Asystent administracyjny / HR&Finance w Medicos del Mundo

[POL]KONTEKST Trzy oddziały MdM (Lekarze Świata) bezpośrednio realizują działania na Ukrainie: MdM Hiszpania przoduje w globalnej reakcji MdM w kraju i obejmuje Kijów i okolice, Donbas, Charków, ZaporydżaMdM Niemcy obejmują Dnipro, a WinicjaMdM Francja obejmuje Część południowa, Odessa, Mikołajów, ChersońW regionie południowym MdM-F wspiera i poszukuje nowych perspektyw współpracy pomiędzy innymi organizacjami pozarządowymi, a także władzami humanitarnymi, obywatelskimi, medycznymi i lokalnymi. Główny nacisk położono na wsparcie w przywróceniu dostępu do usług medycznych oraz usług w zakresie zdrowia psychicznego i psychospołecznego (MHPSS) dla ludności dotkniętej konfliktem. Częścią tego projektu jest zdrowie seksualne i reprodukcyjne oraz przemoc ze względu na płeć. MdM-F współpracuje również z lokalną organizacją zajmującą się akceptacją społeczności LGBTQI+ i tematyką świadomości seksualnej. GŁÓWNE OBOWIĄZKI Zapewnienie administracyjnego zarządzania finansami misji MDM FR na Ukrainie, z poszanowaniem procedur MdM, lokalnego ustawodawstwa i zasad darczyńców. Zapewnienie wsparcia technicznego pracownikom operacyjnym zajmującym się zarządzaniem finansami i księgowością (MdM i partnerzy). Utrzymuj oczekiwane standardy dotyczące procedur i terminów. Kieruj przekrojowymi i multidyscyplinarnymi połączeniami w kontekście działań z MdM i zespołami partnerów. W razie potrzeby: zapewnij wsparcie techniczne nadzór, wsparcie partnerów. Kompiluj, kontroluj i sprawdzaj przesłane elementy oraz zapewniaj zgodność z ramami MdM.RELACJE PRACY:Powiązanie hierarchiczne: Menedżer finansowy.Ogniwo funkcjonalne: Specjalista ds. HR, Każdy członek organizacji na Ukrainie.Inni: Partnerzy, punkt kontaktowy banku i urząd podatkowy. ROLE: 1. FinanseZarządzanie gotówką (w razie potrzeby udział w zapasach, zarządzanie walutami obcymi, bankami, dostawami itp.), Ustalanie płatności, zarządzanie zaliczkami i monitorowanie warunków umów, Przeprowadzanie procedur księgowych (ewidencjonowanie, kodyfikacja, uzgadnianie, zamykanie, przesyłanie, archiwizacja itp.), Sprawdzanie faktur (sprawdzanie zgodności), segregowanie, kopiowanie, archiwizowanie, Księgowanie wydatków związanych z misją i partnerami w oprogramowaniu, Udział w monitorowaniu budżetu misji (faktycznego i prognozowanego), Wsparcie i udział w przygotowaniu budżetu (budowlane, rewizja), Udział w przygotowaniu propozycji darczyńców i raportów, komunikacja z partnerami, Zapewnienie wsparcia podczas audytów.2. Zasoby ludzkie Sporządzanie umów, Udział w wypłacie wynagrodzeń, przygotowywanie odcinków wypłat, Zarządzanie płatnościami po wypłacie (opłaty socjalne i pracodawcy), Zarządzanie danymi osobowymi, aktami fizycznymi i bazami danych, Zarządzanie i monitorowanie nieobecności (urlopy, zwolnienia chorobowe itp.), Zapewnienie wsparcia przy prowadzeniu spraw dyscyplinarnych (pisanie pism, porady prawne, archiwizacja itp.), Wsparcie przy rekrutacji (publikowanie ogłoszeń, sortowanie CV, zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne, organizowanie testów pisemnych, zbieranie referencji itp.), Udział w realizacji szkolenia planu (kontynuacja działań z organizacjami szkoleniowymi, monitorowanie indywidualnych plików szkoleniowych itp.).3. Administracja ogólnaProjekty pism administracyjnych, formularzy wniosków, raportów, Archiwizacja umów partnerskich, protokołów ustaleń itp. Monitorowanie ram prawnych (przepisów podatkowych i rozliczeńunting), Monitorowanie i udział w wyłonieniu wykonawcy outsourcingu usług bankowych, zarządzania księgowością i kadrami, usług tłumaczeniowych i innych, Udział w aktualizacji procedur finansowych, propozycje dostosowania wewnętrznych ram zarządzania.4. Inne W razie potrzeby sporządzaj projekty sprawozdań z działalności. Reprezentacja przed właściwymi władzami lokalnymi. Lista zadań nie jest wyczerpująca, a przełożony liniowy może zażądać innych zadań. Ponadto od współpracownika oczekuje się pewnego stopnia elastyczności i zdolności adaptacyjnych w zależności od potencjalnej ewolucji ograniczeń misji. WARUNKI PRACY: Stanowisko w Mikołajowie z możliwością podróży do obwodu odeskiego, mikołajowskiego i chersońskiego, jeśli zajdzie taka potrzeba. WYMAGANE UMIEJĘTNOŚCI : Szkolenie i doświadczenie Podobne doświadczenie lub co najmniej 2 lata w krajowej lub międzynarodowej organizacji pozarządowej lub w sektorze prywatnym Dwa lata wyższego wykształcenia związanego z administracją i zasobami ludzkimi oraz zarządzaniem rachunkowością. Umiejętności Znajomość i stosowanie rachunkowości, zasad i procedur finansowych, Identyfikowanie i szukanie błędy księgowe i ich przyczyny oraz ich uregulowanie, umiejętność obsługi Excela i pakietu Microsoft Office Pack, umiejętność obsługi programu księgowego (np. SAGA), organizowanie priorytetów odpowiednich działań, dostosowywanie planowania według priorytetów i zagrożeń, Czytanie, analizowanie i monitorowanie budżetu, Wspieranie partnera (identyfikacja potrzeb, nadzór techniczny, kontrole), Dostosowywanie komunikacji do odbiorców, Praca w zespole multidyscyplinarnym i z zespołami partnerskimi, Sporządzanie profesjonalnych dokumentów, Identyfikacja, analiza i streszczać ważne informacje, które należy zgłosić, oraz informacje z odpowiedniego obszaru. Języki Biegła znajomość języka ukraińskiego/rosyjskiego w mowie/pisie, języka angielskiego. Umiejętności miękkie Samodzielność, Dobre umiejętności pracy w zespole, dobre umiejętności interpersonalne, Poczucie inicjatywy i poufności, Rygor i umiejętności organizacyjne, Umiejętności negocjacyjne (dyplomacja ),Umiejętność analizowania, konceptualizacji i planowania,Dobre umiejętności pisania i komunikacji,Radzenie sobie ze stresem.WARUNKI ZATRUDNIENIA:Rodzaj umowy: Umowa na czas określony,Czas trwania: 9 miesięcy (możliwość przedłużenia w zależności od finansowania),Data rozpoczęcia: czerwiec 2024,Harmonogram pracy : Pełny etat,Lokalizacja: Mikołajów,Zatrudnienie: Asystent administracyjny – kategoria 3Wynagrodzenie według klasyfikacji MdM (nie podlega negocjacjom): podstawowe wynagrodzenie brutto od 42 250 UAH + wyżywienie i dodatki transportowe.Częściowy zwrot kosztów leczenia.