanej/uznanej w Światowej Bazie Danych Szkolnictwa Wyższego (WHED), liście aktualizowanej przez Międzynarodowe Stowarzyszenie Uniwersytetów (IAU)/Organizację Narodów Zjednoczonych do spraw Oświaty, Nauki i Kultury (UNESCO). Dostęp do listy można uzyskać pod linkiem: http://www.whed.net. Niektóre certyfikaty zawodowe mogą nie pojawiać się w WHED i będą wymagały indywidualnego przeglądu. Zgodnie z artykułem 101 ustęp 3 Karty Narodów Zjednoczonych, przy zatrudnianiu personelu najważniejsza jest konieczność zapewnienia najwyższych standardów wydajności, kompetencji i uczciwości. Należyta uwaga zostanie zwrócona na znaczenie rekrutacji personelu według możliwie najszerszego obszaru geograficznego. Każde mianowanie/przedłużenie mianowania podlega Regulaminowi pracowniczemu WHO, Regulaminowi pracowniczemu i Podręcznikowi elektronicznemu. WHO angażuje się w tworzenie zróżnicowanego i włączającego środowiska opartego na wzajemnym szacunku. WHO rekrutuje i zatrudnia pracowników bez względu na stopień niepełnosprawności, płeć, tożsamość płciową, orientację seksualną, język, rasę, stan cywilny, pochodzenie religijne, kulturowe, etniczne i społeczno-ekonomiczne lub jakiekolwiek inne cechy osobowe. WHO jest komitetemd do osiągnięcia parytetu płci i różnorodności geograficznej siły roboczej. Do składania aplikacji zdecydowanie zachęca się kobiety, osoby niepełnosprawne oraz obywateli niereprezentowanych i niedostatecznie reprezentowanych państw członkowskich (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion). Osoby niepełnosprawne mogą zwrócić się o rozsądne udogodnienia, aby umożliwić udział w procesie rekrutacyjnym. Prośby o racjonalne usprawnienia należy przesyłać pocztą elektroniczną na adres rozsądne [email protected]. Niezbędne jest nienaganne przestrzeganie standardów uczciwości i etyki zawodowej. WHO jest dumna z pracowników przestrzegających najwyższych standardów etycznych i zawodowych oraz zaangażowanych we wdrażanie Karty Wartości WHO (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values) . WHO ma zerową tolerancję wobec wykorzystywania i molestowania seksualnego (SEA), molestowania seksualnego i innych rodzajów nadużyć (tj. dyskryminacji, nadużycia władzy i molestowania). Wszyscy pracownicy WHO mają do odegrania rolę w promowaniu bezpiecznego i pełnego szacunku miejsca pracy i powinni zgłaszać WHO wszelkie rzeczywiste lub podejrzewane przypadki SEA, molestowania seksualnego i innych rodzajów nadużyć. Aby mieć pewność, że osoby z udokumentowaną historią SEA, molestowania seksualnego lub innych rodzajów nadużyć nie zostaną zatrudnione przez Organizację, WHO przeprowadzi weryfikację przeszłości kandydatów znajdujących się na krótkiej liście. WHO ma środowisko wolne od dymu i nie rekrutuje palaczy ani użytkowników jakiejkolwiek formy tytoniu. WHO oferuje również pracownikom szeroki wachlarz świadczeń, w tym urlop rodzicielski i atrakcyjne, elastyczne warunki pracy, które pomagają promować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz umożliwiają wszystkim pracownikom pełne wyrażanie i rozwijanie swoich talentów. Ustawowy wiek emerytalny w przypadku mianowania personelu wynosi 65 lat. W przypadku kandydatów zewnętrznych pod uwagę brane będą zazwyczaj wyłącznie te osoby, od których oczekuje się dopełnienia kadencji. Informacje na temat działań WHO można znaleźć na stronie: http://www.who.int Stanowisko to podlega rekrutacji na szczeblu lokalnym i będzie obsadzone przez osoby zrekrutowane w obszarze dojazdów do pracy w placówce służbowej. Należy pamiętać, że umowy z WHO są uzależnione od potwierdzenia przez pracowników, że przed podjęciem zadania w WHO zostali zaszczepieni zgodnie z wymogami WHO, z wyjątkiem przypadków, gdy stan zdrowia nie pozwala na takie szczepienie, co zostało potwierdzone przez Służbę Zdrowia i Dobrego Samopoczucia Personelu WHO (SHW ). Wybrany kandydat zostanie poproszony o przedstawienie odpowiednich dowodów potwierdzających ten warunek. Kopię aktualnej karty szczepień należy udostępnić służbom medycznym WHO w procesie kontroli lekarskiej. Należy pamiętać, że w niektórych krajach przy wjeździe i wyjeździe wymagany jest dowód posiadania określonych szczepień. Na przykład przy wjeździe do wielu krajów wymagany jest oficjalny dowód/zaświadczenie o szczepieniu przeciwko żółtej febrze. Należy pamiętać, że umowy WHO są uzależnione od potwierdzenia przez pracowników, że zostali zaszczepieni zgodnie z wymaganiami WHO przed podjęciem zadania w WHO, z wyjątkiem przypadków, gdy występuje schorzenie zdrowotne nie zezwala na takie szczepienia, co zostało potwierdzone przez Służbę Zdrowia i Dobrego Samopoczucia WHO (SHW). Wybrany kandydat zostanie poproszony o przedstawienie odpowiednich dowodów związanych z to ten warunek. Kopię aktualnej karty szczepień należy udostępnić służbom medycznym WHO w procesie kontroli lekarskiej. Należy pamiętać, że w niektórych krajach przy wjeździe i wyjeździe wymagany jest dowód posiadania określonych szczepień. Na przykład przy wjeździe do wielu krajów wymagany jest oficjalny dowód/certyfikat szczepienia na żółtą febrę. Zalecenia dotyczące szczepionek dla poszczególnych krajów można znaleźć na stronie internetowej WHO dotyczącej podróży międzynarodowych oraz zdrowia i dobrego samopoczucia personelu. W przypadku pytań związanych ze szczepieniami prosimy o bezpośredni kontakt z SHW pod adresem [email protected]. Jeżeli strona rekrutacyjna nie wyświetla się prawidłowo, prosimy spróbować ponownie: (i) sprawdzając, czy posiadasz zainstalowaną najnowszą wersję przeglądarki (Chrome, Edge lub Firefox); (ii) wyczyszczenie historii przeglądarki i otwarcie witryny w nowej przeglądarce (a nie nowej karcie w tej samej przeglądarce); lub (iii) ponowić próbę uzyskania dostępu do witryny za pomocą przeglądarki Mozilla Firefox lub innego urządzenia. Kliknij ten link, aby uzyskać szczegółowe wskazówki dotyczące wypełniania wniosków o pracę: Instrukcje dla kandydatów. StopieńG5 Porozumienie umowne Spotkanie na czas określony Czas trwania umowy (lata, miesiące, dni) 12 miesięcy Ogłoszenie o pracę 7 maja 2024 r., 15:35:54 Data zamknięcia 28 maja 2024 r., 12:59: 00 AMPGłówna lokalizacjaUkraina-KijówOrganizacjaEU_UKR Biuro krajowe WHO, UkrainaHarmonogramPełny etatWAŻNA INFORMACJA: Należy pamiętać, że wskazany powyżej termin przyjmowania wniosków odzwierciedla ustawienia systemowe Twojego urządzenia osobistego. Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Помічник Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Адміністрація Гал узі Міжнародні справи